Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos




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DECRETO EJECUTIVO No 24023-C

Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

30 de enero de 1995
Fuente: Diario Oficial La Gaceta Nº 47

Del 7 de marzo de 1995

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES
Con fundamento en el Artículo 25.1 de la Ley General de la Administración Pública.
Considerando:

1°—Que para lograr un cabal cumplimiento de lo que dispone la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990, es necesario contar con un Reglamento que aclare y explique las obligaciones que establece la mencionada ley.
2°—Que la Dirección General del Archivo Nacional se propone como objetivo principal de la publicación y cumplimiento del presente Reglamento, la óptima organización, conservación y facilitación de los Archivos Públicos, Privados y Particulares de Costa Rica; y en última instancia garantizar la salvaguardia del Patrimonio Documental de la Nación.  Por tanto,
Decretan:

Reglamento de la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos.  
CAPITULO 1.

Disposiciones generales.

ARTÍCULO 1°—El presente reglamento complementa la Ley del Sistema Nacional de Archivos con referencia a:
I. Disposiciones Generales.

II. De la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

III. De la Dirección General del Archivo Nacional.

IV. De las funciones archivísticas.

V. De la organización y funcionamiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

VI. De los Archivos Administrativos Públicos.

VII. De los Archivos Privados y Particulares

VIII. Disposiciones finales.
ARTICULO 2°—El Sistema Nacional de Archivos creado mediante la ley que se reglamenta, comprende los archivos de:

a. Poder Legislativo, entre ellos los archivos de la Asamblea Legislativa y la Contraloría General de la República.

b. Poder Judicial: Archivo Judicial, Archivo del Organismo de Investigación Judicial, Archivo de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia, del Ministerio Público, de la Dirección Administrativa, entre otros.

c. Poder Ejecutivo: Tales como el archivo de la Presidencia de la República, del Consejo de Gobierno, los ministerios, sus direcciones generales, departamentos y demás dependencias en todo el país.

 

d. Tribunal Supremo de Elecciones: el Archivo del Tribunal, del Registro Civil y cualquier otro que le competa.

e. Los archivos de instituciones públicas descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado organizadas como sociedades anónimas y los de los demás entes públicos con personería jurídica y capacidad de derecho público y privado.

 

f. Los archivos privados y particulares que deseen formar parte del Sistema Nacional de Archivos. Todos estos archivos regularán su funcionamiento de acuerdo con la Ley No 7202, del 24 de octubre de 1990, el presente reglamento y los acuerdos correspondientes de la Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo Nacional.

ARTICULO 3°—Los archivos a los que se refiere el Artículo anterior, son las entidades y unidades administrativas de instituciones que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan la documentación producida, tanto con valor administrativo como con valor científico-cultural.

La documentación, previamente seleccionada de acuerdo con lo que dispone el capítulo cuarto de la ley que se reglamenta, será transferida a las diferentes etapas de archivo: de los archivos de gestión u oficina, a los centrales; y de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional, después de veinte años de producida la documentación, con excepción de lo que establecen los Artículos 30 y 53 de la Ley que se reglamenta. A la Dirección General del Archivo Nacional, ingresarán sólo los documentos declarados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, con valor científico-cultural y de conservación permanente.
ARTICULO 4°—Cuando fuere necesaria la salida temporal de algún documento con valor científico-cultural, fuera del país, la institución interesada hará la solicitud correspondiente a la Dirección General del Archivo Nacional, quien la elevará a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos para que resuelva si procede o no la autorización de salida. Si se permite, el Director General del Archivo Nacional, gestionará la publicación del respectivo decreto.
ARTICULO 5°—El Director General del Archivo Nacional y los Jefes o Encargados de los Archivos Públicos, deberán denunciar y dar seguimiento, ante el Ministerio Público de la apropiación ilegal de documentos producidos en las instituciones públicas, para la aplicación de lo dispuesto en los Artículos 8 y 9 de la ley que se reglamenta.
CAPITULO II

