Informe sobre procesos realizados en la Biblioteca de Ciencias Naturales (bcn)




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Biblioteca de Ciencias Naturales

Néstor M. Rodríguez Rivera

Sistema de Bibliotecas


Informe sobre procesos realizados en la Biblioteca de Ciencias Naturales (BCN)


Sometido por Zulma Quiles Miranda 3 de mayo de 2007


COLECCION DE REFERENCIA

I. Organización del área de referencia

A. Mostrador de Servicio y Referencia Rápida

C. Area de Computadoras

D. Anaqueles Abiertos

II. Proceso del Servicio de Referencia

A. Turnos en el Mostrador

B. Tareas

C. Responsabilidades

D. Duración

III. Proceso de selección y recomendación de nuevas fuentes de referencia en formato impreso

A. Criterios de selección

B. Herramientas para la identificación y selección de nuevas fuentes

C. Recomendación de recursos

D. Responsabilidades

E. Duración

IV. Proceso de evaluación de la colección

A. Criterios

B. Responsabilidades

C. Duración

D. Proceso

V. Recopilación de estadísticas

A. Formularios

B. Redacción de protocolos

C. Responsabilidades

4. Duración

DESARROLLO DE COMPETENCIAS DE INFORMACION
I. Integración de las competencias de información en el curso Biología General 3101

A. Proceso de Planificación

B. Descripción del Proyecto

C. Responsabilidades

D. Duración

II. Integración de las competencias de información por medio de un tema del curso

de Pre-cálculo

A. Proceso de Planificación

B. Descripción del Proyecto

C. Responsabilidades

D. Duración

III. Integración de las competencias de información a los cursos de Química General

3001 y 3002.

A. Proceso de Planificación

B. Descripción del Proyecto

C. Responsabilidades

D. Duración

IV. Procedimiento para atender otras peticiones de competencias de información

A. Solicitudes

B. Temas más solicitados

C. Responsabilidades

D. Duración


ESTADISTICAS DEL TORNO
I. Protocolo para el registro de datos estadísticos de entrada de usuarios a la biblioteca (Torno).

ENTREGA DE TESIS Y DISERTACIONES
I. Procedimiento

II. Responsabilidades

III. Duración
TARJETAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS
I. Procedimiento

II. Responsabilidades

III. Duración

PRESTAMO DEL SALON L-209 Y EL SALON DE USOS MULTIPLES

I. Salón L-209

A. Normas

B. Calendario o registro de fechas de solicitudes

C. Formulario sobre el préstamo del salón

D. Lista con los nombres de los estudiantes que ofrecen las Mentorías de Química 3452

E. Responsabilidades

II. Salón de Usos Múltiples

A. Solicitud del Salón

B. Responsabilidades

COLECCION DE REFERENCIA
I. Organización de la Colección

La Colección de Referencia en la Biblioteca Néstor M. Rodríguez Rivera (Ciencias Naturales) comprende: mostrador de servicio y referencia rápida, área de computadoras y anaqueles abiertos.

A. Mostrador de Servicio y Referencia Rápida

1. Están ubicadas las obras de referencia de mayor demanda por parte de los usuarios. También se incluyen algunas obras que por su contenido y alcance, sirven para atender con prontitud la mayoría de las preguntas.

2. Los estantes de referencia rápida están ubicados detrás del mostrador de servicio.

3. La colección de recursos bibliográficos en formato de cdrom se coloca en las gavetas del mostrador y en un mueble giratorio ubicado sobre el mismo.

