Lección 1 Gestión de proyectos




descargar 101.21 Kb.
títuloLección 1 Gestión de proyectos
página1/3
fecha de publicación14.08.2016
tamaño101.21 Kb.
tipoLección
med.se-todo.com > Documentos > Lección
  1   2   3



Introducción a la Gestión de Proyectos
CAPITULO 1 Definiciones
Lección 1 Gestión de proyectos
Muchas son las definiciones que de proyectos encontraremos en la amplia literatura existente, nosotros vamos a centrarnos en la vertiente que mejor define esta actividad y que incorpora los elementos básicos que a nuestro juicio deben imperar en un proyecto.
Teniendo esto presente podemos definir al proyecto como un conjunto de acciones:


  • No repetitivas (temporalidad)

  • Únicas (exclusividad)

  • Con fecha de fin ( limitadas en el tiempo)

  • Que utilizan una serie finita de recursos que requieren un coste (esfuerzo)

  • Organizadas (estructuración)


Si hacemos hincapié en los aspectos más importantes de la definición anterior podemos destacar:
Temporal:
Quiere decir que todo proyecto tiene un comienzo y un final definitivos. Se llega al final cuando se han logrado los objetivos del proyecto, o cuando se hace evidente que no será posible cumplir o no se pueden cumplir los objetivos del proyecto, o cuando ya no existe la necesidad del proyecto y se termina el proyecto.
Temporal no necesariamente significa de corta duración; son muchos los proyectos que duran por varios años. Sin embargo, cualquiera sea el caso, la duración de un proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos continuos.
Además, el concepto de temporalidad no se aplica generalmente al producto o servicio creado por el proyecto. Los proyectos pueden tener, a menudo, impactos sociales, económicos y ambientales intencionales o no intencionales cuya proyección puede ir más allá que los mismos proyectos.
La mayor parte de los proyectos se llevan a cabo con el objeto de crear un resultado de larga duración. Por ejemplo, un proyecto para erigir un monumento nacional creará un resultado que se espera dure por siglos.
Para lograr un objetivo estratégico, podría ser necesario que hubiera en paralelo una serie de proyectos y / o proyectos complementarios. La naturaleza temporal de los proyectos es aplicable a otros aspectos del quehacer también:


  • La oportunidad o ventana de mercado es generalmente temporal -la mayoría de los proyectos tienen un marco de tiempo limitado en el que deben producir su producto o servicio.

  • El equipo de proyectos, como equipo, rara vez tiene mayor prolongación – la mayoría de los proyectos son ejecutados por un equipo creado para el solo propósito de llevara cabo el proyecto, desmembrándose el equipo cuando se de por terminado el proyecto.


