Competencias a desarrollar (Proyecto Tuning) X




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EL INFORME


Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto.

Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:

Proceso de preescritura

Análisis cuidadoso del asunto o problema

Obtención de los datos requeridos

Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas

Bosquejo del informe

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:

    • Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.

    • Índice: es igual al que se usa en un libro.

  • Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.

  • Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.

  • Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.

  • Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

  • Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.

  • Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.

  • Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.

  • Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.

EL ACTA


Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:

  • Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.

  • Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.

  • Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.

  • Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.

  • Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.

  • Lugar en donde se efectuó la reunión.

  • Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

  • Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.

  • Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.

  • Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.

  • Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.

  • DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum

En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.

  • Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.



  • Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

Aspectos generales

  • Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.

  • Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.

  • Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.

  • Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.

  • En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.

  • En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

  • En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.

  • Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.

  • Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.

  • Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.

AVISO

Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales elementos son:

  • Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.

  • Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.

  • Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado.

  • Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.

MEMORANDO

Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:

Para: Nombre y cardo del destinatario

De: Dependencia o cargo del remitente

Asunto: Tema central del comunicado

Fecha: Día, mes y año del comunicado

Firma: Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

  • Utilizar papel con membrete de la empresa

  • Escribir párrafos cortos

  • Concluir con saludo

  • Colocar la fecha en la parte inferior izquierda

  • Firmar debajo de la fecha

Elementos de una circular

  • Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

  • Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.

  • Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.

  • Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.

5. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

  • Se recomienda escribir las siglas con mayúsculas fijas.

  • Las siglas no tienen plural. Si se pretende pluralizarlas, este accidente lo sufre el artículo que las acompaña. Ejemplo: las ONG de educación.

  • Las siglas se escriben sin punto entre las letras que las componen. Ejemplo: EPM, y no E.P.M.

  • Las abreviaturas deben omitirse, hasta donde sea posible, en el cuerpo de un informe. Su uso más frecuente se presenta en las citas bibliográficas. Si la abreviatura contiene la sílaba tildada de la palabra completa, debe tildarse la abreviatura. Ejemplos: Ibíd., por ibídem; pág. , por página; admón., por administración. Toda abreviatura termina con punto.

  • La expresión a nivel debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el ámbito.

  • La expresión al interior debe reemplazarse, cuando no se puede eliminar, por en el interior.

  • La palabra normatividad no existe; en su reemplazo debe usarse normativa.

  • Los anexos se señalan con letra mayúscula. Ejemplo: Anexo A

7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS

Este documento es un extracto del texto: Guía para la elaboración y presentación de trabajos de investigación, de acuerdo con la norma 1486 de ICONTEC, preparado por Betty Marting Utermil, miembro del Comité de la Quinta Actualización, año 2002, de la norma mencionada. El libro fue publicado por Ediciones Jurídicas Gustavo Ibáñez Ltda., Bogotá.

NORMA 1075

DIVISIONES Y SUBDIVISIONES EN DOCUMENTOS ESCRITOS

  • Para la numeración se emplean números arábigos.

  • Cada división principal puede subdividirse en cualquier número de subdivisiones. Sin embargo, es aconsejable limitar el número de subdivisiones para que los números de referencia sean fáciles de identificar, leer y citar.

  • Se coloca un punto entre los números que designen las subdivisiones. El punto final es opcional, pero su empleo u omisión debe generalizarse.

Ejemplo:

Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel

1. 1.1. 1.1.1.

2. 2.1. 2.1.1.

1 1.1 1.1.1

2 2.1 2.1.1

NORMA 1487

CITAS Y NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. DEFINICIONES

Bibliografía: lista alfabética de fuentes documentales, registradas en cualquier soporte, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.

Cita: pasaje, párrafo proposición o ideas que se extraen de la obra de un autor para corroborar o contrastar lo expresado.

Cita de cita: cita que se hace de un autor que, a su vez, la ha tomado de otro.

Cita directa o textual: cita en la cual se hace transcripción de las palabras textuales de un autor.

Cita indirecta: cita que hace mención de las ideas de un autor, con las palabras de quien escribe.

Espacio: distancia horizontal entre dos caracteres, generalmente del tamaño de un carácter.

Ibíd.: abreviatura tomada de la palabra ibídem, cuyo significado es “en el mismo lugar”.

Op. cit.: abreviaturas tomadas de las palabras latinas opus citato, cuyo significado es “en la obra citada”.

Referencia bibliográfica: conjunto de elementos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o de parte de ella.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos o impresos en línea horizontal.

Superíndice: número arábigo consecutivo, colocado un poco alzado del renglón, antes o después de una palabra o frase.

2. REQUISITOS ESPECÍFICOS

2.1. Cita directa o textual breve

Consta de menos de cinco renglones. Se presenta inserta dentro del texto, entre comillas. El número superíndice correspondiente se coloca al final, después de las comillas y antes del signo de puntuación. No se deja espacio entre las comillas de apertura y la primera letra de la cita ni entre el signo de puntuación que corresponda y el superíndice.

Ejemplo:

Ander Egg presenta la siguiente definición: “Es un procedimiento reflexivo, sistemático, controlado y crítico que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes en cualquier campo del conocimiento humano”.1

El pie de página correspondiente se registra como sigue:

____________

1 ANDER EGG, Ezequiel. Técnicas de investigación social. Buenos Aires: Humánitas, 1969, p.28.

2.2. Cita directa o textual extensa

Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de entre cuatro y seis espacios, que se conserva hasta el final. La cita se escribe a un renglón, sin comillas y se separa del texto por dos renglones.

Ejemplo:

A propósito del análisis de riesgo, Royal P. Fisher dice:

Un análisis de riesgo o valoración puede ser efectuado en cualquier momento. Sus objetivos son:

  1. Ayudar en la identificación de exposiciones.

  2. Ayudar en la cuantificación de los valores de las exposiciones.

  3. Permitir un ranking de exposiciones por prioridades.

  4. Servir como base para el análisis del coste eficaz2.

El pie de página correspondiente se registra como sigue:

____________

2 FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1998, p.83.

  • En las enumeraciones de una cita, cuando el texto de un numeral ocupe más de un renglón, todos terminan en punto.



  • Cualquier modificación que el autor del trabajo realice en una de estas citas aparece entre paréntesis rectangular. ([ ]).



  • Cualquier omisión se indica con tres puntos suspensivos.
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