4. Además en este área se mantienen diariamente los periódicos El Nuevo Día y el San Juan Star.

5. Los recursos son prestados por dos horas con derecho a renovación si no ha sido solicitado por otra persona.

6. Se requiere tarjeta de identificación (preferiblemente la tarjeta de estudiante o el programa de clases).

7. El usuario debe firmar la tarjeta de préstamo del material solicitado.

8. Se retendrá la tarjeta de identificación de la persona y la tarjeta de préstamos hasta que devuelva el recurso.

9. Los recursos de Referencia no circular fuera de la biblioteca.
B. Area de las computadoras

1. Están ubicadas en cubículos frente al mostrador de servicio.

2. Se dispone de 14 computadoras conectadas a internet y sincronizadas a una impresora de la Compañía Advance Copy.

3. El propósito de uso de las computadoras es con fines académicos y profesionales. En el Apéndice I se presentan las normas de uso de las mismas, las cuales están visible en cada uno de los cubículos donde están ubicadas las computadoras.

4. En cada cubículo está disponible un cartapacio que contiene: normas de uso de las computadoras, copias del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, específicamente de las materias: Ciencias Puras (500) y Ciencias Aplicadas o Tecnología (600), instrucciones para imprimir, directorio parcial de centros computacionales en UPR-RP y notas para promover el silencio y evitar el consumo de golosinas dentro de la biblioteca.

5. Las normas de uso de las computadoras son revisadas y actualizadas anualmente y el procedimiento es el siguiente:

a. se envía copia de las normas a todos los bibliotecarios para que las revisen y hagan anotaciones, recomendaciones y sugerencias sobre las mismas.

b. El jefe de la biblioteca convoca a una reunión donde uno de los asuntos es la discusión de las normas.

c. Se discuten todos los puntos traídos por los bibliotecarios y se llegan a unos acuerdos.

d. El coordinador de la Colección de Referencia es responsable de hacer todas las correcciones, reproducirlas y colocarlas en los cubículos en el área de las computadoras.

6. El préstamo de las computadoras se realiza desde el mostrador de servicio y el procedimiento se presenta a continuación:

a. El usuario debe registrarse y cumplimentar la información requerida en el formulario que se encuentra sobre el mostrador de servicio y entregar al bibliotecario una tarjeta de identificación (preferiblemente la tarjeta de estudiante o el programa de clases).

b. El bibliotecario de turno asignará el número de computadora que usará el solicitante. Colocará la tarjeta del usuario en el bolsillo del control de tarjetas correspondiente al número de computadora que le fue asignada.

c. Cuando el usuario concluya el uso de la computadora debe informar al bibliotecario el número de computadora que estaba usando para que le entreguen su tarjeta y anotar en el registro la hora de salida.

d. El bibliotecario debe de estar pendiente y asegurarse de que entrega la tarjeta correspondiente al usuario.
C. Anaqueles Abiertos

1. El 99% de los recursos de referencia están ubicados en anaqueles abiertos frente a la Colección de Reserva de la BCN.

2. Aproximadamente dos años se reestructuró esta Colección. 3. Toda la colección está organizada siguiendo el Sistema de Clasificación Decimal Dewey. Al entrar a la misma se encuentran en anaqueles bajitos todos los diccionarios. En el primer anaquel de tamaño alto están ubicadas las enciclopedias y al final de este mismo anaquel se encuentran las biografías. En muebles especiales se colocan los atlas de tamaño grande y al final de las colección se pueden localizar los índices.

4. La reestructuración de la colección se realizó durante los meses de verano. Colaboraron con esta tarea: estudiantes asistentes, dos bibliotecarios auxiliares y el coordinador de la Colección de Referencia. El coordinador de la Colección dedicaba aproximadamente seis horas diarias para completar este proyecto.

5. Estaba en planes el comenzar con la evaluación de la Colección , pero ante la escasez de personal y otras razones se ha pospuesto esta tarea.
II. Proceso del Servicio de Referencia
A. Turnos de Referencia

1. Se ofrecen servicios en el mostrador de referencia en un horario de lunes a jueves de 8:00 a.m. - 12:00 m., viernes de 8:00 a.m. - 5:00 p.m., sábados de 9:00 a.m. - 5:00 p.m. y los domingos de

