Instrumento de evaluación de indicadores logísticos (ieil)






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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL)


INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL)

USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1

USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1, es un proyecto financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-01-06-00007-00, a partir del 29 de septiembre de 2006. La Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc., en colaboración con PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, The Manoff Group y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de productos e insumos esenciales de salud mediante el fortalecimiento de los sistemas de información para la gestión de logística, haciendo más eficiente los sistemas de distribución, identificando los recursos financieros para la adquisición y operación de la cadena de suministros y mejorando el pronóstico y la planificación de las adquisiciones. El proyecto también insta a los legisladores y los donantes a apoyar la logística como un factor crítico en el éxito general de sus mandatos en el área de salud.

Cita Recomendada

USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. 2008. Instrumento de Evaluación de Indicadores (IEIL). Arlington, Va.: USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1.

USAID | PROYECTO DELIVER

John Snow, Inc.

1616 Fort Myer Drive, 11th Floor

Arlington, VA 22209 USA

Teléfono: 703-528-7474

Fax: 703-528-7480

E-mail: askdeliver@jsi.com

Internet: deliver.jsi.com

CONTENIDOS

CONTENIDOS iii

ACRÓNIMOS v

GUÍA DEL USUARIO DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL) 1

PROPÓSITO 1

METODOLOGÍA 2

Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) 5

GUÍA DEL ENTREVISTADOR 7

Lista de Indicadores IEIL 29

LISTA DE INDICADORES IEIL 31

INDICADORES PRINCIPALES Y RELACIONADOS CON EL IEIL 31


Tablas

Servicios e Infraestructura del Establecimiento 9

Tabla 1. Condición de las Existencias (Especifique un período completo de seis meses anterior al estudio, y el día de la visita) 17

Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento 19

Tabla 3: Calidad de Datos SIAL: Existencias Disponibles Utilizables al Momento del Informe SIAL Más Recientes 21

Tabla 4. Porcentaje de Diferencia entre Cantidad Pedida y Cantidad Recibida 23

Tabla 5. Tasa de Entrega de Pedidos a ser calculada en los Almacenes de Distribución 24


ACRÓNIMOS

IEIL Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos

ITS Infección de transmisión sexual

LPG Gas licuado de petróleo

MS Ministerio de Salud

NS No sabe

ONG Organización no gubernamental

PES Punto de prestación de servicios

SIAL Sistema de Información para la Administración Logística

TB Tuberculosis

GUÍA DEL USUARIO DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL)

PROPÓSITO

El Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL), un instrumento de recolección de datos cuantitativos elaborado por USAID | PROYECTO DELIVER, se utiliza para realizar una encuesta de establecimientos para evaluar el desempeño del sistema logístico de insumos de salud y la disponibilidad de insumos en los centros de salud. El IEIL puede ser usado para monitorear el desempeño de determinados procesos que intervienen en la administración de la logística de insumos de salud a través del tiempo, para evaluar ciertos resultados de las intervenciones logísticas, para proporcionar una supervisión permanente y monitoreo del desempeño y para vigilar la disponibilidad de insumos.

Los datos recolectados mediante el IEIL se pueden utilizar para calcular los siguientes indicadores básicos de logística:

  • precisión de datos logísticos para la administración de inventarios

  • porcentaje de establecimientos que reciben la cantidad de productos pedidos.

  • porcentaje de establecimientos que mantienen condiciones aceptables de almacenamiento.

  • porcentaje de establecimientos cuyos niveles de existencias garantizan disponibilidad de producto en el corto plazo (condición de las existencias)

  • porcentaje de establecimientos que experimentaron un desabastecimiento en cualquier momento durante un período determinado o en el momento de la visita.

Además de estos indicadores, los datos recolectados pueden ser utilizados para calcular los indicadores relacionados adicionales, tales como la duración de los desabastecimientos, las razones para los desabastecimientos y más. Para una descripción de los indicadores, consulte la lista de indicadores en este manual, a continuación del cuestionario.

