Circular núM. 7/2007, de 4 de junio, de la dirección de recursos humanos




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títuloCircular núM. 7/2007, de 4 de junio, de la dirección de recursos humanos
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14.7. Las propuestas de contratación 11.13, 11.15 y 11.08 aprobadas, en cada caso, como se ha explicado, por la Dirección General o Dirección del Centro, será el documento válido para suscribir la contratación que corresponda de trabajadores no vendedores.
14.8. Una vez suscrito el contrato se remitirá fotocopiado a esta Dirección General de forma inmediata (Dirección de Recursos Humanos), con explicación de las causas que motivan dicha contratación, acompañado de fotocopia de los siguientes documentos:

  • Contrato firmado y registrado en el Servicio Público de Empleo.

  • D.N.I.

  • “Huella” de la comunicación de alta en Seguridad Social por el sistema RED.

  • Cartilla de afiliación a la Seguridad Social.

  • Titulación .

  • Carné de afiliado, en su caso.

  • Certificado de Minusvalía, en su caso.

  • Resolución del Servicio Público de Empleo concediendo subvención y bonificación del contrato, e ingreso contable en su caso.


Cuando llegado el vencimiento de un contrato temporal, el mismo sea prorrogado, se enviará también de forma inmediata fotocopia de la prórroga registrada igualmente en el correspondiente Servicio Público de Empleo.
De esta forma quedará abierto un expediente centralizado de cada trabajador en Dirección General (Dirección de Recursos Humanos).
A partir del momento en que se produzca la contratación del respectivo trabajador, se abrirá un expediente personal en cada Centro, que se custodiará en el Departamento de Coordinación y Gestión de Recursos Generales, en el que, con independencia de aquellos otros documentos que el Centro respectivo decida archivar, deberá constar la siguiente documentación básica:

  • DNI y, en su caso, NIF.

  • Documento de afiliación a la Seguridad Social.

  • Certificado de minusvalía, en su caso.

  • Carné de afiliado, en su caso.

  • Contrato laboral o, en su defecto, nombramiento o autorización de venta si el trabajador procediese de la extinguida CPS.

  • Prórrogas de contrato, en su caso.

  • Resolución del Servicio Público de Empleo concediendo subvención o bonificación, en su caso.

  • Escrito de denuncia del contrato y propuesta de finiquito, en su caso.

  • Impresión de la “huella” por el sistema RED de las comunicaciones de alta, baja y variación de dato en Seguridad Social.

  • Titulación.

  • Nombramientos o documento justificativo de abono de cantidades en nómina.

  • Traslados.

  • Comunicación de datos al pagador sobre IRPF, así como documentación adicional según normativa y declaración jurada del año en curso y de los cuatro años anteriores. Se recuerda que no es preciso reiterar en cada ejercicio la comunicación de datos al pagador, en tanto no varíen las circunstancias personales y familiares del contribuyente.

  • Libro de familia o documento que le sustituya, en su caso.

  • Partes de baja, confirmación, alta por IT o por accidente de trabajo.

  • Informes de situación de maternidad, adopción o acogimiento.

  • Reconocimiento de trienios y premios de antigüedad.

  • Certificado de vida laboral y de pensiones concedidas o denegadas en el supuesto de los agentes-vendedores.


Como se indica en la instrucción 12.3., cuando el trabajador sea trasladado a otro Centro, el expediente original será enviado al nuevo Centro de destino del interesado, no siendo necesario mantener copia en el Centro de origen. Para ello, el Centro de origen enviará el expediente con una nota de remisión y el Centro de destino acusará recibo de la recepción también mediante nota.
14.9. En el momento de producirse el cese de un trabajador bien por término de contrato, renuncia voluntaria, traslado, jubilación, concesión de incapacidad, etc.., se remitirá con la mayor urgencia a esta Dirección General:

  • “Huella” de la comunicación de baja en Seguridad Social por el sistema RED (especificando en la nota de remisión la causa de la baja).

  • Fotocopia del escrito de denuncia, en su caso, en el que conste el recibí del interesado y la fecha.

  • Fotocopia de la renuncia voluntaria, en su caso, presentada por el trabajador.

  • Fotocopia de la resolución del INSS de concesión de la pensión de incapacidad correspondiente.

  • Fotocopia con el “recibí”, de la comunicación efectuada al Comité de Empresa o Delegados de Personal y Delegados Sindicales anunciando la amortización de la plaza, en su caso.


Extinguida la relación laboral con el trabajador de forma definitiva y, previo al ingreso del expediente en el archivo general del Centro, deberá revisarse con el fin de eliminar aquellos documentos intranscendentes o de eficacia muy coyuntural, debiendo ingresar el expediente en el archivo general únicamente con los siguientes documentos:

  • DNI

  • Contrato laboral y, en su defecto, nombramiento o autorización de venta si el trabajador procede de la extinguida CPS.

  • Prórrogas, en su caso.

  • Impresión de la “huella” por el sistema RED de las comunicaciones a Seguridad Social. Las altas, variaciones y bajas anteriores al sistema RED se archivarán también.