Producto, Servicio o Resultados Únicos:
Los proyectos involucran realizar algo que no ha sido hecho antes y que, por lo tanto, es único. Un producto o servicio pueden ser únicos incluso si fuera grande la categoría a la cual pertenece.
Por ejemplo, se han desarrollado varios miles de edificios de oficina, pero cada instalación individual es única, diferente dueño, diferente diseño, diferente ubicación, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia en absoluto el carácter único fundamental del trabajo del proyecto.
Organización:
La elaboración progresiva es una característica de los proyectos, e integra los conceptos de temporal y único. Dado que el producto de cada proyecto es único, las características que distinguen el producto o servicio deben ir elaborándose lentamente. Progresivamente significa “proceder en pasos; continuando uniformemente en incrementos”, mientras que elaborado significa “trabajado con cuidado y detalle; desarrollado meticulosamente”.
Estas características distintivas serán definidas ampliamente al comienzo del proyecto, y se harán más explícitas y detalladas a medida que el equipo del proyecto desarrolle una comprensión mejor y más clara del producto.
La elaboración progresiva de las características del producto debe coordinarse cuidadosamente con la definición adecuada del alcance del proyecto, especialmente si el proyecto se ejecuta por medio de un contrato. Una vez definido adecuadamente, el alcance del proyecto (el trabajo a realizar) debe permanecer constante incluso a medida que se vayan elaborando progresivamente las características del producto. La relación entre alcance del producto y alcance del proyecto se analizan con mayor profundidad en la introducción al Capítulo 5.
Los siguientes dos ejemplos ilustran la elaboración progresiva en dos áreas de aplicaciones diferentes.
Ejemplo 1. El desarrollo de una planta de procesamiento químico comienza con la ingeniería de procesos a fin de definir las características del proceso. Estas características se utilizan para diseñar las principales unidades de procesamiento. Esta información pasa a ser la base para el diseño de ingeniería, que define tanto el despliegue detallado de la planta como las características mecánicas de las unidades de proceso y de las instalaciones auxiliares.
Todo esto tiene como resultado los planos de diseño que se elaborar con el objeto de producir los planos de fabricación (isométrica de la construcción). Durante la construcción, se realizan las interpretaciones y adaptaciones que sean necesarias y se someten a la aprobación correspondiente.
Esta mayor elaboración de las características es capturada por los planos as-built. Durante la etapa de prueba y de marcha blanca, a menudo se realiza una mayor elaboración de las características en forma de ajustes finales a la operación.
Ejemplo 2. El producto de un proyecto de desarrollo económico puede definirse inicialmente como: “Mejorar la calidad de vida de los residentes de menores ingresos de la comunidad X”. A medida que el proyecto avanza, se pueden ir describiendo los productos de manera más específica, como por ejemplo: “Brindar acceso a alimentación y agua a 500 residentes de bajos ingresos de la comunidad X”.
La siguiente etapa de elaboración progresiva podría enfocarse exclusivamente a aumentar la producción agrícola y el mercadeo, considerándose la provisión de agua como de segunda prioridad, la cual se iniciaría una vez que el componente agricultura este bien avanzado.
Este aspecto será tratado en Project en el capítulo referido a las Tareas de un Proyecto.
Teniendo en cuenta lo anterior podemos definir la gestión de proyectos como:
La rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos, y a su vez:


  • PLANIFICACIÓN: Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio.

  • CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto.


Si profundizamos un poco más en estos importantísimos conceptos podemos definir la planificación de la siguiente manera:
"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué."
Respecto a al control y seguimiento:
El control y seguimiento de un proyecto implica por un lado, labores de medición del mismo, y por otro y sin duda el más importante, comparación con lo planificado con el objeto de descubrir el origen de las posibles diferencias, y poder aplicar acciones correctivas que mitiguen en la medida de lo posible tales diferencias si es que las variaciones fueran rectificables.

Lección 2 Fases en la Gestión de proyectos
La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las siguientes fases:



Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto, mientras que la comunicación tienen lugar durante toda la vida del proyecto
Fase de Planificación:
La planificación es de vital importancia para un proyecto, ya que el proyecto implica realizar algo que no se ha hecho antes.
Cuando utilicemos Project 2003 para gestionar la fase de planificación iremos recorriendo una a una las diferentes actividades que la componen, si bien no está demás que citemos en estos momentos dichos componentes:


  • Datos principales del proyecto: como pueden ser, los objetivos del proyecto, la fecha de finalización, productos que se obtendrán con el proyecto, recursos que se utilizarán
    Una buena descripción de estos elementos convierten a la planificación en una herramienta vital para el correcto desarrollo del proyecto.

  • Calendario del Proyecto: el factor tiempo va ligado al proyecto desde su inicio hasta su terminación el calendario influye a demás en los recursos empleados y a menudo constituye una restricción para el propio proyecto.

  • Determinación de las tareas a realizar: Enumeración de las actividades necesarias para cumplir los objetivos fijados para le proyecto.

  • Identificación de dependencias entre tareas: Indicar la secuenciación de las mismas así como las relaciones entre ellas.

  • Establecimiento de hitos o puntos de control: dependiendo de la duración del proyecto será muy conveniente fijar estos puntos para someter a un control más estricto al proyecto.

  • Determinación de los recursos: debemos asignar en esta primera fase los medios empleados para conseguir los fines.

