Sistema de información para la gestión de proyectos y servicios del instituto de investigación y desarrollo de procesos químicos






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SIGIIDEPROQ

Documento perfil

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y SERVICIOS DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE PROCESOS QUÍMICOS




Liz Andrea Ramos Huarachi – Neusa Sotil Apo

21/03/2012



En el presente perfil se presenta los antecedentes de IIDEPROQ, los subsistemas, modelo de los casos de uso del negocio, modelo del dominio, modelo de objetos de los casos de uso, el análisis de problemas, el objetivo general, los objetivos específicos, los alcances, los requerimientos de hardware y software, además de la arquitectura del sistema.



Tabla de Contenidos

  1. Introducción 1

  2. Antecedentes 2

  3. Diagrama con subsistemas 3

  4. Modelo de los casos de uso del negocio 3

    1. Gestión de proyectos 3

    2. Gestión de servicios 5

  5. Modelo del dominio 7

    1. Gestión de proyectos 7

    2. Gestión de servicios 9

  6. Modelo de objetos de los casos de uso 9

    1. Gestión de proyectos 9

    2. Gestión de servicios 13

  7. Análisis de problemas 16

    1. Gestión de proyectos 16

    2. Gestión de servicios 17

  8. Objetivo general 18

  9. Objetivos específicos 18

    1. Gestión de proyectos 18

    2. Gestión de servicios 18

  10. Alcances 18

    1. Gestión de proyectos 18

    2. Gestión de servicios 19

  11. Requerimientos de hardware/software 20

    1. Hardware 20

    2. Software 20

  12. Arquitectura del sistema 21




  1. INTRODUCCIÓN

El Instituto de Investigación y Desarrollo de Procesos Químicos es una unidad dependiente de la Carrera de Ingeniería Química, Ambiental y Alimentos de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Mayor de San Andrés.

El Instituto de Procesos Químicos requiere de un sistema de información para la gestión, administración y seguimiento de proyectos y servicios dentro el instituto.

El instituto estructuralmente se compone del Director del Instituto, los Investigadores, un administrador de Laboratorio, los auxiliares de investigación y de laboratorio, cada investigador puede tener uno o más proyectos a cargo, en cambio cada auxiliar de investigación solo uno, los auxiliares de laboratorio son los encargados de realizar los análisis de servicio, el monitoreo ambiental y recolección de muestras, los auxiliares de investigación también pueden ser designados para algunas de estas tareas a sugerencia del director del instituto o del investigador responsable del auxiliar.

Los proyectos nuevos son generados por propuestas del director o alternativas de un docente investigador, una vez que este es aprobado deberá ser registrado en el sistema y buscar su propio financiamiento.

Tanto auxiliares e investigadores realizan pruebas de laboratorio, toman los datos y registran en planillas diseñadas independientemente por cada prueba, los auxiliares están encargados de realizar el tratamiento de datos para obtener resultados y poder elaborar informes mensuales junto a sus respectivos coordinadores.

Los servicios que presta el instituto son los siguientes:

  • Diseño, mejora y desarrollo de procesos físico-químicos

  • Servicios de consultoría

  • Servicios de análisis

Para realizar el servicio solicitado por el cliente, se genera una orden de trabajo por parte del director del instituto, hacia el administrador del laboratorio, el cual asigna las tareas, previa planificación de un cronograma de trabajo conjuntamente los investigadores y/o auxiliares de laboratorio, dependiendo el área de servicio y el tipo.

Por el gran volumen de generación de datos tanto en el área de proyectos como en el área de servicios es necesario la implementación de un sistema de información para la administración y gestión de información, que pueda ayudar y mejorar la planificación, elaboración de los proyectos y servicios, la compra y adquisición de reactivos, materiales y equipos de laboratorio para que no se interfiera con la normal planificación en cuanto a calidad y tiempo se refiere.

  1. ANTECEDENTES

ACERCA DE IIDEPROQ

Historia:

El Instituto de Investigación y Desarrollo de Procesos Químicos (IIDEPROQ), es una unidad de investigación que depende de las carreras de Ingenierías: Química, Ambiental y Alimentos. Fue creado el 7 de Julio de 1994 por Resolución del HCU N° 081/94.

Misión:

Promover y apoyar la investigación científica - tecnológica e innovación, a objeto de mejorar los procesos de enseñanza - aprendizaje y aportar al desarrollo tecnológico aumentando la competitividad del sector industrial, mediante la investigación aplicada, el desarrollo tecnológico y los servicios técnicos a la empresa y sociedad, dando soluciones rápidas y económicas.