Las preguntas suplementarias proporcionan información adicional acerca de las características de la cadena de suministros que se está evaluando, como el uso de la información SIAL, procedimientos de pedido, sistemas de transporte, frecuencia de supervisión, administración de la cadena de frío y otros.

METODOLOGÍA

El IEIL se utiliza para realizar una encuesta de establecimientos para recolectar datos cuantitativos que se utilizarán para calcular los indicadores para supervisar y evaluar el desempeño del sistema logístico. Es importante contar con la aceptación de las partes interesadas para este tipo de estudio desde el principio hasta el final. Los pasos siguientes resumen la metodología recomendada para completar esta evaluación.


  1. Trabajo Preparatorio

  1. Identificar los objetivos de la evaluación y preparar un alcance de trabajo basado en el programa y/o categorías de insumos de salud a estudiar.

  2. Asegurar el financiamiento de todos los costos del equipo de estudio, incluido los gastos de viaje y alojamiento.

  3. Revisar y adaptar el IEIL para cumplir los objetivos señalados para la evaluación y para satisfacer las necesidades permanentes de monitoreo.

  4. Determinar el tamaño apropiado de la muestra y desarrollar el marco de muestreo de los establecimientos a ser visitados. El principal objetivo del diseño del muestreo es evitar una muestra de conveniencia. Seleccionar los establecimientos lo más aleatorio posible.

Calcular el tamaño de la muestra y seleccionar los sitios—

  • Preparar una lista del número total de establecimientos en el país.

  • Documentar el número total de cada tipo de establecimiento (bodega, hospital, punto de entrega de servicio [PES]), y la ubicación y distribución de los establecimientos.

  • Asegurar que todas las partes involucradas están de acuerdo en los criterios de la selección de establecimientos.

  • Para obtener una muestra estadísticamente significativa, se ha de utilizar una fórmula estándar de muestreo, que a menudo da un tamaño relativamente grande de muestra. En el caso de limitaciones de recursos, es posible visitar un número predeterminado de un mínimo de 100 establecimientos, o el 15% de los establecimientos, lo que sea menor.

  • Determinar el marco de muestreo para estratificar por cada tipo de establecimiento en el país, los evaluadores han de seleccionar al azar los sitios dentro de cada estrato proporcionalmente, sin interrumpir la cadena de suministros entre los niveles. En otras palabras, elegir primero los almacenes de nivel superior, luego seleccionar al azar los distritos dentro de las regiones seleccionadas, elegir aleatoriamente PES en los distritos seleccionados, etc.

  1. Reclutar los miembros del equipo del estudio. Los siguientes requisitos han de considerarse para los miembros del estudio—

  • experiencia en estudios de campo

  • disposición a comprometerse tiempo completo durante 3-4 semanas

  • capacidad física de viajar en zonas urbanas y rurales potencialmente difíciles

  • familiaridad con las zonas que se visitarán y el sistema de atención de salud local

  • minucioso/a

  • buenas habilidades de comunicación

  • fluidez en los idiomas locales es una ventaja

  • capacidad para trabajar como miembro de un equipo

  • diploma avanzado, de preferencia en la salud pública

  • habilidades en investigación cuantitativa

  • conocimiento de sistemas logísticos (deseable).



  1. Obtener autorización por escrito para los miembros del equipo del estudio de visitar los establecimientos (de ser necesario).

  2. Preparar itinerarios y arreglos logísticos para los viajes y el alojamiento del equipo del estudio.

  3. Preparar el currículo de capacitación para el equipo del estudio. Idealmente, el plan de estudios ha de incluir al menos dos días de actividades en el aula (revisión y discusión del cuestionario de evaluación), un día para probar el instrumento en el campo y un día en el aula para finalizar la discusión del instrumento. Ejemplos de los planes de estudio anteriores pueden obtenerse de USAID | PROYECTO DELIVER. Esta formación ha de hacer hincapié en la importancia de la completar bien las encuestas. La experiencia ha demostrado que las encuestas incompletas no pueden ser utilizadas y, por lo tanto, se convierten en una pérdida de tiempo, energía y dinero.