De la Junta Administrativa del Archivo Nacional

AETICULO 6°—La Junta Administrativa del Archivo Nacional, como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, formulará las políticas archivísticas del país y recomendará las estrategias para el adecuado desarrollo del Sistema, todo conforme a lo dispuesto en el Artículo 11 de la ley que se reglamenta. Todos sus acuerdos serán ejecutados por la Dirección General del Archivo Nacional.
ARTICULO 7°—La Junta Administrativa estará constituida de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 12 de la Ley que se reglamenta.
ARTICULO 8°—A la Asamblea que convoca la Junta Administrativa del Archivo Nacional para integrar una terna de archivistas, se convocará: a los archivistas graduados de un Centro de Educación Superior y a aquellos que laboran en archivos públicos y privados.
La terna únicamente la podrán integrar los archivistas graduados de un Centro de Educación Superior, que se desempeñan como tales en alguno de los archivos de las instituciones a las que se refiere el Artículo 2° de la Ley que se reglamenta.
ARTICULO 9°—La Asamblea General de Archivistas se realizará en el mes de febrero cada dos años o cuando sea necesario integrar una nueva terna. La convocatoria se hará a través de un medio de comunicación escrita de amplia circulación.
ARTICULO 10.—La Junta Administrativa del Archivo Nacional integrará su Directorio de la siguiente manera:
En la primera sesión ordinaria de cada año, entre los mismos miembros y por simple mayoría de votos eligirán un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y dos vocales. El Presidente será el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante. El Director General del Archivo Nacional, será el Director Ejecutivo de la Junta Administrativa.
ARTICULO 11.—La Junta Administrativa del Archivo Nacional acordará los días y horas de las sesiones ordinarias, que se realizarán en la sede de la Dirección General del Archivo Nacional. Extraordinariamente se reunirá cuando la misma Junta lo juzgue necesario o cuando el Director Ejecutivo la convoque o por lo menos la tercera parte de sus miembros solicite al Director Ejecutivo. La convocatoria a reuniones extraordinarias deberá hacerse con un mínimo de 24 horas de anticipación, indicándose concretamente los asuntos a tratar.
ARTICULO 12.—La asistencia a la sesiones es obligatoria para los miembros de la Junta y su no presencia debe justificarse ante la misma Junta a más tardar en la sesión siguiente, por escrito.

Más de tres ausencias injustificadas obligan a la Junta a poner ese hecho en conocimiento del órgano representado para los efectos correspondientes.
ARTICULO 13.—Los miembros de la Junta deberán trabajar con toda dedicación y empeño en la consecución de los fines y objetivos establecidos en el Artículo 11 de la Ley que se reglamenta.
ARTICULO 14—Los miembros de la Junta devengarán una dieta de c 1.500,00 (mil quinientos colones), por cada sesión a la que asistan, no pudiendo ser más de seis sesiones remuneradas por mes.
Los directores que lo deseen, podrán renunciar a esta remuneración cuando lo consideren oportuno. Los funcionarios públicos que integren la Junta sólo tendrán derecho a devengar dietas, si no se produce superposición horaria con sus labores ordinarias, de acuerdo con lo que establece el Artículo 49 de la Ley de la Administración Financiera de la República.
ARTICULO 15.—En el mes de junio de cada año, cada miembro de la Junta Administrativa deberá presentar un informe de su labor ante la persona o entidad que representa, con copia para la Junta Administrativa. En caso de no presentarse en el mes inmediato siguiente, el fiscal de la Junta reportará el incumplimiento a la entidad o persona representada.
ARTICULO 16.-El quórum para las sesiones será el que dispone el párrafo final del Artículo 14 de la Ley que se reglamenta.
ARTICULO 17.—Además del personal permanente de la relación de puestos de la Dirección General del Archivo Nacional, la Junta Administrativa del Archivo Nacional podrá nombrar el personal administrativo, técnico y profesional necesario para el cumplimiento de sus fines y los de la Dirección General del Archivo Nacional, como cargo fijo o por contrato a plazo determinado.
ARTICULO 18.—Todos los funcionarios de la Dirección General del Archivo Nacional, estarán bajo el régimen del Estatuto de Servicio Civil, de acuerdo con lo que dispone el Artículo 191 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, excepto lo establecido en el Artículo anterior.
ARTICULO 19.—Los servicios y publicaciones de carácter cultural y educativo que patrocina la Junta Administrativa, serán vendidos sin fines de lucro. Su precio será fijado por la Junta Administrativa. El Director Ejecutivo decidirá qué porcentaje de las publicaciones serán obsequiadas o canjeadas.
ARTICULO 20.—Las sesiones se desarrollarán conforme al orden del día, que confeccionará el Secretario y que deberá contener:

a. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

b. Correspondencia.

c. Informe del Presidente.

d. Informe del Director Ejecutivo.

e. Informe del Tesorero.

f. Asuntos pendientes.

g. Asuntos varios o mociones.
ARTICULO 21.—Los acuerdos, mociones y demás disposiciones aprobadas o rechazadas por la Junta, podrán ser revisados por una sola vez, a solicitud del Director Ejecutivo, o de uno de sus miembros, o cualquier tercero con interés legítimo y directo antes de la aprobación del acta respectiva, siempre que no se trate de acuerdos firmes.
ARTICULO 22.—El Presidente, el Tesorero, el Secretario y el Director Ejecutivo de la Junta serán los personeros autorizados para firmar los cheques, emitidos por esa Junta Administrativa.
Cubrirán su responsabilidad mediante pólizas de fidelidad extendidas por el Instituto Nacional de Seguros, cuyo costo cubrirá la Junta.
ARTICULO 23.—Son funciones del Presidente de la Junta:

a. Presidir y dirigir las sesiones ordinarias y extraordinarias.
b. Representar judicial y extrajudicialmente a la Junta Administrativa.
c. Firmar junto con el Secretario las actas aprobadas de las sesiones.
d. Velar por el cumplimiento oportuno y responsable de los fines y objetivos de la Junta Administrativa.
e. Formar parte él o su representante, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos.
Las demás funciones que le atribuyan leyes, reglamentos o acuerdos de la Junta Administrativa.
ARTICUO 24.—En caso de ausencia, el Presidente será sustituido por el Vicepresidente con las mismas funciones y atribuciones. En caso de no estar presente ninguno de los anteriores, presidirá el primer vocal o el segundo, siguiendo este orden.
ARTICULO 25.—Son funciones del Secretario:
a. Preparar junto con el Director Ejecutivo el orden del día de cada sesión.
b. redactar y llevar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias que la Junta Administrativa celebre.
c. Pasar al libro respectivo el acta de cada sesión y firmarlas conjuntamente con el Presidente.
d. Redactar y tramitar la correspondencia de la Junta Administrativa.
e. Llevar el control de asuntos pendientes y seguimiento de acuerdos.
f. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la Junta.
g. Las demás que le atribuyan leyes, reglamentos o acuerdos de la Junta Administrativa.
Artículo 26.—Son funciones del Tesorero:
a. Coordinar, supervisar y controlar las labores de la Tesorería de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
b. Coordinar sus labores con el Departamento Administrativo Financiero de la Dirección General del Archivo Nacional.
c. Llevar registros para ejercer el adecuado control financiero-contable de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
d. Presentar a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, en el mes de marzo de cada año, un informe anual de Tesorería, e informar mensualmente, de su estado económico y financiero, incluidas las adquisiciones hechas por compra directa. Ambos informes se presentarán por escrito.
e. Presentar a la Junta Administrativa, conjuntamente con el Director Ejecutivo, los proyectos de presupuesto ordinarios y extraordinarios, modificaciones, licitaciones, entre otros, para ser aprobados por esa Junta.
f. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la Junta.
g. Las demás funciones que le atribuyan otras leyes, reglamentos y acuerdos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
ARTICULO 27.—Son funciones del fiscal:
a. Examinar y supervisar todas las cuentas, operaciones, procedimientos y actuaciones realizadas por la Junta, para constatar que sean correctas y apegadas a la Ley.
b. Supervisar la pronta y correcta ejecución de los acuerdos de la Junta.
c. Velar por el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos atinentes a la Junta.
d. Efectuar cualquier otra labor de fiscalía que le asigne la misma Junta y otras leyes y reglamentos.
e. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la Junta.
ARTICULO 28.—Son funciones de los vocales según el orden correspondiente:

