Manual de procedimientos de contrataciones y adquisiciones




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RECEPCIÓN

Y


ALMACEN


CONTROL DE

STOCK

CONTRATACIONES

Y ADQUISICIONES


DISTRIBUCION


Las Oficinas de Abastecimientos de las UU/O deberán estar a cargo de un Oficial Superior con apoyo de los elementos de los SS TT.


  1. UNIDADES DE OPERACIÓN




    1. Las UU/O son dependencias que gozan de autonomía administrativa, tienen asignación de Fondos por “Encargo” (*), cuentan con facultades delegadas por el Comandante General del Ejército en su calidad de Máxima Autoridad Administrativa, para realizar o cancelar procesos de selección y capacidad para contratar de acuerdo con las normas de la Ley, el Reglamento y de las disposiciones internas dictadas por la Comandancia General del Ejército.


(*) Actualmente funcionan con fondos por “ENCARGO”; cuando se complete el SIAF 2 las UU/O recibirán directamente los recursos financieros.


    1. Cuando la UU/O dispone de un Elemento Dependiente con autonomía administrativa y tenga facultad para contratar, en ambos casos podrá ser considerado como un Órgano Desconcentrado, pudiendo computarse para cada órgano los montos referidos en los Arts. 27°, 28° y 29° del Reglamento, siempre y cuando la adquisición o contratación sea efectuada directamente por éste, para su utilización o consumo. Al respecto, se asume también que cada órgano puede formular su respectivo Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones e incluirlo como Anexo en el Plan de la U/O, a efecto de consolidar la información pertinente.




  1. ORGANIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DE LAS UNIDADES DE OPERACIÓN


ORGANIZACION

OCA





CONTRATACIONES Y

ADQUISICIONES


CONTRATOS Y

SEGUIMIENTOS

INFORMACION Y

REGISTRO DE LOS PROCESOS DE

SELECCION


  1. FUNCIONES GENERALES DE LAS OFICINAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS UNIDADES DE OPERACIÓN




    1. Confeccionar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones (Secciones Pública y de “Carácter de Secreto Militar”), en base a las cifras definitivas aprobadas en la Ley Anual del Presupuesto y asignadas a la Unidad ejecutora y distribuidas a cada U/O por la OPPE.




    1. Remitir el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de Carácter Administrativo y Operativo y de “Carácter Secreto Militar”, a la Sub Dirección de Planeamiento de la DILOGE (Departamento de Contrataciones y Adquisiciones), dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la aprobación del PIA, cada hoja del Plan Anual debe estar visada por el Jefe de la Unidad de Operación.




    1. Gestionar la aprobación, ante el Jefe de la Unidad de Operación del Expediente Técnico del Proceso de selección a realizar, el cual debe estar considerado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.




    1. Proponer la designación, mediante Resolución, a los miembros titulares y suplentes del Comité Especial o Comité Especial Permanente, acatando las pautas especificadas en el Sub-Capítulo III “Del Comité Especial” que se indica en el Reglamento.




    1. La designación de todo Comité Especial del nuevo ejercicio (Para Licitaciones y Concursos Públicos), deberá efectuarse treinta (30) días antes de su convocatoria, dependiendo del número de procesos que considere el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.




    1. Notificar a los Miembros de los Comités Especiales y Comité Especiales Permanentes su designación, así como hacer entrega del Expediente Técnico debidamente aprobado.




    1. La designación del Comité Especial Permanente del nuevo ejercicio (Para Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía), deberá efectuarse al cese de las funciones del Comité Especial Permanente del ejercicio anterior. En forma excepcional, el Jefe de la U/O podrá autorizar la designación de más de un (01) Comité Especial Permanente (Por ejemplo para bienes y servicios así como para la Ejecución de Consultorías y Obras).




    1. Apoyar al Comité Especial y/o Comité Especial Permanente, en la Publicación del Aviso de Convocatoria Publica, Venta de Bases, Publicaciones de Aviso de la Buena Pro, Declaraciones Desiertas y Cancelación de Procesos.




    1. Presentar el Contrato ante el Jefe de la Unidad de Operación, para la suscripción respectiva.




    1. Corresponde a la dependencia encargada de las Contrataciones y Adquisiciones la ejecución contractual de los Procesos de Selección en base a la información que le alcance (Expediente Técnico) el Comité Especial o Comité Especial Permanente.




    1. Gestionar ante la Sub-Dirección de Planeamiento (Departamento de Contrataciones y Adquisiciones) de la DILOGE la aprobación de modificaciones del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, así como las Exoneraciones a los Procesos de Selección de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicaciones Directas.




    1. Efectuar consultas para la correcta aplicación del TUO de la Ley y su Reglamento, planteando sugerencias sobre modificaciones necesarias.