  • Nombramientos.

  • Comunicación de datos al pagador sobre IRPF, así como documentación adicional según normativa y declaración jurada del año en curso y de los cuatro años anteriores.

  • Documento justificativo de la extinción laboral.


Realizado el expurgo de documentación, el expediente se conservará de forma indefinida, atendiendo a una ordenación por el año en que se produjo la extinción y, dentro de la misma, por orden alfabético, en previsión de su posible utilización en cualquier momento.
De conformidad con el anexo 6 del XIII Convenio Colectivo de la ONCE y su Personal, se dará la correspondiente información en materia de contratación a los Comités de Empresa o Delegado de Personal del respectivo Centro.
14.10. Se recuerda la obligatoriedad que tienen los trabajadores de comunicar a su Centro de trabajo los cambios de domicilio, cambios en su situación familiar, etc., y de entregar la titulación que se les exija en cada momento para cubrir el correspondiente puesto de trabajo, así como aportar aquellas otras titulaciones académicas oficiales que pueda obtener a lo largo de su vida laboral con la finalidad de cumplir con los requerimientos de la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo en este sentido. En estos casos, con la anotación en la aplicación informática de los cambios que se produzcan, no será preciso el envío de documento alguno a Dirección General.
Es muy importante resaltar la obligatoriedad inmediata de mecanizar los datos de la contratación que se efectúe con el fin de que la aplicación informática de GESTIÓN DE PERSONAL esté perfectamente actualizada teniendo en cuenta, además, su repercusión en otras aplicaciones. Esa labor incluye como es sobradamente conocido la correcta grabación de los datos personales del trabajador, datos familiares, dirección, dato laboral, minusvalía en su caso y pensión o pensiones, titulación, ubicación departamental y física, jornada y horario. No hay que olvidar tampoco con respecto al trabajador que se encuentre en situación de agotamiento de IT o alta por informe propuesta, la obligatoriedad de marcar mediante MODIFICACIÓN (opción BAJA SOBRE BAJA), la fecha en que pasa a la situación de INCAPACIDAD PERMANENTE, de INCAPACIDAD PERMANENTE REVISABLE o GRAN INVALIDEZ.
14.11. De no estar dado de alta el trabajador que se pretenda contratar en el sistema de IBM, se solicitará el alta del mismo a Dirección General (Dirección de Recursos Humanos) con el envío de fotocopia del DNI de la persona a contratar y del documento correspondiente en el que se indique:

  • Fecha del alta.

  • Centro de Trabajo.


En caso de urgencia, se podrá enviar un correo electrónico con los mismos datos y además: número del DNI, nombre y apellidos completos sin abreviaturas, fecha y lugar de nacimiento.
La Dirección General mecanizará estos datos, que son los mínimos exigidos por la aplicación, y el Centro que ha pedido el alta deberá completar el resto, como se ha indicado con anterioridad.

15.- NOMBRAMIENTOS
15.1. Los Delegados Territoriales, Directores Administrativos y de Centro podrán efectuar el nombramiento y cese de los trabajadores que estimen oportunos para realizar las funciones propias de la Secretaría de Dirección del cargo directivo (conforme modelo anexo II), remitiendo a esta Dirección General (Dirección de Recursos Humanos) los correspondientes escritos de nombramiento y cese.
15.2. De igual forma, los Delegados Territoriales realizarán el nombramiento y cese de las Secretarías de los Presidentes del Consejo Territorial a propuesta de éstos, remitiendo a esta Dirección General (Dirección de Recursos Humanos) copia de los escritos de nombramiento y cese.
15.3 Cuando exista la necesidad de cubrir un puesto de forma estable, y se estime que el mismo puede ser ocupado por un trabajador de inferior categoría, los Centros autónomos efectuarán la oportuna propuesta mediante la aplicación informática ICAD (tipo 11.18) que será elevada a la Dirección de Recursos Humanos para su estudio y autorización, en su caso, con indicación del importe que se solicita de no contar con crédito presupuestario. Una vez aprobada la propuesta el responsable del Centro se lo comunicará por escrito al trabajador (conforme modelo anexo III) y, en este supuesto se le abonará la diferencia entre el salario base del puesto que ostenta y el del puesto para el que haya sido designado, tal y como determina el artículo 18 del XIII Convenio Colectivo.
Del escrito de designación y, en su caso, del cese se remitirá fotocopia a esta Dirección General (Dirección de Recursos Humanos). También se comunicará la designación al Comité de Empresa o Delegados de Personal y Delegados Sindicales del respectivo Centro.
De idéntica forma se actuará en el supuesto de tener que cubrir de forma estable un puesto de Especialista de Ventas por un trabajador de inferior categoría, si bien en este caso, una vez autorizada la propuesta ICAD, el encargo de funciones y el cese en las mismas, corresponderá a la Dirección General (Dirección de Recursos Humanos), conforme determina la Circular nº 17/2002, de 17 de octubre, de la Dirección Comercial y de Marketing o norma que la sustituya. Al igual que lo indicado en el párrafo anterior, la Delegación Territorial o Dirección Administrativa lo comunicará al Comité de Empresa y Delegados Sindicales del respectivo Centro.
Este mismo tipo de propuesta 11.18 será efectuada y aprobada por el propio Centro (incluidas las superiores categorías a Especialista de Ventas), cuando no haya ningún otro procedimiento legal para la cobertura temporal de un servicio inaplazable (vacaciones, IT, situación de maternidad o acogimiento y cualquier otra ausencia justificada de larga duración del titular), efectuando los mismos trámites de comunicación indicados en el párrafo anterior sin que sea necesario en estos supuestos el envío de fotocopia a la Dirección General.
15.4 Las peticiones de nombramientos y ceses de “Mandos Intermedios” que los Delegados Territoriales, Directores Administrativos y de Centro, soliciten a la Dirección General conforme a la Circular nº 10/2001, de 1 de junio, o norma que la sustituya, la cual regula el régimen organizativo y laboral de los mismos, se tramitarán por medio de la aplicación informática ICAD (tipo de propuesta 11.30), emitiéndose posteriormente por la Dirección de Recursos Humanos, una vez aprobado el nombramiento o cese respectivo, el escrito de nombramiento y cese con las condiciones correspondientes.