9:00 a.m.- 10:00 p.m. Los días feriados de 1:00 p.m. - 5:00 p.m.
B. Tareas

1. Consulta e información personalmente y por teléfono.

2. Préstamo de computadoras para acceder los recursos informativos.

3. Orientación individual sobre el manejo efectivo de los recursos.

4. Ayuda e instrucción para localizar físicamente los recursos en la biblioteca.

5. Préstamo de recursos del área de referencia rápida.

6. Orientación sobre las áreas, normas, recursos y servicios de la biblioteca.

7. Ayuda e instrucción sobre el uso de la impresora.

8. Referir a los usuarios a otras bibliotecas, agencias, organizaciones, entre otras cuando sea necesario.

9. Supervisar el buen uso de las computadoras y los recursos ubicados en el área de referencia.

10. Registrar estadísticas de la cantidad de personas atendidas y la cantidad de recursos préstamos.
C. Responsabilidades

1. El coordinador de la colección de referencia prepara semanalmente el Programa de turnos de servicio en el mostrador de referencia. Antes de ello le consulta a los bibliotecarios si tienen alguna reunión, citas médicas, o algún otro asunto en agenda, para proceder a hacer la programación de los turnos de servicio. 2. Entrega una copia del programa a cada empleado, además de colocar una copia del mismo en el mostrador y otra en el tablón de edictos en el área de las oficinas de los empleados.

3. Es responsabilidad de cada empleado hacer los ajustes necesarios cuando no puede cumplir con los turnos asignados, pero la realidad es que siempre realiza esta tarea el coordinador de la Colección de Referencia.

4. El servicio de referencia es ofrecido por cinco (5) bibliotecarios auxiliares, dos (2) bibliotecarios docentes y dos (2) empleados de la Facultad de Ciencias Naturales en tiempo compensatorio.

5. Solo en casos sumamente meritorios se asigna a un estudiante asistente a cubrir un turno en el mostrador de referencia.

6. Todos los bibliotecarios deben estar disponibles para cubrir por lo menos un día feriado durante el año. El bibliotecario que trabaja los días feriados, sábados y domingos está encargado de toda la biblioteca.

D. Duración

1. La preparación del programa de turnos de referencia toma aproximadamente una hora semanal.

2. La distribución de horas de servicio por empleado es la siguiente:


Cantidad de empleados

Turnos asignados

Cantidad de horas a la semana

1

l-j (5:00 p.m.-10:00 p.m.)

s-d (9:00 a.m. -5:00 p.m.)

37.5

1

l-j (9:00 p.m.- 12:00 m.)

12

1

d (5:00 p.m. - 10:00 p.m.)

5

5

l-v (8:00 a.m. -5:00 p.m.)

8

1

l-v (10:00 a.m. - 5:00 p.m.)

5


3. Todos los bibliotecarios deben de tener disponibilidad para cubrir los turnos de algún compañero que por alguna razón no pueda atender sus turnos.

III. Proceso de selección y recomendación de nuevas fuentes de referencia en formato impreso

A. Criterios de selección

1. Relevancia, si apoya el currículo.

2. Actualidad

3. Audiencia o nivel

4. Alcance o contenido

5. Autoridad

6. Idioma

7. Demanda o uso
B. Herramientas para la identificación y selección de nuevas fuentes de referencia

1. Books in Print (formato electrónico)

2. Catálogos de casas editoriales

3. Páginas hogares de asociaciones (ejemplo: American Chemical Society).

C. Recomendación de recursos

1. Cumplimentar el formulario correspondiente. Véase apéndice II.

2. Entregar las boletas al bibliotecario encargado de la Unidad de Procesos Técnicos de BCN.
D. Responsabilidades

1. Coordinador de la Colección de Referencia

2. Coordinador de la Unidad de Procesos Técnicos de BCN
E. Duración

1. Este proceso se realiza anualmente, dependiendo del presupuesto disponible.

2. El coordinador de la Colección de Referencia recomienda una segunda copia de recursos de gran demanda o a solicitud de algún profesor o investigador. En estos casos se somete la solicitud de recomendación a la mayor brevedad posible.