  4. Programar una reunión al final de la evaluación para presentar los resultados preliminares a las partes interesadas del país.




  1. Antes de la Evaluación

  1. Confirmar arreglos (transporte, alojamiento, traducción, etc.)

  2. Obtener cualquier documento legal de viaje necesario para los miembros del equipo del estudio.

  3. Obtener y revisar cualquier formulario logístico que se utiliza en el país.

  4. Ponerse de acuerdo con todos los involucrados sobre los indicadores y productos a evaluar.

  5. Conducir una capacitación con los miembros del equipo sobre la forma en cómo se realizará la evaluación y cómo utilizar el cuestionario, siguiendo de cerca el texto guía provisto con el IEIL.

  6. Realizar una prueba de campo en uno o más establecimientos de salud que se encuentren accesibles con todos los miembros del equipo.

  7. Examinar los resultados de la prueba de campo y discutir las revisiones finales con los miembros del equipo del estudio.

  8. Adaptar las preguntas

  9. Finalizar el cuestionario de evaluación. En este punto, se recomienda enumerar los productos que serán evaluados en las tablas del cuestionario.




  1. Durante la Evaluación

  1. Observar la mayor cantidad posible de equipos de estudio mientras realizan la recolección de datos en cada nivel del sistema que está siendo evaluado.

  2. Examinar los cuestionarios completados para aclarar cualquier dato inconsistente. Este es un paso muy importante para asegurar que el equipo de estudio está recolectando los datos completos y precisos. Se ha de preparar una programación para que los equipos devuelvan los cuestionarios completados al coordinador de la evaluación.

  3. Programar una llamada con los equipos del estudio para analizar las encuestas completadas. Proporcionar retroalimentación a los recolectores de datos y aclarar cualquier pregunta.

  4. Introducir los datos recolectados en la base de datos u hoja de cálculo elegida.




  1. Después de la Evaluación

  1. Realizar el análisis de los datos.

  2. Presentar los resultados, conclusiones y recomendaciones preliminares de la evaluación a todos los interesados.

  3. Escribir el informe con los resultados, conclusiones y recomendaciones.

  4. Difundir el informe final a las principales partes interesadas.

A continuación del cuestionario en este folleto se encuentra una Lista de Indicadores. Esta incluye los indicadores básicos de logística que se pueden calcular con la información recolectada cuando se utiliza el IEIL para una encuesta de establecimientos. Para una descripción más completa de los indicadores logísticos, refiérase a la publicación Indicadores de Monitoreo y Evaluación para Evaluar el Desempeño de un Sistema Logístico disponible a través de USAID | PROYECTO DELIVER. Además, directrices para la realización del análisis de los principales indicadores logísticos se encuentra disponible para los usuarios del software SPSS. Este documento guía al usuario a través de diferentes pasos para realizar el análisis de datos en SPSS para indicadores logísticos más comunes.

Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL)
GUÍA DEL ENTREVISTADOR

Identificación del Establecimiento Registre el nombre y ubicación del establecimiento. Utilizando los códigos provistos para cada pregunta, coloque todas las demás respuestas en las casillas de la derecha.
Información sobre la Entrevista Registre la fecha en que se realizó la entrevista y liste los nombres de los entrevistadores.
Introducción Utilice el texto presentado aquí para guiar su introducción de la encuesta al personal del establecimiento.
Preguntas 01 a 05 Obtenga autorización para realizar la entrevista y registrar la información sobre el entrevistado.
Preguntas 101 a 117 Registre las respuestas, por medio de un círculo ya sea en el número o la letra que corresponde a la respuesta del entrevistado. Las preguntas con letras pueden tener múltiples respuestas; las preguntas con números sólo tienen una respuesta.
Preguntas 118 a 122 Estas preguntas se realizarán en establecimientos que son parte de un sistema de cadena de frío.
Preguntas 123 a 126 Las siguientes preguntas de esta sección han de ser consultadas al gerente de la bodega.
Tabla 1: Condición de las Existencias Registre el número máximo de meses de existencias, el número mínimo de meses de existencias, y el intervalo de pedidos en la parte superior de la tabla. Si el entrevistado no sabe estas respuestas, marque NS como la respuesta. Para llenar las celdas, siga las instrucciones que se encuentran en la parte superior de la tabla.
Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento Registre las observaciones sobre el área principales de almacenamiento (incluso si se trata de un armario o gabinete) respondiendo a las preguntas sobre condiciones de almacenamiento 1 a 14 para todas los establecimientos visitados. Para áreas grandes de almacenamiento que requieren el apilamiento de múltiples cajas, continúe para completar las preguntas sobre condiciones de almacenamiento 15 a 17.
Tabla 3: Calidad de Datos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos.
Tabla 4: Precisión de los Pronósticos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos.
Tabla 5: Tasa de Entrega de Pedidos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos.
Fin de la Entrevista Pregunte al entrevistado/s si quiere hacer alguna pregunta. Agradézcale/s por su tiempo y cooperación.

