Gustos del Perú S. A. – Procesos de Negocio




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Gustos del Perú S.A. – Procesos de Negocio

El giro del negocio es la fabricación de productos de pastelería, tales como kekes, brownies, turrones, y una variedad mas de productos que se venden básicamente al menudeo en tiendas de abarrotes, así como en supermercados. La empresa nació el año 1988 y, desde entonces, ha cambiado de razón social varias veces, denominándose actualmente “Gustos del Perú S.A.C.”, con RUC: 20524045410, siendo su propietario el empresario Sr. Alfredo Congrains León.

Nació operando en niveles minoristas, con una inversión muy baja en el inicio de sus operaciones, pero, con el paso del tiempo, debido al esfuerzo y dedicación de Alfredo Congrains y de algunos familiares, trabajando con ciertos socios estratégicos clave, y a la tenacidad para superar derrotas transitorias, ha ido creciendo a paso firme, pasando a llenar un nicho de mercado en el que, si bien es cierto, había competencia, gracias al trabajo tesonero y persistente ha logrado ganar un sitial en el mercado local de productos de pastelería de venta al menudeo. Hoy, cualquier bodega de barrio tiene en su mostrador un keke “Gustozzi”. Ésta ha pasado a convertirse en una marca notoriamente conocida entre los comerciantes minoristas, pero también se ha logrado un nombre en los grandes supermercados locales como Plaza Vea, Makro, Minka o Tottus. No existen ventas de exportación.

Actualmente cuenta con aproximadamente 123 trabajadores: 52 empleados y 71 obreros. Los empleados administrativos trabajan de lunes a viernes de 9 am a 6pm, salvo los miembros del área de Distribución quienes tienen el siguiente horario: lunes a viernes de 8 am a 6pm, y los sábados de 9 am a 12:30 pm. Los obreros trabajan en tres turnos de lunes a sábado: Turno 1: de 8 am a 4 pm. Turno 2: de 4 pm a 12 de la noche. Turno 3: de 12 de la noche a 8 am. Este negocio es muy estacional; en los meses de verano bajan las ventas, y por lo tanto, la producción. Desde los meses de setiembre u octubre comienzan a reducir personal de producción, inclusive algunos empleados.

Todos los insumos son comprados a proveedores nacionales, salvo algunos reactivos de laboratorio que tienen que ser importados cuando no hay oferta en el mercado local. Asimismo, hay ocasiones donde deben importar ciertos repuestos de la maquinaria.

Revisar el organigrama para tener una mejor idea de la estructura de la organización.

La empresa es dirigida a través de 3 grandes gerencias, cuyos gerentes reportan directamente al dueño, Sr. Congrains (Gerente General). Estas son:

  • Gerencia de Producción, a cargo del Ing. Antonio García

  • Gerencia Comercial, a cargo del Sr. Fabián Rotstain

  • Gerencia Administrativa, a cargo del Sr. José Luis Herrera

La Gerencia Administrativa ejecuta múltiples funciones, inclusive de cara a los clientes, atiende problemas laborales, gestión de seguridad con la empresa que da el servicio de vigilancia, y cualquier aprobación, impase, control que ocurra y/o requiera la parte administrativa. Lo que realizan las gerencias de producción y comercial se describe en las paginas siguientes.

A continuación, una descripción general de cada uno de los grandes procesos de la organización.

Producción / Planificación y Compras de insumos

El calendario de producción está estructurado en 52 semanas anuales, y estas a su vez, agrupadas en 13 campañas de producción. Cada campaña de producción consta de 4 semanas anuales. La producción se planifica en base a los estimados de venta que le proporciona Marketing, y aumentándole un 2 % de crecimiento mes a mes. Debido a las estadísticas de ventas históricas, se aprecia que a partir del mes de diciembre comienza a aparecer una contracción en las ventas, la cual no se recupera hasta el mes de abril. Estos estimados de venta son definidos por producto final identificado (incluye presentación y peso unitario), y esta información es proyectada para 3 campañas a futuro. Los primeros días de una campaña, la encargada de Marketing envía esta información en un libro Excel al gerente de producción. La empresa cuenta con una sola planta de producción.


