Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional




descargar 440.36 Kb.
títuloUnidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional
página7/13
fecha de publicación05.03.2016
tamaño440.36 Kb.
tipoDocumentos
med.se-todo.com > Derecho > Documentos
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13

4. 2. PROCESO DE IMPLANTACIÓN
La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectiva­mente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio.
La implantación consta de las fases siguientes:
1. Preparación del programa.
2. Integración de recursos.
3. Ejecución del programa.

1. Programa De Implantación
El primer paso para iniciar la implantación consiste en determinar las actividades deben desarrollarse y la secuencia para su realización. Esta etapa se describe mediante un diagrama o red de flechas semejante al que se muestra en la siguiente figura.
Modelo de red de actividades para la implantación de un estudio organizacional
El paso siguiente será estimar el personal, las instalaciones, el mobiliario, el equipo y la documentación técnica y normativa de apoyo que serán necesarios para realizar la implantación.
Asimismo, deben fijarse el tiempo y las fechas en que habrán de iniciarse y terminar cada una de las actividades del programa, estableciendo claramente la responsabilidad de su ejecución y el tipo de reportes con los que se informarán los avances.
Por último, en el programa debe precisarse el método de implantación que se considere más viable de acuerdo con las siguientes condiciones:
a) Tipo de estudio.
b) Alcance.
c) Recursos asignados.
d) Desarrollo tecnológico de la organización.
e) Nivel técnico del personal.
f) Respaldo de los niveles de decisión.
g) Ambiente.


Métodos De Implantación
Existen varios métodos para traducir las acciones de mejoramiento en contribuciones específicas a la organización estudiada, entre los que destacan los siguientes:
Método instantáneo. Por lo general, si las medidas de mejoramiento derivadas del estu­dio son relativamente sencillas; no involucran un número excesivo de unidades admi­nistrativas; no implican un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones; o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa, puede utilizarse este mé­todo, que además es de los más aceptados en la práctica.
Método del proyecto piloto. Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estu­dio sólo en una parte de la organización, con el fin de medir sus efectos. Debe enten­derse que esto es más viable cuando existen condiciones de trabajo más o menos homo­géneas en toda la organización. Su principal utilidad radica en que permite introducir cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efec­tividad de la propuesta antes de instrumentarla en forma global. Su posible desventaja radica en que no siempre es posible asegurar que lo que es válido para una parte de la organización lo es también para el resto.
Método de implantación en paralelo. Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implican el manejo de mucha información o de información estratégica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de todo un siste­ma de trabajo. Este método representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto de las condiciones tradicionales como de las que se van a implantar. Así se efectúan modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que se suspendan las anteriores.
Este método permite que cualquier contingencia pueda afrontarse sin precipitaciones y que el personal que se encargará de las nuevas funciones, sistemas, procedimien­tos, etc., se familiarice con ellos sin la presión que significa cometer errores de efectos irreversibles.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Quizá este método sea el más adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud. Consiste en seleccionar parte o pequeñas porciones del mismo e implantarlas sin cau­sar grandes alteraciones; el paso siguiente se dará sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitirá un cambio gradual y controlado.
Combinación de métodos. Consiste en la aplicación de más de un método para realizar un estudio, tomando en cuenta el efecto que los cambios puedan generar en la organi­zación.
Independientemente del método que se seleccione, hay que considerar la posibilidad de servirse de recursos como la simulación y la realidad virtual como herramientas de asistencia para la dimensión y el desarrollo estratégico de la implantación del estudio.
2. Integración De Recursos
Una vez estructurado el programa de implantación, deben reunirse en primer lugar los recursos humanos, materiales y tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.
Después será necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar téc­nica y normativamente la implantación, como guías, manuales, instructivos y todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del trabajo a su cargo. Asimismo, convendrá mantener una comunicación permanente entre todo el personal responsable de esta tarea a efecto de garantizar la fluidez de sus acciones.
Debe procederse también al acondicionamiento físico de las instalaciones, haciendo los arreglos necesarios en el lugar donde desarrollen sus labores.
Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para implantarlo, deberá capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecución para que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.
3. Ejecución Del Programa De Implantación
Cumplidos los pasos anteriores, debe implantarse el estudio mediante el método selec­cionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.
Cuando se inicie la implantación, será necesario que tanto el personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio reciban la información y orien­tación oportunas para interactuar en condiciones óptimas.
En forma simultánea, deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione normalmente, mediante la verificación y valoración de sus avances.