Visión:

Que el Instituto, tenga un rol protagónico en el campo de la Investigación Aplicada, capacitación y servicios tecnológicos de innovación, comprometiéndonos con el desarrollo industrial en el ámbito nacional.

Objetivos:

Los objetivos del Instituto son:

Consolidar el fortalecimiento del IIDEPROQ como centro científico de alta calidad en procesos químicos que ejecute proyectos dirigidos a aportar con el desarrollo nacional y regional.

Generar procesos químicos, medio ambientales y de alimentos, eficientes que contribuyan al aprovechamiento racional de nuestros recursos naturales.

Asimilar, desarrollar, generar y transferir tecnología de procesos químicos al sector productivo.

Atender demandas del sector empresarial en materia de investigación y prestación de servicios en las áreas de especialización.

Promover, planificar, desarrollar y ejecutar programas formativos relacionados con las áreas de trabajo.

Asesorar sobre los problemas de impacto ambiental y desechos industriales.

Profundizar su participación de tareas de interacción social.

Profundizar el proceso de enseñanza - aprendizaje.

  1. DIAGRAMA CON LOS SUBSISTEMAS

El Instituto de Investigación de Procesos Químicos para el cual se va a diseñar el sistema, claramente tiene dos actividades importantes como es la administración de los proyectos y la administración de los servicios, ya que de estos depende el flujo de recursos económicos (financiamiento a los proyectos por: ASDI-SAREC, alcaldía, IDH, CPTS, etc.), recursos humanos (Investigadores docentes, ingenieros de la carrera o ramas afines y auxiliares de investigación: universitarios, tesistas de la carrera), de acuerdo a ello habrán dos subsistemas que se interrelacionan y cooperan con los métodos, pruebas de análisis físicos y químicos, compra y adquisición de reactivos, materiales y equipos de laboratorio.



  1. MODELO DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO:

    1. GESTIÓN DE PROYECTOS











    1. GESTIÓN DE SERVICIOS



  1. MODELO DEL DOMINIO:

    1. GESTION DE PROYECTOS

CLASES CONCEPTUALES

  • DIRECTOR

  • INVESTIGADOR

  • PRIVEEDOR

  • PROYECTO

  • PRUEBAS

  • SERVICIO

  • LISTA PEDIDOS

  • MATERIALES O PRODUCTOS

  • AUXILIAR DE INVESTIGACION

  • LABORATORIO

dominio.jpg

    1. GESTIÓN DE SERVICIOS




  1. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO:

    1. GESTION DE PROYECTOS

  • Modelos de objetos de Elaborar Convocatorias





ENCARGADO ITEMS CONTROL DE ITEMS

DIRECTOR

SECRETARIA CONVOCATORIAS

  • Modelo de objetos de Nuevo Proyecto





SECRETARIA AREAS DE INVESTIGACION



INVESTIGADOR

PROYECTOS DIRECTOR



EMPRESA EXTERNA FINANCIAMIENTO

  • Modelo de objetos de Realizar cotización





SECRETARIA EMPRESA PRODUCTOS

PROVEEDORA

INVESTIGADOR GERENTE

EMPRESA

SECRETARIA COTIZACIONES

INSTITUTO

DIRECTOR

  • Modelo de objetos de Elaborar Cronograma de Trabajo






CRONOGRAMA SECRETARIA
INVESTIGADOR




AUXILIAR DE INVESTIGACION DIRECTOR

  • Modelo de objetos de Elaborar Planilla de Asistencia



CONTROL DE ASISTENCIA SECRETARIA

INVESTIGADOR



AUXILIAR DE INVESTIGACIÓN DIRECTOR



  • Modelo de objetos de Solicitar Servicio





ADMINISTRADOR HORARIOS

LABORATORIO SERVICIO

INVESTIGADOR
SERVICIO

  • Modelo de objetos de Solicitar Pruebas del Proyecto





AUXILIAR DE INVESTIGACION

ADMINISTRADOR SERVICIO

LABORATORIO

INVESTIGADOR AUXILIAR

DE INVESTIGACIONES

SECRETARIA INFORME SERVICIO


    1. GESTIÓN DE SERVICIOS

      • Planificar cronograma de trabajo



      • Verificar disponibilidad



      • Realizar compra



      • Realizar pedido



      • Realizar prueba



      • Realizar servicio



      • Realizar informe



  1. ANÁLISIS DE PROBLEMAS:

    1. GESTIÓN DE PROYECTOS

Se observó que los proyectos de investigaciones que se realizan en el instituto de investigaciones (IIDEPROQ) no se tiene un adecuado control en cuanto al seguimiento y avance de los distintos proyecto y sus respectivas actividades, además de los servicios que se requiere para que cada proyecto que se lleve a cabo, dado que no se han llegado a concluir adecuadamente con muchas investigaciones y también existen interferencias en cuanto al uso de servicios del instituto para las distintas pruebas de cada proyecto.