a. Suplir en las ausencias temporales al Presidente, Vicepresidente y demás directores.
b. Cualquier otra función que le asignen las leyes, reglamentos y acuerdos de la Junta.

c. Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la Junta.
ARTICULO 29.—Son funciones del Director Ejecutivo:

a. Colaborar en la elaboración y revisión de los presupuestos ordinario y extraordinario de la Junta, así como de sus modificaciones.
b. Presentar conjuntamente con el Tesorero los proyectos de presupuesto y modificaciones, a conocimiento de la Junta Administrativa, para su aprobación.
c. Firmar las órdenes de compra, relacionadas con la adquisición de bienes o servicios acordados por la Junta Administrativa.
d. Ejecutar todos los acuerdos de la Junta Administrativa.
e. Presentar a conocimiento de la Junta el programa de labores y la evaluación anual de la Dirección General del Archivo Nacional.
f. Presentar a la Junta proyectos relacionados con la fijación de políticas archivísticas a nivel nacional.
g. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Administrativa.
h. Las demás funciones que le asignen las leyes, reglamentos y acuerdos de la Junta.
CAPITULO III

De la Dirección General del Archivo Nacional

ARTICULO 30.—La Dirección General del Archivo Nacional es una entidad de servicio público que funciona como órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.
ARTICULO 31.—La Dirección General del Archivo Nacional, como órgano desconcentrado, tiene independencia funcional, al otorgarte la ley que se reglamenta la función técnica especial de ejecutar las políticas archivísticas a nivel nacional.
ARTICULO 32.—La Dirección General del Archivo Nacional estará constituida por:

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y los departamentos y secciones necesarios para el cumplimiento de sus fines.
ARTICULO 33.—El Director General del Archivo Nacional, será el responsable de la buena marcha de la institución, del cumplimiento de la Ley 7202 del 24 de octubre de 1990, y del presente reglamento, así como de las funciones descritas en los Artículos 23, 28 y 29 de la Ley que se reglamenta.
ARTICULO 34.—A la Dirección General del Archivo Nacional le corresponde conservar, organizar y facilitar el Patrimonio documental del país, y ejercer las funciones que le competen a través de la Junta Administrativa del Archivo Nacional como autoridad máxima del Sistema Nacional de Archivos.
ARTICULO 35.—El Departamento Administrativo Financiero se hará cargo de todas las funciones relativas a la administración y finanzas de la institución, dentro de las cuales destacan los servicios generales, la recepción e información, la administración de personal, los asuntos contables y financieros, la formulación, ejecución y control presupuestario y la Proveeduría. Asimismo estará a cargo del adiestramiento, capacitación y perfeccionamiento de los funcionarios de la Dirección General, y de la dirección y ejecución de cursos especializados a los servidores públicos costarricenses y extranjeros. Administrará el funcionamiento de las salas de reuniones, salas de adiestramiento y la cafetería de la Dirección General.
ARTICULO 36.—El Departamento Archivo Notarial, organizará, conservará y facilitará los documentos notariales, protocolos e índices, de los últimos cien años. Asimismo emitirá las reproducciones notariales, elaborará un inventario de testamentos, evacuará consultas en sus despachos de atención al público y cumplirá cualesquiera otras funciones que le asigne la legislación notarial u otras leyes y reglamentos.
ARTICULO 37.—El Departamento de Conservación tendrá a su cargo todas las funciones relacionadas con la conservación de documentos, medidas de preservación y restauración, publicaciones y reprografía documental: microfilmación, fotografía, grabación, entre otros.
ARTICULO 38.—El Departamento Documental asesorará la organización y creación de Archivos Centrales y de Gestión, inspeccionará periódicamente esos archivos, adiestrará al personal especializado que labora en ellos, valorará y seleccionará los documentos para efectos de conservación. Reunirá, clasificará, ordenará, describirá, seleccionará, administrará y facilitará el patrimonio documental que custodia la Dirección General, excepto los documentos notariales de los últimos cien años, que están a cargo del Departamento Archivo Notarial. Los fondos estarán organizados en las secciones y series documentales que sean necesarias.