Acciones De Apoyo A La Implantación
En virtud de que un estudio busca optimizar el funcionamiento de una organización, las medidas de mejoramiento administrativo que se desprendan de él deben vincularse con los aspectos sustantivos para que no se les conciba como una serie de acciones aisladas y abstractas, sino que se desarrollen en forma articulada, de manera tal que se pueda imprimir congruencia al proceso en su conjunto y al logro efectivo de los objetivos.
Por otra parte, no hay que perder de vista que todo cambio o modificación que pre­tenda introducirse en una organización puede encontrar resistencia entre las personas que participan en él, ya que una acción de esta naturaleza generalmente lleva consigo una reforma estructural funcional, de procedimiento o tecnológica, y aunque en múl­tiples ocasiones los interesados se percatan de ello, no siempre se esfuerzan en minimi­zarla y lograr su aceptación por parte del personal.
Para que el cambio tenga éxito es indispensable un clima organizacional que le per­mita realizarse y mantenerse. Para ello, es de suma importancia que los responsables de difundirlo tomen en cuenta las opiniones, puntos de vista, sugerencias y, en general, las aportaciones del personal que puedan enriquecerlo, pues es éste el que vive la realidad cotidiana del trabajo y, por tanto, conoce los obstáculos y las facilidades que podrían presentarse al implantarlo.
Así como es básica la participación de los miembros de la organización involucrados en el desarrollo del estudio, resulta igualmente importante convencer al resto del per­sonal acerca de los beneficios que aquél puede generar. Cambiar por cambiar no es recomendable: un cambio debe encerrar un mejora­miento, y esto debe hacérsele sentir al personal para que lo reconozca y acepte.
Para implantar con éxito un estudio y las medidas de cambio que de él puedan des­prenderse, es necesario realizar cambios en la cultura administrativa valores consuetu­dinarios, nivel de conciencia, actitudes, costumbres, hábitos y tradiciones de manera que permitan asimilar los nuevos patrones y modelos de organización; esto hará posible que el personal no sólo se adapte al cambio, sino que lo propicie y lo sostenga.
Evaluación
Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios e innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de éstas.

Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros delineado; en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejoramiento introducidas.
4. 3. APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL
El aprendizaje organizacional es un proceso mediante el cual las entidades, grandes o pequeñas, públicas o privadas, adquieren y crean conocimiento, a través de sus trabajadores, con el propósito de convertirlo en conocimiento institucional, que le permita a la organización adaptarse a las condiciones cambiantes de su entorno o transformarlo. Existen dos rutas de aprendizaje organizacional: del individuo a la organización y de la organización al individuo. En el primer caso, conocimiento clave que está en los trabajadores se identifica, se hace explícito, se documenta e institucionaliza. En el segundo caso, conocimiento organizacional existente se facilita para que sea interiorizado por los trabajadores de la entidad.
Para tener un más profundo y mejor conocimiento del aprendizaje organizacional es necesario definir los siguientes conceptos:
El primer concepto clave es el de intelecto, el cual consiste en la capacidad humana de ir al interior de las cosas para leer, saber, entender y crear conocimiento. En una frase, es la capacidad para desarrollar de una manera racional la inteligencia.
El objeto más elemental de la inteligencia es el dato, el cual representa un objeto o evento observable; cuando reunimos y ordenamos una serie de datos tenemos el siguiente nivel cognoscitivo, que es la información, en la que ya encontramos un significado humano asociado a un objeto o evento observable. A partir de la información ordenada, clasificada, sistematizada, llegamos al conocimiento propiamente dicho, el cual puede definirse de distintas maneras: a) aseveraciones que sirven como modelos de conducta, b) entendimiento teórico o práctico de una materia, c) información aplicada, d) proceso de síntesis en el cual cierta información es comparada con otra y se combina para establecer relaciones significativas, e) información almacenada, o modelos, que es utilizada por una persona para interpretar, predecir, y responder apropiadamente al mundo exterior.
Las Organizaciones Del Siglo XXI
Condiciones del entorno. Los revolucionarios avances en la tecnología de información refuerzan los cambios económicos y sociales que están transformando los negocios y la sociedad. De esta revolución emerge un nuevo tipo de economía la economía de la información en la que ésta es un recurso crítico. En el ámbito social también está emergiendo una nueva sociedad caracterizada por sus cada vez más amplias capacidades informativas que la hacen sustancialmente distinta de la sociedad industrial del capitalismo. Es mucho más competitiva, más democrática, menos centralizada, menos estable, más dispuesta a orientarse a las necesidades individuales, y más preocupada por el deterioro ambiental. Y las organizaciones que conforman esta nueva sociedad tampoco son lo que solían ser.