ETAPA 2

ETAPA 1

ETAPA 3


Planificación Abastecimiento MP Fabricación

** Cada etapa tiene una duración aproximada de una campaña (4 semanas anuales)

Etapa 1 “Planificación”: en los primeros días de la campaña, la encargada de Marketing envía al gerente de producción los estimados de venta por producto terminado.

Recibida la información, el asistente de Producción llamado “Planner de Producción”, realiza una explosión de materias primas en base a las recetas de cada producto terminado, y en base a las cantidades planificadas de producir. Ese documento se llama “Plan de Compras”. Asimismo, incorpora unas variables para realizar el mejor ajuste para la definición de las cantidades de los lotes de producción, para optimizar costos de fabricación. Estas variables dependen de la maquinaria que se utilice para la elaboración de los productos terminados. Toda esta información generada se llama “Plan de Producción” y también es realizada íntegramente en hojas de cálculo.

Aquí debe considerar los “lead time” de compras, es decir, con cuanta anticipación debe pedir la adquisición de los insumos, considerando los tiempos de entrega de cada proveedor. Asimismo, debe considerar las materias primas que tiene en stock, y mermas que se puedan generar por detecciones de control de calidad. No existe problemática con los productos en proceso, pues el tiempo de elaboración de cada lote de producción es menor a 12 horas, por lo tanto, no es necesario tenerlo en cuenta para los objetivos de cantidades a producir que indica el Plan.

Etapa 2 “Abastecimiento de Materia Prima”: los tiempos no son cuadriculados, sino, totalmente flexibles, y están sujetos a muchos factores: tiempo de entrega de los proveedores, disponibilidad en stock de materia prima, tiempo de atención de proveedores de servicios, e, inclusive, a avisos de último momento indicando carencia de recursos financieros para la adquisición de materias primas en las cantidades planificadas. Ha habido ocasiones en que, inclusive, se ha cancelado la producción de todo un producto terminado debido a problemas financieros.

En la Etapa 1 (campaña 1), planificación de la producción ya envió sus requerimientos de adquisiciones al Encargado de Compras. El Encargado de Compras no solamente tiene que consolidar materias primas similares que son abastecidas por un determinados proveedores, sino, debe estructurar los requerimientos en base a las fechas requeridas en planta. Asimismo, debe considerar las variables de “lotes de pedido” que maneja cada proveedor. Los lotes de pedido son las unidades en las cuales se puede pedir materia prima.

Ejemplo: si producción indica que requiere 858 kilogramos de harina para la semana anual 41, y el proveedor vende en sacos de 100 kg, entonces al consolidar la cantidad a pedir deberá considerar 9 sacos de 100 kg cada uno. Dicha consolidación dependerá: con cuanta anticipación debe enviar la orden de compra al proveedor (dependiendo de sus tiempos de demora en entregas y del tiempo permitido de consumo según materia prima – si compra demasiado es posible que se llegue a la fecha de vencimiento y aun quede stock), y de los pedidos mínimos que el proveedor maneja. Ejemplo: el proveedor usual de la esencia “saborizante Vainilla ETF-990” no acepta pedidos menores a 10 galones.

Asimismo, el Encargado de Compras debe emitir también los requerimientos de servicios (envolturas, cajas, sobres, etc.) a través de los cuales se adquiere materia prima o envases y embalajes que han recibido un tratamiento propio para Gustozzi (mangas de envolturas en tamaños y forma particulares, y con los diseños impresos para los productos de Gustozzi, etc.).

Los proveedores van entregando los despachos de insumos en los almacenes externos de Gustozzi; posteriormente la empresa que brinda dicho servicio de logística envía las facturas y guías de remisión a Contabilidad para su provisión.

Los almacenes internos solamente albergan productos terminados y los stocks de insumos que están listos para la elaboración de los productos.

Etapa 3 “Elaboración de los productos”: Cada semana anual ya tiene un plan de producción, que puede ser alterado en algunas ocasiones. Normalmente se respeta lo planificado. Esto es imperativo pues ya existe en almacenes los insumos requeridos en las cantidades adecuadas, para producir lo planificado. Asimismo, el tiempo está corriendo e implícitamente (debido al Plan de Producción) ya está salvado el riesgo de las fechas de vencimiento. Si se retrasa la producción por algún motivo, es posible que algunos lotes de insumos comiencen a vencerse.