Problema de:

La generación de nuevos proyectos y el seguimiento de los mismos de forma manual.

Asistencia de los investigadores y auxiliares de investigación y de las actividades de cada proyecto no se realiza de forma coordinada.

Descoordinación de la cotización sobre los materiales que se utilizaran en cada proyecto.

Afecta a:

Investigadores, auxiliares de investigación


Impacto asociado:

Coordinación, planificación y ubicación de los participantes del proyecto sería difícil para cada uno de ellos, dado que si no hay un cronograma de trabajo, para cada actividad y participante no se realizarían las pruebas y reuniones correspondientes entre los investigadores y auxiliares para un mejor manejo del proyecto.

Una solución adecuada sería:

Informatizar, automatizar el proceso usando bases de datos y programas necesarias para el fácil acceso a toda la información de los pedidos de reactivos, materiales y equipos de laboratorio.

Informatizar el proceso de administración y gestión de proyectos, usando una base de datos accesible para los participantes del proyecto y generar interfaces amigables y sencillas para el seguimiento del proyecto



    1. GESTIÓN DE SERVICIOS



Problema de:

Pedidos de reactivos, materiales y equipos de laboratorio de forma manual.

Compra y adquisición de reactivos y materiales de laboratorio descoordinada.

Retraso en la actualización y elaboración de informes y reportes.

Afecta a:

Encargado de laboratorio, auxiliares de investigación, investigadores, clientes.

Impacto asociado:

Mala coordinación, planificación y ubicación de quienes hacen uso de reactivos, materiales y equipos de laboratorio.

Demora en las pruebas de laboratorio a realizarse.

Demora en los servicios de análisis solicitados.

Análisis de laboratorio duplicados innecesarios.

Retraso en entrega de informes.

Planificación ineficiente de pruebas y análisis a realizarse.

Revisión y búsqueda morosa de informes, datos, resultados anteriores.

Una solución adecuada sería:

Informatizar, automatizar el proceso usando bases de datos y programas necesarias para el fácil acceso a toda la información de los pedidos de reactivos, materiales y equipos de laboratorio.



  1. OBJETIVO GENERAL

Este proyecto tiene por objeto crear el Diseño de un Sistema de Información para la gestión de Proyectos y Servicios del Instituto de Investigación y Desarrollo de Procesos Químicos.

  1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

    1. GESTIÓN DE PROYECTOS

      • Desarrollar el modulo para que se adecue a las necesidades específicas y requerimientos de los investigadores y auxiliares de investigación.

      • Desarrollar el módulo de proyectos que permita almacenar, consultar, actualizar información de los proyectos realizados en el instituto.

      • Centralizar los datos para lograr una información de alta calidad.

      • Sistematizar y actualizar los informes parciales y finales de los proyectos.

      • Generar reportes e informes en menor tiempo.



    1. GESTION DE SERVICIOS

      • Desarrollar el módulo de servicios para mejorar la planificación de pruebas, servicios de análisis de laboratorio.

      • Desarrollar el módulo de servicios que permita almacenar, consultar y actualizar información de los servicios prestados por el instituto.

      • Centralizar los datos para lograr una información de alta calidad.

      • Sistematizar y actualizar los informes de los servicios realizados.

      • Generar reportes e informes en menor tiempo.

      • Planificar con anticipación la compra y adquisición de reactivos, materiales y equipos de laboratorio



  1. ALCANCES:

    1. GESTION DE PROYECTOS

Automatización en la Gestión de Proyectos de Investigación, incluyendo:

  • Administración rápida y adecuada de la planificación de pruebas.

  • Planificación de programas de trabajo de cada proyecto.

  • Elaborar planillas de uso de equipos de laboratorio.

  • Administración y registro de datos experimentales por proyecto.

  • Seguimiento de avance mensual de cada proyecto de investigación.

  • Evaluación y seguimiento de informes de proyecto.

  • Almacén de informes parciales y finales.

  • Planificación y administración de materiales, equipos y reactivos.