Las salas de consulta, las salas de exposición y la biblioteca especializada, estarán a su cargo.
ARTICULO 39.—Los diferentes departamentos y secciones que conforman la Dirección General del Archivo Nacional, evacuarán toda clase de consultas y las solicitudes de reproducción de sus fondos documentales, -fotocopias, certificaciones, testimonios notariales, reproducciones audiovisuales-,se despacharán por estricto orden de recepción. Todo servicio contemplado en este Reglamento y la Ley que se reglamenta, pagará las tasas y costos debidamente autorizados por ley y por la Junta Administrativa.
ARTICULO 40.—Los Jefes de Departamentos y secciones así como los responsables de otras unidades además de sus tareas específicas, serán los inmediatos colaboradores de la Dirección General del Archivo Nacional, particularmente en aquellas labores que tiendan a mejorar el funcionamiento de esta institución y la formación de sus subalternos, así como la de los funcionarios de los archivos del Sistema Nacional de Archivos.
ARTICULO 41.—La Dirección General del Archivo Nacional laborará con planes anuales de trabajo formalmente preparados. Cuando la Dirección General lo considere conveniente, se reunirá con los Jefes de Departamento para evaluar el cumplimiento de las metas propuestas y otros asuntos importantes independientemente de los informes escritos y cualquier otro que se establezca.

PUBLICACIONES

ARTICULO 42.—Una de las funciones primordiales de la Dirección General del Archivo Nacional, será la publicación y divulgación de trabajos relacionados con la Archivística y ciencias afines. Para tal efecto existirá una Comisión Editora de las publicaciones, que será integrada por el Director General del Archivo Nacional, quien será además el Director de la Revista del Archivo Nacional; el Subdirector del Archivo Nacional; el Coordinador o Director de la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica, un Académico representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica; y un Filólogo representante de la Escuela de Filología de la Universidad de Costa Rica. Estos dos últimos serán escogidos por el Director General del Archivo Nacional de una terna que se le enviará. Integrarán la Comisión en períodos de dos años pudiendo ser reelectos.
ARTICULO 43.—La Comisión Editora de las publicaciones de la Dirección General del Archivo Nacional, se reunirá como mínimo una vez cada tres meses y en todo caso, será convocada por el Director General del Archivo Nacional, quien la presidirá. Las funciones de la Comisión Editora, serán entre otras:
a. Determinar y aprobar el contenido de cada una de las publicaciones que se harán dentro de las colecciones: Revista del Archivo Nacional y Cuadernillos del Archivo Nacional. Esta última está compuesta por las siguientes series: Que es y que hace un Archivo, Serie Instrumentos Descriptivos y Ensayos.
b. Revisar y aprobar las colaboraciones que se presenten para su publicación, y verificar que se cumplan las directrices que la misma Comisión Editora definirá.
c. Tomar todas las previsiones necesarias para llevar a cabo las publicaciones: presupuesto, diseño, carátula, entre otras.

 

d. Velar porque el autor de cada Artículo revise la impresión final de su trabajo.
e. El Departamento Documental de la Dirección General del Archivo Nacional se encargará de transcribir y confrontar los documentos, cuando fuere necesario.
f. La Comisión Editora solicitará a la Junta Administrativa del Archivo Nacional que fije el precio de venta de las publicaciones.
g. Cualquier otra función atinente a su labor.
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