CAPITULO 5
PROCESOS DE SELECCIÓN Y
DESARROLLO DE LOS PROCESOS
SECCION I
PROCESO DE SELECCIÓN
GENERALIDADES
Los procesos de Selección de Contrataciones y Adquisiciones el Ejército del Perú, son el conjunto de actividades que tiene como objetivo adquirir y contratar bienes, servicios, consultorías y obras de la mejor calidad y al mas bajo costo posible, cualquier sea el modo de la fuente de financiamiento y procedimiento a emplear, incluyendo aquellas exoneraciones de Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa de acuerdo a los principios establecidos en el TUO de la Ley y su Reglamento.
Los procesos de selección se desarrollan en tres (03) fases, las cuales son las siguientes:
Fase de Programación y Acciones Previas.
Fase de ejecución de los Procesos de Selección y
Fase de ejecución Contractual y Liquidación.
Las mismas que entre otras contienen: la aprobación del proceso, formulación de bases administrativas, aprobación de las bases administrativas, convocatoria, venta de bases, presentación y absolución de consultas y observaciones, integración de las bases, presentación de propuestas, evaluación y calificación buena pro, notificación de la buena pro y suscripción del contrato.
TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIÓN
Los procesos de selección que se desarrollarán en las dependencias del Ejército (U/O) son las siguientes:
Licitación Pública Nacional e Internacional (LPN-PI), para bienes y ejecución de obras.
Concurso Público Nacional e Internacional (CPN-CPI), para servicios y consultorías.
Adjudicaciones Directas Públicas (ADP), para bienes, servicios, consultorías y obras.
Adjudicaciones Directas Selectivas (ADS), para bienes, servicios, consultorías y obras.
Adjudicaciones de Menor Cuantía (AMC), para bienes, servicios, consultorías y obras.
Cuando las Contrataciones y Adquisiciones que llevan a cabo las UU/O comprometan más de un ejercito presupuestal, deberán contar con opinión favorable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Ejército (OPPE).
Para determinar el tipo de los procesos de selección, deberán tenerse en cuenta los márgenes que establece la Ley anual de Presupuesto para cada fiscal (Anexo N° 01).
La definición de los mencionados procesos se detallan en el Anexo N° 09.
SECCIÓN II
FASE DE PROGRAMACIÓN Y AACIONES PREVIAS
PROGRAMACIÓN Y ACCIONES PREVIAS
Labor a cargo de las Oficina de Contrataciones y Adquisiciones que consiste en organizar el “Expediente Técnico” para su aprobación por el jefe de la U/O mediante resolución. Dicho Expediente debe contener el requerimiento del usuario con el detalle de sus especificaciones técnicas, el valor referencial, la fecha probable de su adquisición o contratación y el informe del área presupuestal, indicando su cobertura presupuestal (cadena del gasto, fuente de financiamiento y asignación especifica del gasto). Para los procesos de adjudicación de menor cuantía podrán aprobarse agrupados en forma mensual o periódica, de acuerdo a las necesidades de la U/O.
Cuando las Contrataciones y Adquisiciones abarquen mas de un (01) ejercicio presupuestal, la U/O deberá solicitar a la OPPE el informe presupuestal, en el cual su opinión sobre el particular.
ACCIONES A REALIZAR
En la fase de Programación y Acciones Previas, el órgano de abastecimientos (Programación) de la U/O deberá efectuar las acciones específicas siguientes:
Solicitar a los usuarios los requerimientos de bienes, servicios y obras (De Carácter Público y Secreto Militar), debidamente detallados y orientados al cumplimiento de las metas y objetivos de cada U/O, especificando en forma adecuada las características y especificaciones técnicas, sin mencionar marcas, modelos u otra información que oriente las adquisiciones a determinados proveedores o marca de producto, formulando los respectivos Cuadros de Necesidades.
Dicho procedimiento deberá prever las pautas que para tal efecto emita la OPPE.
Evaluar los requerimientos de los usuarios, de manera que se determine su conformidad y orientación a las metas y objetivos de la U/O
En esta fase deberá procesar la información siguiente:
(1). Cuadro de Necesidades para cada una de las áreas usuarias, de manera consolidada.
(2). Presupuesto Valorizado de dichas necesidades.