Organizaciones inteligentes. Capaces de crear, desarrollar, difundir y explotar el conocimiento para incrementar su capacidad innovadora y competitiva. Son las empresas que sobrevivan a la competencia cada vez más estrecha por los insumos y los mercados, las organizaciones que sean capaces de transformar la información en conocimiento mediante procesos de aprendizaje dirigidos. La creación o desarrollo de empresas inteligentes ha sido una preocupación de muchos investigadores sociales y directivos de empresas. La corriente humanista de los años cincuenta, y las propuestas del desarrollo organizacional (DO) de los años sesenta, fueron pioneras en esta búsqueda por mejorar la capacidad adaptativa de las empresas, para afrontar con mayores posibilidades de éxito los cambios vertiginosos del entorno.

¿Como Adquirimos El Conocimiento?
Teorías del conocimiento. Las teorías del conocimiento se han debatido entre el racionalismo y el empirismo; el primero fundado en la capacidad intelectual, y el segundo en la experiencia del sujeto cognoscente.
Modelos De Aprendizaje
El ciclo de aprendizaje que propone David Kolb parte del hacer (acción humana), a la que sigue una reflexionan acerca de las circunstancias y el resultado de la acción, se abstraen sus principales características o significados compartidos para crear el nuevo conocimiento y, si se toma una nueva decisión que modifica la acción original, con lo que se ha logrado el aprendizaje al mostrar una nueva conducta propicia a la adaptación y dirigida hacia el nuevo objetivo.
Charles Handy hace surgir el aprendizaje a partir de preguntas, problemas o necesidades de las personas, grupos u organizaciones, las cuales dan lugar a nuevas ideas, a manera de respuestas que se ponen a prueba y, mediante la reflexión, se identifican las mejores soluciones y se logra el aprendizaje.



4. 3. 1. EMPLEADOS EN EMPOWERMENT

¿Qué Es Empowerment?
Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidadautoridad y compromiso para servir mejor al cliente.
Empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo.
Empowerment es una herramienta de la calidad total que en los modelos de mejora continua y reingeniería, así como en las empresas ampliadas provee de elementos para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a su desarrollo.
¿Qué Es Un Equipo Con Empowerment?
Son grupos de trabajo con empleados responsables de un producto, servicio que comparten el liderazgo colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones relacionadas con el método de trabajo.
Características De Equipos Con Empowerment:
Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas.
Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información.
El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios.
Son comprometidos flexibles y creativos.
Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones.
Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la confianza.
Tienen una actitud positiva y son entusiastas.

¿Cómo Integrar A La Gente Hacia El Empowerment?
Existe una premisa que dice: " La gente hace lo que usted espera que hagan". Lo cual es un arma de dos filos. Si usted no espera nada de ellos, evidentemente, la gente no hará nada. Pero si usted espera todo, entonces hará muchas cosas para que la gente de los resultados esperados.
Los tres elementos para integrar a la gente son:
? Las Relaciones. Las cuales deben ser efectivas y sólidas.
? La Disciplina. Debe existir un orden y se deben definir los roles.
? El Compromiso. Congruente y decidido en todos los niveles, pero promovido por los lideres y agentes de cambio.