    1. Formular las Ordenes de Compra u Ordenes de Servicio a base del contrato suscrito.




    1. Solicitar a la oficina de presupuesto de la UU/O la afectación presupuestaria de las Ordenes de Compra y las Ordenes de Servicio de acuerdo a la cadena programática del gasto.




    1. Aprobación de la Orden de Compra u Orden de Servicio y gestionar su visación a cargo del Jefe de la Unidad de Operación.



    1. Mantener actualizado el Registro y Archivo de las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio.




    1. Mantener actualizado el “Registro de Procesos de Selección y Contratos”.




    1. Formular los Pedidos de Comprobantes de Salida y llevar un efectivo control de los artículos almacenados.




    1. Confeccionar y remitir a la Sub Dirección de Planeamiento (Departamento de Contrataciones y Adquisiciones) de la DILOGE lo siguiente:




      1. La información trimestral de procesos de selección concluidos, de acuerdo a los formatos pertinentes (Anexo N° 07 y Apéndices correspondientes) dentro de los cinco (05) primeros días de los meses de Abril, Junio, Octubre y Enero correspondientes al primer segundo, tercer y cuarto trimestre respectivamente.




      1. La solicitud de exoneración a Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, adjuntando el informe Técnico y Legal, así como, la opinión previa emitida por la Contraloría General de la República en la adquisición de bienes, servicios y obras con el “Carácter de Secreto Militar”.




      1. La justificación sobre la solicitud de modificaciones en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones con respecto a las licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicicaciones directas y adjudicaciones de menor cuantía, de ser el caso, para su aprobación por el Señor General del Comandante General del Ejército.




      1. Copia de las resoluciones que resuelven los recursos de apelación o revisión, con sus respectivos informes sustentarios, de ser el caso.




      1. Copia del expediente de la denuncia ante el Tribunal del CONSUCODE, de los postores o contratistas que hayan incumplido con las normas de la Ley y el Reglamento, adjuntando la documentación pertinente.




      1. Copia de la resolución del Tribunal del CONSUCODE que sanciona a los postores o contratistas.



CAPITULO 4

FORMULACION DEL PLAN ANUAL
SECCION I



  1. FORMULACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES


Se desarrolla con anterioridad a la ejecución de los procesos de selección. En esta fase, la U/O, a través de su oficina de Programación, deberá realizar las tareas siguientes:


    1. Coordinar con las áreas usuarias y elementos dependientes de la U/O, para determinar sus requerimientos de bienes, servicios, consultorías y obras para todo el ejercicio presupuestal, en los cuales indicarán sus características y especificaciones técnicas adecuadamente definidas, fechas de uso, entre otros orientadas al cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales del año fiscal siguiente, información que debe quedar plasmada en los cuadros de necesidades. Para los efectos de la Ley y Reglamentaciones, las Consultorías estarán consideradas en el rubro “Servicios” información que debe quedar plasmada en los cuadros de necesidades.




    1. Elaborar el estudio de mercado para fijar y definir las características y especificaciones técnicas de los bienes, servicios y obras requeridos; así como, para determinar y sustentar sus valores estimados a través de cotizaciones formales, determinar las condiciones y fechas en que serán adquiridos o contratados y los proveedores existentes en el mercado.




    1. Determinar el tipo de proceso de selección por efectuar en base a los montos anuales requeridos por toda fuente de financiamiento y por cada tipo de bienes, servicios y obras (Anexo N° 01).




    1. Indicar el código de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) que mas se adecué al objeto de la adquisición y contratación (Anexo N° 10).




    1. Se deberá considerar, cuando corresponda, las Contrataciones y Adquisiciones que tengan financiamiento externo, que se encuentren comprendidas en el Artículo 49° de la Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y aquellas que se convocarán mediante el Sistema de Evaluación Internacional de Procesos a que se refiere el Decreto Ley N° 25565, las cuales se regirán de acuerdo a las pautas señaladas en la tercera y quinta disposición complementaria de la Ley y el Reglamento, respectivamente.




    1. El resultado de estas acciones debe dar origen a la formulación del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, el mismo que sirve de sustento de la propuesta de la U/O del año siguiente, el cual debe ser considerado en el Estado de Relevo y que de ser el caso, podrá ser modificado en base a la cifra definitiva del presupuesto aprobado en la Ley Anual del Presupuesto, el cual es asignado a la unidad ejecutora 003 y distribuida a las UU/O mediante el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) del Ejército, a través de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Ejército (OPPE), dando como resultado el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones definitivo.




    1. La presentación del Plan Anual deberá sujetarse a los formatos establecidos (Anexo N° 02 y 03) y a los plazos respectivos (Anexo N° 07), debiendo quedar el sustento (Cuadros de necesidades) de dichos planes en poder de las UU/O.