  • Planificación y distribución de recursos asignados.



    1. GESTIÓN DE SERVICIOS

El módulo de servicios, del instituto es independiente en cuanto a la generación de datos, procesamiento de información, se las realiza casi en su mayoría a clientes externos al instituto, en cuanto a los alcances podemos mencionar los siguientes:

  • Dirigir y gestionar el inventario del laboratorio, que es el abastecimiento principal para la realización de pruebas de servicio. Se dispondrá de una parte del sistema que automatizará el proceso de reposición de stocks de inventario y el reabastecimiento de los distintos reactivos, materiales y equipos de laboratorio.




  • Para llevar un buen control de los requerimientos de cada servicio, las necesidades de cada prueba es necesario que el sistema genere una serie de datos estadísticos históricos que clarifiquen el excesivo volumen de datos numéricos que se generan en la compra de reactivos, materiales y equipos de laboratorio.




  • En la gestión de servicios se atienden los pedidos que han sido elaborados en la planificación de un servicio. Los pedidos que figuran como no atendidos pueden pasar a ser atendidos una vez que el administrador de laboratorio reserva stock de productos para dichos pedidos. Durante el proceso de atención el pedido puede sufrir diversas modificaciones en la asignación de stock, y una vez confeccionado en su totalidad, pasa a pedido listo para realizar las pruebas respectivas, monitoreo, etc.

  • Un pedido que ha pasado del estado de elaboración al estado de pedido no atendido figurará en el inventario del laboratorio en el listado de pedidos no atendidos. El administrador de laboratorio podrá atender un pedido asignándole stock del inventario. Una vez confeccionado completamente el pedido, el administrador de laboratorio podrá hacer que figure el pedido como listo, de tal forma que el encargado del servicio (investigador y/o auxiliar de laboratorio) pueda realizar las pruebas respectivas.

  • En caso de que en un pedido se detecte que no hay stock suficiente para poder satisfacerlo, el administrador de laboratorio podrá lanzar una incidencia de pedido, en la que figurarán el o los pedidos que no han podido completarse por falta de stock en el inventario de laboratorio. Posteriormente el director y/o investigadores gestionarán las incidencias de pedido y el déficit de stocks. El administrador de laboratorio podrá solicitar al director la compra y/o adquisición del stock deficiente o bien por medio de proveedor adquirir la cotización respectiva para el inicio de trámite de compra respectiva.

  • Los auxiliares, el administrador de laboratorio pueden consultar en todo momento a la hora de elaborar los pedidos, el abastecimiento de stock y estado del pedido.

  • Cuando se realiza un pedido se incorporan los datos auxiliar de laboratorio, investigador, referencia del servicio (Cliente, tipo de servicio) y fecha en la que se realizó el pedido (inicio de pruebas, monitoreo, etc.)

  • Mientras se realizan las pruebas de servicio, se registran los datos generados, a la culminación de estas pruebas se generan los cálculos necesarios, gráficas, registro de mediciones, etc. para elaborar el informe respectivo, el cual será revisado por el encargado de laboratorio, investigador, revisión por parte del director, se comunicará al cliente.

  • El cliente dará su visto bueno u observaciones en cuanto al formato de presentación de datos y resultados, pero no puede forzar el cambio de los resultados, puede solicitar revisión de pruebas o repetición de pruebas.

  • Posteriormente se lleva un control de servicios realizados una vez que el cliente ha recibido los informes.

  • El cliente realiza el pago del servicio en caja de la facultad de ingeniería de la UMSA, con el comprobante de pago solicita los informes finales.

  • Los pagos realizados por los clientes, financiamientos IDH, ASDI-SAREC, etc son administrados externamente al manejo del instituto, estos recursos son administrados por el área desconcentrada de la facultad, pero son utilizados en el momento de realizar una compra previo trámite de compra mediante cotizaciones o licitaciones de acuerdo al monto de la compra.



  1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE/SOFTWARE



    1. Hardware.

Un ordenador Pentium IV (2 Mhz o superior).

Memoria RAM de 512 Mb o superior

Disco duro de 60 Mb en adelante

Procesador de 2 Ghz o superior

Monitor de 17 plg.

Impresora: Canon 2100 en adelante

    1. Software.

Operativo Windows XP

Gestor de Base de Datos MySQL 4 o superior

Lenguaje de programación Visual Basic 6.0 o superior

Crystal Reports

Macromedia Dreamweaver

  1. ARQUITECTURA DEL SISTEMA

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