3. El cotejo de herramientas para la recomendación de recursos puede tomar de dos a tres horas a la semana.
IV. Proceso de evaluación de la colección de Referencia Rápida

A. Criterios

1. Utilidad y demanda de uso

2. Actualidad de los recursos

3. Alcance y utilidad de los recursos
B. Responsabilidades

1. Participan de la evaluación de la Colección de Referencia Rápida el coordinador de la Colección de Referencia, el coordinador de la Unidad de Procesos Técnicos y un bibliotecario especialista en la materia.

C. Duración

1. La evaluación de la Colección de Referencia Rápida se realiza anualmente.

2. El proceso de la evaluación toma aproximadamente dos horas en un día.


D. Proceso

1. El coordinador de la Colección de Referencia prepara el plan a seguir para la evaluación.

2. Por lo general se escoge un día en tiempo de receso académico (durante los meses de verano), se coordina el día y la hora con todas las personas que ayudarán en la evaluación.

3. Se coge libro por libro del anaquel, siguiendo el orden del Sistema de Clasificación Dewey; se evalúan los libros de acuerdo a los criterios establecidos. Los tres bibliotecarios emiten sus opiniones para cada uno de los recursos. Se llegan a unos acuerdos de si el libro debe de permanecer en la Colección o ser removido.

4. El coordinador de la Unidad de Procesos Técnicos va colocando en carritos los libros que serán reubicados en otras áreas de la biblioteca.

5. Procesar cada uno de los libros removidos de los anaqueles recae sobre el coordinador de Procesos Técnicos.

6. El coordinador la Colección de Referencia se encarga de preparar una lista de títulos o tópicos para ser recomendados. El mismo es responsable de hacer el procedimiento de recomendación y de recursos y entregar las boletas al coordinador de Procesos Técnicos de BCN.

7. El informe sobre la cantidad de recursos evaluados y procesados es responsabilidad del coordinador de Procesos Técnicos.

V. Recopilación de estadísticas
A. Formularios

1. Estadísticas del Servicio de Referencia (Véase Apéndice III). A través de este formulario se pueden recopilar datos sobre la cantidad de personas atendidas en el área de referencia, por tipo de usuario y tipo de preguntas (información y localización, o de consulta e investigación).

2. Hoja de Registro de Computadoras (Véase Apéndice IV). De este formulario se obtiene la cantidad de personas (por tipo de usuario) que utilizan las computadoras y el propósito de uso de las mismas.

3. Estadísticas de Recursos Prestados (Véase Apéndice V). Con el fin de conocer sobre la demanda de uso de los recursos de referencia rápida se anotan en este formulario la cantidad de recursos prestados de este área.

B. Redacción de protocolos

1. El coordinador de la Colección de Referencia redactó los protocolos para el registro de datos estadísticos sobre el servicio de referencia y sobre el uso de las computadoras. (Véase Apéndice VI).

2. Estos protocolos deben ser revisados y en los mismos escribir cual será ese período de revisión.
C. Responsabilidades

1. Cada bibliotecario en su turno es responsable de que se cumplimenten estos formularios.

2. La revisión, actualización y reproducción de todos estos formularios son parte de las tareas del coordinador de la Colección de Referencia. La última revisión la realizó el coordinador de la Colección de Referencia y el Jefe de la Biblioteca. Luego se les informó a todos los bibliotecarios sobre los cambios que se le hicieron. Se consideraron las recomendaciones de todos los empleados y finalmente se crearon los formularios.

3. La realización de los informes semestrales sobre el servicio de referencia, uso de computadoras y la cantidad de recursos prestados en el área de referencia rápida es responsabilidad del coordinador de la Colección de Referencia.
D. Duración

1. La revisión y actualización de los formularios se realiza cada dos años.

2. Contabilizar las estadísticas recopiladas en el área de Referencia puede tomar de una a dos horas diarias, por lo que se requiere de la ayuda de un estudiante asistente para poder mantener estos datos

al día.
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