    1. Se deberá tener especial consideración con las adquisiciones y contrataciones que están programadas en el PIA de las UU/O, pero que por su naturaleza especial no deben incluirse en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, toda vez que no requieren ejecutar un proceso de selección, tales como:


(1). Viáticos por comisión de servicio, cambios de colocación y gastos por Licenciamiento del personal de tropa.
(2). Servicios básicos, sujetos a tarifas únicas (Luz, agua y teléfono fijo).
(3). Fondos para pagos en efectivo o caja chica.
(4). Ejecución de contratos superiores a un (01) año o prórrogas sucesivas de Contratos de Arrendamiento, previstos en el Art. 119° del Reglamento.
(5). Gastos de ejercicios anteriores.
(6). Ampliación contractual para Contrataciones y Adquisiciones complementarias hasta un 30% de acuerdo al Art. 141° del Reglamento.
(7). Gastos de mantenimiento en cuentas bancarias.
(8). Otros similares.
En consecuencia el presupuesto aprobado (PIA) para cada U/O, debe conciliarse con el Plan Anual del siguiente modo:
PIA = PACA + ACSPS-CAAS

Donde:

PIA = Presupuesto Institucional de Apertura de las U/O (Asignaciones Genéricas 5.3 Bienes y Servicios, 6.5 Inversiones y 6.7 Otros gastos de Capital)

PACA = Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.

ACSPC = Contrataciones Adquisiciones y Sin Proceso en Selección.

CAAS = Contrataciones y Adquisiciones para el año siguiente.


  1. APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES (SECCION PUBLICA)




    1. En la aprobación de La Sección Pública del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, el formato respectivo (Anexo N° 02) tendrá que ser firmado por el Oficial de Contrataciones y Adquisiciones (OAC) como responsable de su elaboración y firmado por el Jefe de la U/O, además de la visación por el Jefe de la U/O en cada hoja




    1. La información que obligatoriamente deberá contener el formato del Plan Anual, es la siguiente:


(1). Número de orden correlativo del Proceso de Selección programado.
(2). Tipo de Proceso de Selección (LP, CP y AD), opcionalmente las AMC.
(3). Objeto de Contratación o Adquisición.
(4). Síntesis de especificaciones técnicas.
(5). Código CIIU que más se aproxime el objeto de adquisición o contratación.
(6). Valor estimado.
(7). Tipo de moneda.
(8). Fuente de financiamiento.
(9). Fecha probable de convocatoria.
(10). Niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir o contratar.
(11). Cualquier observación que se estime conveniente informar.


    1. El Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de la U/O será remitido a la DILOGE, para su trámite de aprobación ante el Comandante General del Ejército, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes de aprobado el PIA.




    1. La Resolución que apruebe la Sección Pública de los Anuales de Contrataciones y Adquisiciones, deberá contener, entre otros aspectos, lo siguiente:




      1. Designación expresa del Funcionario o Dependencia encargada del cumplimiento de su publicación




      1. Indicación del lugar donde el Plan Anual podrá ser revisado.




    1. Una vez aprobado, se pondrá a disposición de los interesados en las oficinas de Contrataciones y Adquisiciones de la U/O y en la página Web del Ejército, pudiendo ser adquirido por cualquier interesado al precio de costo de reproducción; asimismo será remitido al CONSUCODE, PROMPYME y a la Dirección de Logística del MINDEF.




    1. La U/O efectuará los procesos de selección previstos para el período, de conformidad con lo establecido en el Art. 14° del Reglamento, teniendo cuidado de no fraccionar el proceso de selección programado en el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de Conformidad con lo dispuesto en el Art. 18° de la Ley y Art. 32° del Reglamento.




    1. El plan anual podrá ser modificado en los casos siguientes:


(1). Reprogramaciones de metas presupuestarias, sin variar el marco presupuestal aprobado (inclusiones y exclusiones).
(2). Nuevas metas presupuestarias originadas por necesidades extraordinarias e imprevistas, amparadas por incremento presupuestal (inclusiones).
(3). Reducción recaudación de ingresos “RDR” (exclusiones).
(4). Mayor recaudación de ingresos “RDR” (inclusiones).
(5). Ahorros presupuéstales originados por adjudicaciones de buena Pro en montos menores al valor referencial (inclusiones y exclusiones).
(6). Otras.
En cualquiera de los casos previstos, las UU/O deberán acompañar un informe sustentando de las modificaciones planteadas acerca de las inclusiones y exclusiones al Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones en los formatos del Anexo N° 04 y 05. Dichas modificaciones deberán ser aprobados mediante Resolución del CGE.