  • Revisión y análisis del proyecto: la última tarea de la planificación nos ayudará a detectar errores previos a la realización del proyecto así como proponer mejoras en la misma planificación.


Fase de seguimiento y control
La segunda fase en nuestra gestión el la de seguimiento y control del proyecto, terminada la planificación debemos guardar el producto obtenido por ésta con objeto de ir comparando dicha planificación con la realidad compleja del proyecto, para poder reconducir el mismo hacia nuestros objetivos.
Podemos identificar o repartir esta fase en tres acciones:


  • Obtención de un plan base o de referencia: este plan es el fruto de la planificación se convierte en nuestra plantilla y nos indica a priori los derroteros que debe seguir nuestro proyecto.
    Si nos alejamos mucho de dicho plan el proyecto no conseguirá cumplir los objetivos fijados

  • Obtención de datos reales del proyecto: son las actuaciones efectivas que se lleven a cabo, abandonamos la planificación para entrar de lleno en la vida real es el alimento de nuestro proceso de control, con estos datos podemos realizar comparaciones establecer variaciones y tomar acciones correctivas

  • Análisis del seguimiento: utilizamos los datos reales como fuente del feedback del proyecto para conseguir establecer diferencias y probar nuestro modelo.


Fase de comunicación
En función de nuestro destinatario de la información del proyecto estableceremos los criterios que debemos seguir para informar acerca del estado del mismo.
Durante toda la vida del proyecto podemos comunicar el estado del mismo, realizaremos pues informes para dirección, (donde los costes y tiempo del mismo serán la clave de la información), información a clientes, informes sobre recursos o tareas, todo ello lo obtendremos de las fases previas, y sirve para adecuar la información a su destinatario aspecto clave del éxito de la comunicación, por ejemplo: un cliente no querrá saber qué recursos van a jornada completa o reducida y si por el contrario los niveles de calidad exigidos dentro del proceso.
Lección 3 Análisis cuantitativos de tiempo
Ha quedado reflejada en los anteriores apartados la vital importancia del factor tiempo, pues bien es momento de introducir aspectos que nos ayudarán a planificar las diferentes tareas y establecer las medidas de tiempo correctas que servirá de guía para la realización y consecución de los objetivos.
Las fechas de inicio y finalización, las duraciones de las tareas, cómo afectarán los retrasos al proyecto, son aspectos claves que deben tenerse en cuenta en las fases de planificación y seguimiento del proyecto, vamos a dar una pincelada sobre términos y definiciones que nos ayudarán a comprender mejor la variable tiempo:
Duración del Proyecto:
La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto:


  • La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan entre ellas.

  • Dada una fecha de inicio, la duración del proyecto NO nos proporciona directamente la fecha de finalización del proyecto. Para conocer la fecha de finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de los recursos que participan.

  • Consideremos, por ejemplo, un proyecto de las siguientes características:




  • Una duración de tres días.

  • Los recursos humanos que intervienen no trabajan los fines de semana.

  • Según los calendarios mostrados más abajo, si el proyecto se inicia el miércoles 9, la fecha de finalización será el viernes 11, o sea, el proyecto se ejecutará en tres días. Sin embargo, si el proyecto se inicia el jueves 10, el día de finalización será el lunes 14, ya que no se dispondrá de recursos para trabajar en el proyecto los días 12 y 13, por lo que la ejecución del proyecto requerirá, en términos de calendario, cinco días.



A continuación veremos como podemos identificar las fechas que sirven para relacionar las tareas entre sí:
Inicio mínimo:
Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder empezar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede iniciarse una tarea.


  • Cuando se calcula el inicio mínimo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

  • Para poder reducir el inicio mínimo de una tarea es necesario reducir la duración de una o más tareas (dependerá de la estructura del proyecto) predecesoras de la tarea considerada.

  • El inicio mínimo de una tarea viene determinado por el mayor fin mínimo (fm) de sus predecesoras.


Si las tareas j son predecesoras de la tarea i, entonces:

Fin mínimo:
Es el tiempo mínimo que tiene que pasar desde el inicio del proyecto para poder finalizar una determinada tarea, en el caso de que no se hayan producido retrasos en la misma ni en las tareas de las que depende. O sea, es lo más pronto que puede finalizarse una tarea.