Proponer a los miembros titulares y suplentes de los Comités Especiales y Comités Especiales Permanentes, debiéndose verificar que los miembros de los mencionados comités sean especialistas en los artículos o servicios por adquirir y tengan conocimiento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, siendo indispensable que uno de los miembros del Comité pertenezca a la Oficina de Abastecimientos.
Se recomienda las siguientes pautas:
(1). Aplicar cuando corresponda las normas dispuestas en el Sub Capítulo III, del “Comité Especial” del Reglamento.
(2). Los integrantes del Comité respectivo (Titulares o suplentes), no podrán ser removidos, salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio, declarados mediante resolución debidamente motivada.
(3). La designación de los miembros suplentes podrán ser en número similar que miembros titulares.
COMITÉ ESPECIAL
El Comité Especial, es el grupo de personas que designa el Jefe de la U/O mediante Resolución, con la finalidad de organizar y ejecutar los procesos de Adquisición Pública (Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa). Los integrantes del Comité Especial, titulares y suplentes no pueden ser removidos, salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio declarados mediante Resolución debidamente motivada. Este Comité se conforma para realizar los procesos de Adquisición Pública.
COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE
El Comité permanente, es el grupo de personas que designa el Jefe de la U/O mediante Resolución, con la finalidad de organizar y ejecutar los procesos de Adquisición Directa Selectiva y Adjudicación de Menor Cuantía para Obras, Bienes y Servicios. Siempre que así lo establezca la Resolución excepto en los caos que se tipifican en los Arts. 19°, 20° y el inciso 1) del Art. 3°, 14° y 32° de la Ley.
FUNCIONES DEL COMITÉ ESPECIAL O COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE
Instalarse en forma inmediata a su designación luego de haber sido notificados con la correspondiente Resolución, hecho que deberá quedar asentado en el libro de actas respectivo.
Recepcionar de la oficina de Contrataciones y Adquisiciones de la U/O correspondiente, el Expediente Técnico del proceso de selección debidamente aprobado con Resolución motivada, de conformidad con el Art. 11° de la Ley. Dicho expediente deberá contener, entre otras, la información que sustente la necesidad de adquirir o contratar, las especificaciones técnicas de los bienes o servicios por adquirir debidamente visadas, las que formarán parte de las bases; así como el informe económico financiero que acredite la existencia de la disponibilidad presupuestal par el proceso de selección a ejecutar.
Formular las bases administrativas del proceso de selección, debiendo estar suscrita por todos los miembros del Comité Especial Permanente.
Gestionar ante el Jefe de la U/O, la aprobación de las bases administrativas mediante Resolución.
Desarrollar el proceso de selección respectivo, desde la convocatoria hasta que la buena pro haya sido consentida.
Solicitar el apoyo necesario a las áreas respectivas a fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones.
Al finalizar sus funciones deberán presentar un informe final al jefe de la U/O, dando cuenta de los resultados de cada proceso de selección concluido, haciendo entrega del expediente técnico a la oficina de Adquisiciones y Contrataciones.
FORMULACION DE BASES ADMINISTRATIVAS
Labor a cargo del Comité Especial o Comité Permanente, la cual debe ser formulada de manera adecuada a fin de minimizar el número de consultas u observaciones a las bases. Para tal efecto, el Comité deberá tener en cuenta las normas específicas indicadas en el Sub-Capítulo IV “De las Bases”, del Reglamento. Es necesario considerar en las bases de manera obligatoria la presentación de la Declaración Jurada para hacerse acreedor a la bonificación aplicada a la sumatoria de los puntajes de las propuestas técnicas y económicas en la adquisición y contratación de bienes, servicios y obras de producción nacional.
Es necesario considerar a manera de previsión, tanto en las bases como en el contrato una cláusula que contemple los aspectos relacionados con posibles reducciones y/o ampliaciones del Presupuesto de la U/O durante la ejecución contractual, determinando que éstas quedan obligadas a adquirir y pagar hasta por los montos realmente asignados por los organismos públicos e internos pertinentes (DNP, DGTP, MINDEF y OPPE).
Asimismo se debe considerar en las bases la visita de locales a los postores, en la que deben presentar al Comité la Licencia de funcionamiento a nombre del postor para el ITEM o ITEM’s a los que se presenta, lo cual debe estar sujeto a calificación; esta verificación permiti-
rá al Comité comprobar la información alcanzada por los Postores en sus Propuestas Técnicas.
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