Empowerment Es Total
Los gerente con empowerment motivan a su personal involucrándolos y compartiéndolos en las tareas que tienen que hacer, no forzándolos ha hacerlas empleando el deseo natural de la gente de ser útil y de hacer notoria la diferencia entre el modo y la forma en que enfocan sus actividades. Lo frecuente en las organizaciones es recompensar únicamente a la gente por su esfuerzo individual y no por trabajo en equipo, el gerente con empowerment trata de enseñar nuevas recompensas por trabajar en equipo, compartir y ayudarse entre si.
¿Qué Motiva A Sus Empleados?
Las siguientes son las motivaciones tradicionales:
Seguridad en el trabajo
Recompensa económica.
Promociones.
Todos pueden ser un VIP
Validación:
Respeto a los empleados como personas
Flexibilidad para cubrir las necesidades personales
Fomentar el aprendizaje el crecimiento y habilidades nuevas.
Información:
Conocer porque se hacen las cosas
Obtener información interna acerca de la compañía.
Participación:
Empleados con control sobre la forma de hacer su propio trabajo.
Intervención a las decisiones que los afectan.
La clave para crear un lugar de trabajo con empowerment es explorar entre esas nuevas motivaciones para crear un lugar de trabajo donde la gente quiera trabajar, esto significa que es mas fácil que sus empleados le ayuden a hacer un buen trabajo si se sienten tratados como gente y siente que la organización va a tener en cuenta sus necesidades, si sabe por que están haciendo las cosas y si pueden ayudar a hacer la mejor manera de realizar su trabajo.
Organización De Empowerment
Desde el principio de los setenta las organizaciones en todo el mundo empezaron a reemplazar su estructura tradicional por un mayor compromiso y alta involucración del personal.
La estructura tradicional esta hecha en forma de pirámide, en donde las funciones son altamente especializadas, sus limites son claras y hay un control de los supervisores para asegurar que el trabajo sea rápido y consistente, en conclusión la gente que ocupa la punta de la pirámide es la gente que planea y piensa mientras que los niveles más bajos son los hacen el trabajo.La estructura de involucración del personal y un mayor compromiso esta en forma de circulo o de red por que puede verse como un conjunto de grupos o equipos coordinados trabajando en función de un mismo objetivo.
Características del círculo:
El clienteesta en el centro.
Se trabaja en conjunto cooperando para hacer lo que se debe.
Comparten responsabilidad, habilidad y autoridad.
El control y la coordinación vienen a través de continua comunicación y decisiones.
Los empleados y el gerente tienen capacidad para trabajar con otros.
Hay pocos niveles de organización.
El poder viene de la habilidad de influir e inspirar a los demás no de su jerarquía.
Las personas se manejan por si mismas y son juzgados por el total de su trabajo el enfoque es hacia el cliente.
Los gerentes son los que dan energía proveen las conexiones y dan empowerment a sus equipos.

¿Cómo Crear Una Empresa Con Empowerment?
Puestos ideados para que el empleado tenga sentido de posesión y de responsabilidad. Los atributos que deben de tener son los siguientes:
Responsabilidad y autoridad.
Diversidad.
Reto.
Rendimiento Significativo.
Poder para la toma de decisiones.
Cambios en las asignaciones de trabajo.
Atención a un proyecto hasta que se concluya.
Además el puesto debe dejar determinar la responsabilidad que el trabajo implica. Deben existir indicadores que permitan saber si sé esta cumpliendo con lo que se espera de la gente en cada puesto. Solo la posibilidad de auto elevarse permite el acceso a la mejora continua.
Equipos De Trabajo
Estos deben ser organizados y deben asignárseles sus responsabilidades:
Mejorar calidad.
Auditoria de calidad.
Selección del líder.
Rotación de puestos.
Organización interna.
Planificación.

Capacitación Integral
Diseñar un plan de capacitación integral, además del entrenamiento en habilidades de equipo, deben desarrollar habilidades técnicas y de acuerdo a cada puesto de trabajo.
Entrenamiento en habilidades interpersonales para resolver problemas, que consisten en:
Controlar conflictos.
Resolver Problemas.
Evaluar Diferencias.
Apoyar a sus compañeros.
Ayuda en toma de decisiones.
Participar en reuniones.
Comunicar ideas.
Organizarse.
Desarrollar el liderazgo
La capacitación no se refiere solamente a un "curso", es algo más. Un curso para empezar esta bien, pero los lideres a todos los niveles tienen la responsabilidad de dar seguimiento a lo aprendido, de permitir que se aplique, y se desarrolle día a día a su gente. Conforme la gente va desarrollando los valores intrínsecos del facultamiento, mas entrenamiento va a necesitar:
Mantenga e incremente la autoestima.
Escuche y responda con empatia.
Pida ayuda y aliente la participación.
Desarrollar visión compartida y promover valores claros y entendibles.
Diseñar adecuadamente puestos.
Crear sistemas que apoyen.
Establecer esquemas de comunicación adecuadas.
Selección cuidadosa del personal.
Dar entrenamiento.