  • Cuando se calcula el fin mínimo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

  • Conocido el inicio mínimo de una tarea y su duración, el fín mínimo se calcula sumando la duración al inicio mínimo.




Sea imi el inicio mínimo de la tarea i, y di su duración. El fin mínimo (fmi) viene dado por:

Inicio máximo:
Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta el inicio de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede iniciarse una tarea.


  • Cuando se calcula el inicio máximo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

  • Conocido el fin máximo de una tarea y su duración, el inicio máximo se calcula restando la duración al fin máximo.


Sea FMi el fin máximo de la tarea i, y di su duración. El inicio máximo (IMi) viene dado por:

Fin máximo:
Es el tiempo que, como máximo, puede pasar desde el inicio del proyecto hasta la finalización de una tarea sin que se produzca un incremento en la duración del proyecto. O sea, es lo más tarde que puede finalizar una tarea.


  • Cuando se calcula el fin máximo de una tarea se obtiene un valor numérico expresado en las unidades de tiempo del proyecto. Para poder convertir ese valor en una fecha es necesario utilizar el calendario del proyecto.

  • Si una tarea finaliza después de su fin máximo, aunque las tareas sucesoras de la misma se ejecuten sin retrasos, la finalización del proyecto sufrirá un retraso.

  • El fin máximo de una tarea viene determinado por el menor inicio máximo de sus sucesoras.

Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces:

Margen Libre
Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a los inicios mínimos de las tareas sucesoras.


  • El margen libre de una tarea puede calcularse como la diferencia entre el menor inicio mínimo de sus sucesoras y su fin mínimo.


Si las tareas j son sucesoras de la tarea i, entonces:

Margen total
Es el margen de retraso del que dispone una tarea (o sea, lo que puede retrasarse su inicio o finalización) sin que afecte a la duración del proyecto.


  • Obsérvese que el margen total es menos restrictivo que el margen libre. El margen total sólo hace referencia al retraso del proyecto, pero no a la posibilidad de retrasar el inicio de una tarea sucesora.

  • Si se consume el margen total de una tarea, todas las actividades sucesoras se tendrán que iniciar en su inicio máximo y, además, el margen total de las mismas se habrá agotado.

  • El margen total de una tarea es la diferencia entre su inicio máximo y su inicio mínimo. También se puede calcular como la suma de su margen libre y los márgenes libres de todas sus sucesoras.


Si imi y IMi son el inicio mínimo y inicio máximo de la tarea i, entonces:


Camino Crítico:
Un camino crítico es un camino (secuencia de tareas) en el que todas sus tareas tienen margen total igual a cero.


  • Todo proyecto tiene, como mínimo, un camino crítico que, además, es el de mayor duración del proyecto.

  • Las tareas del camino crítico (denominadas críticas), no pueden sufrir retrasos sin que, a su vez, los sufra el proyecto.


Es importante determinar el camino crítico de un proyecto, ya que nos indicará las tareas que deben vigilarse especialmente durante su ejecución para evitar retrasos. Un retraso en una tarea del camino crítico dará lugar, si no se reduce la duración de otras tareas críticas, a un retraso en el proyecto.
  1   2   3

similar:

Lección 1 Gestión de proyectos icon1. Lección 1: Fundamentos de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconLección 1: Fundamentos de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconLección 1: Fundamentos de proyectos 4

Lección 1 Gestión de proyectos iconLección 1: Fundamentos de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconLección 1: Fundamentos de proyectos 3

Lección 1 Gestión de proyectos icon9: 30 – 11: 00: at 01. Dirección y gestión de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconDirección y gestión de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconDirección y gestión de proyectos

Lección 1 Gestión de proyectos iconSelección de la Herramienta de Gestión de Proyectos Informáticos....

Lección 1 Gestión de proyectos iconSistema de información para la gestión de proyectos y servicios del...


Medicina



Todos los derechos reservados. Copyright © 2015
contactos
med.se-todo.com