    1. Los nombramientos, o encargo de funciones distintos de los citados en esta instrucción 15, serán solicitados mediante nota justificativa por la Dirección del Centro respectivo para su valoración y estudio por parte de la Dirección de Recursos Humanos, procediéndose, en su caso, también por escrito a la emisión de la oportuna nota de autorización con el encargo o nombramiento respectivo y sus condiciones. El cese en estas situaciones también corresponderá a la Dirección General previa propuesta del Centro correspondiente.


Como es conocido, todos los nombramientos y ceses que se produzcan tendrán su repercusión en la aplicación informática de GESTIÓN DE PERSONAL. Por ello, cada vez que se realice un movimiento de este tipo, se mecanizará obligatoriamente y a la mayor brevedad en la citada aplicación como ya ha quedado indicado en el apartado de la contratación laboral.


16.- EXTINCIÓN DEL CONTRATO POR DIMISIÓN TÁCITA
16.1 La falta continuada de asistencia al trabajo sin causa justificada que se prolongue durante un período de diez días, sin que el trabajador se dirija a la ONCE para interesarse por su situación laboral, sin que entre en contacto con el Centro, ni comunique ningún tipo de incidencia, se entenderá como dimisión voluntaria, quedando extinguida la relación contractual de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 49.1.d) del Estatuto de los Trabajadores, y 45.2 del XIII Convenio Colectivo.
16.2 Una vez transcurrido este plazo de diez días de inasistencia injustificada, sin ningún tipo de contactos con el trabajador, se comunicará este hecho a la Dirección de Recursos Humanos de la Dirección General, precisando la situación en la que se encuentra el interesado, y detallando todas las circunstancias de la inasistencia y los antecedentes del trabajador. Esta comunicación se efectuará en la forma más ágil y rápida, bien por teléfono, fax (al nº 91 589.02.41), o correo electrónico, sin perjuicio de su confirmación por escrito mediante Nota.
Por la Dirección General se contestará en breve plazo, impartiendo instrucciones sobre las medidas a adoptar en cada caso. No se entenderá rescindido ningún contrato por este motivo por los respectivos Centros, sin consultar previamente con la Dirección de Recursos Humanos de la Dirección General.


    1. Durante el periodo de diez días de inasistencia injustificada a que se refiere la instrucción 16.2, se mantendrá el alta en Seguridad Social cotizando por las bases mínimas de su grupo de cotización.


Si el trabajador, antes de transcurridos diez días de inasistencia al trabajo, presentara un parte de baja por IT, se le aceptará y tramitará éste, poniendo fin a su situación irregular, y sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias que procedan por las faltas anteriores.

17.- EXTINCIÓN DEL CONTRATO POR CAUSAS OBJETIVAS
17.1 El Estatuto de los Trabajadores recoge, en su artículo 52, cuatro tipos distintos de causas que legitiman la extinción del contrato del trabajador por circunstancias objetivas derivadas de su falta de capacidad o de necesidades de funcionamiento de la Empresa
17.1.1 Por ineptitud del trabajador conocida o sobrevenida con posterioridad a su colocación efectiva en la empresa. La ineptitud existente con anterioridad al cumplimiento de un período de prueba no podrá alegarse con posterioridad a dicho cumplimiento (artículo 52.a. E.T.).
17.1.2 Por falta de adaptación del trabajador a las modificaciones técnicas operadas en su puesto de trabajo, cuando dichos cambios sean razonables y hayan transcurrido como mínimo dos meses desde que se introdujo la modificación. El contrato quedará en suspenso por el tiempo necesario y hasta el máximo de tres meses cuando la empresa ofrezca un curso de reconversión o de perfeccionamiento profesional a cargo del organismo oficial o propio competente, que le capacite para la adaptación requerida. Durante el curso se abonará al trabajador el salario medio que viniera percibiendo (artículo 52.b. E.T.).
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