Servicios e Infraestructura del Establecimiento

Identificación del Establecimiento



Nombre del establecimiento
Ubicación de establecimiento
Ciudad/pueblo:
Región

Distrito


Código del establecimiento


Tipo de Establecimiento: (1=Bodega; 2=PES)
Si es PES, marque el tipo de establecimiento: (1=Hospital de distrito;
2=Hospital rural; 3=Centro de Salud; 4=Dispensario; 7=Otro ____________)
Si es Bodega: Marque el nivel: (1=Central; 2=Regional/provincial; 3=Distrital
Autoridad que lo Administra 1=MS; 2=ONG
Características del Establecimiento:

¿Acceso pavimentado al establecimiento? (0=no; 1=sí)

¿Había servicio de electricidad el día de la visita? (0=no; 1=sí)

¿Había servicio de agua en el edificio el día de la visita?

(0=no; 1=sí)
¿Había servicio de teléfono (fijo o móvil) o de radio el día de la visita? (0=no; 1=sí)






Región




Distrito


Código de Establecimiento



Bodega/PES


Tipo de Establecimiento PES



Tipo de Bodega
Autoridad que lo Administra



Acceso Pavimentado



Servicio de Electricidad


Servicio de Agua



Comunicación Externa

Información sobre la Entrevista




Fecha:

Entrevistador/es:



DÍA/ MES/ AÑO


Introducción


Presente a todos los miembros del equipo y solicite a los representantes del establecimiento que se presenten a sí mismos.
Explique los objetivos de esta encuesta:
Buenos días. Me llamo ________________. Mi colega y yo venimos en representación de ______________________ (por ejemplo, el Ministerio de Salud en el país en estudio). Estamos realizando un estudio acerca del sistema logístico de insumos de salud. Estamos estudiando la disponibilidad de determinados insumos e información sobre como ordenan y reciben esos productos. Estamos visitando los centros de salud seleccionados de todo el país, este establecimiento fue seleccionado para estar en el estudio. El objetivo de la encuesta es recopilar información actualizada sobre el desempeño del sistema logístico y la condición de las existencias de insumos claves para la salud. Esta no es una visita de supervisión y no se evaluará el desempeño de funcionarios individuales.
Los resultados de este estudio nacional proporcionarán información para tomar decisiones y promover mejoras. La encuesta será realizada nuevamente en el futuro para medir los cambios en el sistema logístico.
[Agregar aquí si hay objetivos adicionales.]
Nos gustaría hacerle algunas preguntas al administrador de suministros sobre los productos y suministros disponibles en este establecimiento. Además, nos gustaría contar algunos productos seleccionados que tienen en existencia actualmente y observar las condiciones generales de almacenamiento.
¿Tiene alguna pregunta?
Solicite al encargado que presente al equipo con la persona que administra los insumos. Extienda la invitación al encargado para que pueda quedarse con el equipo, pero también explíquele que estamos conscientes de que tiene otras responsabilidades. Ofrézcale reportarse con él/ella de nuevo antes de salir del establecimiento.

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