La fabricación de los productos se realiza en base a lotes de producción, llamados “batchs”. Cada batch es generado en una fecha específica, para producir un ítem especifico, en las cantidades que indica el Plan de Producción. Los números de batch son únicos. El tiempo promedio de ejecución de un batch es de 20 horas, desde que se consulta la formulación del producto terminado, el “picking” de los insumos, la preparación y horneado, enfriamiento y envasado de los productos terminados. Para hacer el retiro de los insumos de almacenes, se realiza del “Almacén Interno de Insumos”, el cual es abastecido diariamente desde los almacenes externos (servicios de terceros). El encargado del almacén de materias primas va registrando las transacciones de inventarios en el sistema. Este sistema de inventarios es pequeño, y casi nunca coinciden las cantidades del físico con lo que reporta dicho sistema.

Cada vez que se tiene listo los productos después de su envasado, una unidad por cada batch es enviada a Control de Calidad, quien lo almacena por un cierto tiempo; después es desechado. El almacén de muestras de producción mantiene los productos en óptimas condiciones en un ambiente especial (libre de humedad, sol y olores). Esto es útil para atender posibles reclamos futuro de clientes (deben indicar el número de batch).

Las principales maquinas utilizadas en el proceso productivo son:

Hornos rotativos

Hornos pasteleros

Batidoras industriales

Conservadora-congeladora

Balanzas
Otros equipos complementarios:
Mezcladoras verticales

Mesas de trabajo

Transportador de enfriamiento

Rociador de azúcar

Selladoras robotizadas

Estantes metálicos

Cuando hay producción masiva, se trabajan en tres turnos. En las noches, el jefe es el “Encargado de Producción – Turno noche” quien reporta directamente al gerente de producción. Cuando la producción esta baja, no se trabaja el turno de 12 de la noche a 8 de la mañana.

Durante el día, uno de los asistentes de producción, y en el turno de noche, el Encargado de Producción Turno noche, van registrando en unas planillas adecuadas la información de la producción diaria (papeles físicos). Este formato se llama “Hoja de Producción” y contiene la siguiente información básica y necesaria:

  • Numero de batch

  • Semana anual

  • Fecha de producción de horneado

  • Código de turno de horneado

  • Código y descripción del producto elaborado (incluye tamaño y forma)

  • Cantidad producida (en unidades y en kilos)

  • Horas de inicio y fin de la preparación, mezcla y horneado

  • Códigos de las maquinas utilizadas

  • Tasa de rendimiento

  • Promedio de numero de operarios que intervinieron en la elaboración

  • Fecha y Hora de ingreso a envase y embalaje

  • Código de turno de envase y embalaje

  • Fecha y Hora de salida de envase y embalaje

  • Mermas por control de calidad (unidades).

  • Registro de las cantidades reales de insumos que intervinieron en el batch

  • Incidentes ocurridos

Diariamente se envían cantidades estimadas de ingredientes desde los almacenes externos de insumos, hacia el almacén interno de ingredientes (almacén de tránsito camino al consumo de producción).

Las cantidades reales de insumos que intervinieron en el batch, usualmente son las mismas que indica la receta para el batch, pero, en casos excepcionales, se debe utilizar menos cantidad, pues cuando quien realiza el picking de las materias primas, se da con la sorpresa que no encuentra la cantidad requerida en el almacén interno de insumos.

Los principales ingredientes utilizados son:
Harina

Huevo

Azúcar

Azúcar en polvo

Leche

Polvo de hornear

Agua

Mizuawe (parecido al jarabe de maíz)

Éster de azúcar

Mantequilla

Crema de mantequilla

Margarina

Esencia de vainilla

Sal

La parte final de la elaboración de los productos consiste en el envasado y embalaje de los mismos, previa sellada en los envoltorios de la fecha de vencimiento, calculada según la fecha de producción y de qué producto se trata.

Cuando ya se tiene el batch completo, el responsable del almacén de productos terminados ingresa las cantidades producidas en el sistema, en base a la hoja de producción.