    1. La información del Plan Anual presentada al CONSUCODE, PROMPYME y a la Dirección de Logística del Ejército, tiene el carácter de declaración jurada y será sujeto a las responsabilidades legales.




    1. En el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones no se incluirán las compras de bienes y servicios “No Programables”, que se ejecuten con cargo a las Cajas Chicas o Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo monto no supere en cada caso, una (01) Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente al momento de la adquisición o contratación, las que estarán sujetas a las normas de Tesorería, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Art. 97° del Reglamento.




    1. Las adquisiciones que se efectúen con cargo a los fondos mencionados en el párrafo anterior, no deberán incluir los Activos Fijos y Bienes No Depreciables, a fin de evitar el control Patrimonial de dichos bienes.




    1. Las UU/O no podrán iniciar proceso de selección alguno, en tanto no se haya aprobado y publicado la respectiva Resolución de Aprobación y/o modificación del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.



  1. FORMULACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES CON CARÁCTER DE “SECRETO MILITAR”


Se tendrá en consideración lo siguiente:


    1. La formulación de dichos planes se sujetarán, en lo que sea aplicable, a los procedimientos establecidos para la Sección Pública del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.

    2. El carácter de “SECRETO MILITAR” que se encuentra normado, está referido a los bienes y servicios siguientes:




      1. Todo tipo de armamento y sistemas de armas terrestres, navales, aéreos, antiaéreos y de defensa aérea, con sus correspondientes repuestos, accesorios y municiones.




      1. Bombas, cohetes, mísiles y minas.




      1. Vehículos de combate, apoyo de combate y de comando (Multipropósito o porta tropa), con sus correspondientes accesorios, repuestos, armas y municiones. Unidades navales y aeronaves, de combate y apoyo de combate, con sus correspondientes repuestos, accesorios, armas y municiones.




      1. Unidades navales y aeronaves de combate y apoyo de combate, con sus correspondientes repuestos, accesorios, armas y municiones.




      1. Vehículos de seguridad y protección que, por su naturaleza, sean de uso exclusivamente militar.




      1. Sistemas de cómputo componentes de los sistemas de armas, equipo y material de comunicaciones y electrónica que, por su naturaleza, sean de uso exclusivamente militar.




      1. Sistema de radares, sonares y guerra electrónica, plantas propulsoras y componentes de las mismas de uso estrictamente militar.




      1. Máquinas y herramientas para fabricación de armas, municiones y sus correspondientes insumos.




      1. Equipos, maquinarias, herramientas y material de ingeniería que, por su naturaleza, sean de uso exclusivamente militar.




      1. Medicinas, equipos médicos, instrumental quirúrgico para campaña que, por su naturaleza, sean de uso exclusivamente militar.




      1. Los servicios de asesoría, consultoría y asistencia técnica relacionadas con la operatividad de los bienes antes mencionados, así como los servicios para el mantenimiento y reparación de los mismos.



      1. Transferencia de tecnología que, por su naturaleza, sean de uso exclusivamente militar.




      1. Contratación de pólizas de seguros para cubrir los riesgos asociados a los bienes antes mencionados.




      1. Otros bienes, servicios u otras obras de similar naturaleza, cuya contratación o adquisición sea clasificada expresamente como Secreto Militar mediante Decreto Supremo, refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros, Ministro de Economía y Finanzas, Ministro de Industria, Turismo, Investigación y Negociaciones Comerciales Internacionales y el Ministro de Defensa o el Ministro del Interior, según corresponda.




    1. Los bienes, servicios o ejecución de obras de carácter administrativo y operativo para el funcionamiento de la U/O, que no están considerados como de carácter “SECRETO MILITAR” está referido a :


(1). Automóviles, camionetas, camiones y cualquier otro vehículo motorizado y sus repuestos en general.
(2). Equipos, maquinarias, herramientas y material de ingeniería.
(3). Medicinas y equipos médicos en general.
(4). Equipos y materiales de impresión.
(5). Prendas de vestir y material textil para la confección de uniformes.
(6). Equipos y materiales de lavandería.
(7). Cocinas y materiales para el equipamiento de comedores.
(8). Equipos de refrigeración y aire acondicionado.
(9). Alimentos para personas y animales.
(10). Equipo y materiales de Oficina.
(11). Cualquier otro bien o servicio cuyo uso no se encuentra restringido a las Fuerzas Armadas o que, por su naturaleza, no sean de uso exclusivo de las Fuerzas Armadas.


    1. La Sección del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones con “Carácter Secreto Militar” será formulado por las UU/O y firmado por el jefe respectivo, remitiendo posteriormente a la DILOGE, para la rubrica del CGE y trámite de aprobación por el Sr. Ministerio de Defensa (Anexos N° 03 y 07).


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