Conocimiento, Calidad Y Empowerment
Edward Deming, relacionaba el conocimiento profundo con la calidad. Lograrla dependía del uso que le dábamos a tal conocimiento, el cual se define como una mezcla de cuatro factores principales:
El entendimiento de la psicología del ser humano.
La manera en que la gente aprende.
El sistema bajo el cual trabaja.
El sistema de medición usado para identificar consistentemente la variabilidad en la producción o prestación de servicios.
¿Para Qué Es Necesario El Empowerment?
Es necesario par el éxito de los negocios. Este debe ser medido en términos de satisfacción al cliente, mejora de los resultados financieros y desarrollo de su gente.
Las empresas deben revisar la cultura existente e histórica así como las estructuras; y desarrollar acciones específicas para cambiar lo que sea inadecuado.
"La gente en todos los niveles de la organización no puede abrazar el empowerment de la noche a la mañana. Lograrlo, requiere tener objetivos consistentes, un enfoque adecuado, entrenamiento, reconocimiento y retroalimentación".
Proceso, Responsabilidad y Aprendizaje
Empowerment requiere de tres cambios importantes en las resoluciones de todos los que forman una organización.
Hacia el proceso
Además de alcanzar sus objetivos en grupo de trabajo debe analizar la forma de alcanzarlos. Debe ser capaz de lograr sus objetivos otra vez, y hacer las cosas mejor la próxima vez, desarrollando una conciencia de cómo se hacen las cosas y este entendimiento debe ser compartido.

Hacia la responsabilidad
En un equipo de trabajo con empowerment todos comparten responsabilidad, que tradicionalmente solo tenia el líder. Si cualquier empleado ve un problema o tiene una idea es responsable de comentarlo o de traerlo a la atención del grupo la idea debe ser respetada, y todo el mundo debe participar para que el grupo crezca y se desarrolle. No es suficiente que el líder del grupo sea el único que se preocupe por ello.
Hacia el aprendizaje
La organización tradicional era reactiva hacia los planes de alta gerencia o al ambiente de negocios en la organización de empowerment, cuando el personal esta deseando acción, busca y resuelve problemas, toma riesgos, expresa y trabaja en conjunto. No espera a que les digan las cosas, y no están paralizados ni por miedo ni por preocupación.
Empowerment Y Calidad
La calidad total se basa en el apoderamiento (empo­werment) de las personas. Empowerment significa pro­porcionar a los empleados las habilidades y la autoridad para que tomen decisiones que tradicional-mente eran dadas a los gerentes. Significa también la habilitación de los empleados para solucionar los pro­blemas del cliente sin consumir tiempo para la aproba­ción del gerente. El empowerment trae una diferencia significativa en la mejora de los productos y servicios, en la satisfacción del cliente, en la reducción de costos y de tiempo, trayendo economías para la organización y satisfacción de las personas involucradas.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13

similar:

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconDiseño organizacional y documentos normativos

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconEje articulador: ¿Cómo son los seres que me rodean? Unidad 1 Proceso:...

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional icon1. 7 Diseño del producto y proceso

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconUnidad III. Introducción al Diseño Experimental

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconDiseño de una plataforma virtual para el proceso de alfabetización...

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconDiseño de una plataforma virtual para el proceso de alfabetización...

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconSecuencia parcial de fotos del proceso de diseño de los prototipos...

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconEn este trabajo se estudia el proceso de diseño de las trabes cajón...

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconReingenieria organizacional

Unidad 1 El Proceso de Diseño Organizacional iconResumen En el siguiente artículo se presentan el proceso y algunos...


Medicina



Todos los derechos reservados. Copyright © 2015
contactos
med.se-todo.com