Diariamente, uno de los asistentes de producción consolida las hojas de producción (producción de la noche anterior, y del día de cierre), alimenta ciertas estadísticas en unos archivos Excel propios del área, y transfiere copias de estas hojas a contabilidad para que el contador realice la estimación y contabilización de los costos de producción del mes que corresponda.

Acerca de la planificación de la producción:

Esta forma manual de manejar la información de la planificación de la producción, genera constantes errores. Ha habido ocasiones que se ha producido demasiado de un producto, y ha tenido que rematarse a precios de costo para evitar pérdidas mayores. También es usual que se agote los stocks de ciertos productos para la venta, generando los llamados “faltantes”. Esto último también es negativo pues impide maximizar las utilidades.

Asimismo, existen problemas cuando, Ventas comunica que existe una venta fuerte de algún producto específico, y hay poco tiempo de reacción. Ejemplo, a fines del mes de noviembre, llama un cliente nuevo y coloca una orden de compra de 2500 panetones, dando inclusive el adelanto del 50 % del valor de venta. La fecha requerida de entrega es el 18 de diciembre. El proceso actual no soporta reacciones ante subidas de demanda intempestivas. Se generan problemas pues a veces los planificadores de la producción no pueden medir bien la capacidad de planta, ni realizar modificaciones y nuevas corridas del plan de producción, para producir y cumplir con la demanda adicional de unidades requeridas para venta.

Área Compras - Logística

En el proceso de Producción se explicó gran parte de lo que realiza el Responsable de Compras. Existe un Jefe de Logística, que tiene a su cargo directamente a los 3 responsables de almacenes, y al Encargado de Compras. Cada uno de los 3 responsables de almacenes ejercen el control de las existencias en los siguientes 3 almacenes:

  • Almacenes externos de insumos, suministros y embalajes

  • Almacén interno de insumos

  • Almacén interno de productos terminados

Adicionalmente el responsable de Compras también emite órdenes de compra de otros insumos y suministros, para las áreas de distribución (mantenimiento de vehículos, etc.), administración (útiles de oficina y otros), así como servicios de terceros que sean requeridos tanto por el área de producción como por al área de administración. No existe un sistema para la gestión de órdenes de compra. El encargado las elabora en Excel, las imprime, y son aprobadas una a una por el Gerente de Logística, y si la compra supera los US$ 1,000, también deben ser aprobadas por el Gerente General. Una vez que recién tienen la firma, son enviadas por fax, o el escaneo de la imagen enviada por mail, al proveedor.

Los almaceneros recepcionan los lotes de materia prima que son entregadas por los proveedores en los almacenes externos (para el caso de materias primas), y van archivando las facturas y guías de remisión respectivas. Asimismo, separan una pequeña muestra que es enviada a Laboratorio para su control de calidad; después que se separa la muestra, la bolsa de donde se extrajo la misma es vuelta a sellar al vacio. Los días martes y viernes al final del día, deben entregar toda esta documentación (facturas y guías de remisión) al responsable de Compras para su verificación. Si todo está conforme, transfiere estos documentos a Contabilidad, sino, atiende el inconveniente con los encargados de almacén o los proveedores.

El Responsable de Compras tiene una lista de proveedores según el material que debe comprar; y lleva también un control manual de los precios históricos de los productos que tienen mayor movimiento de adquisiciones. En algunas ocasiones tiene que gestionar importaciones de algunos insumos, suministros y repuestos.

Stocks de Materias Primas

La organización tiene muchos problemas porque el pequeño sistema informático actual tiene muchas deficiencias. Los informes de kardex son útiles, pero los stocks nunca están cuadrados. El personal que requiere información de los mismo, llámese vendedores o personal de producción, prefiere ir y cerciorar el físico con el responsable del almacén de insumos, que verlo en el sistema puesto q esa información no es confiable. La gerencia no logra determinar si se debe a errores en el registro de las transacciones, si el sistema realiza mal las operaciones, o si está habiendo dolo en la operación de los stocks físicos.

Además, la gerencia hace algún tiempo atrás está pidiendo al área de sistemas que implemente un módulo para el conteo físico de stocks, y hasta la actualidad no se atiende ese requerimiento.
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