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El presente documento corresponde al numeral 1 de la CLÁUSULA SÉPTIMA.- DESMBOLSOS. Primera entrega por parte del GREATER BOGOTA CONVENTION BUREAU “Guía para la planificación y realización de eventos verdes en Bogotá”.

“Un evento ambientalizado es aquél que está diseñado organizado y montado de acuerdo con los principios de sostenibilidad, centrándose especialmente en las cuestiones medioambientales, sanitarias y sociales, con el objetivo de reducir el consumo de recursos naturales, reducir el consumo al mínimo y proteger la biodiversidad y la salud de los seres humanos”¹

INTRODUCCIÓN:

El concepto de “Greening event” o evento verde, viene siendo acuñado hace poco más de una década. Tiempo en el cual, se le ha venido dando importancia a realizar eventos que incluyan buenas prácticas ambientales en su desarrollo, con el fin de reducir su impacto ambiental. El presente documento busca servir como “Guía para la planificación y realización de eventos verdes en Bogotá”, una ciudad comprometida con el cuidado y la protección del medio ambiente.

Es importante mencionar que para la realización de esta guía, se trabajó a partir del documento CONGRESO NACIONAL DEL MEDIO AMBIENTE, Cumbre del Desarrollo Sostenible y las fases establecidas por el GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL.

DESARROLLO

Durante la última década, Bogotá ha avanzado en la lucha por la sostenibilidad ambiental y la protección de la biodiversidad, ejemplo de ello fue la redefinición de todo su plan de ordenamiento urbano. Su principal objetivo, era la protección de las fuentes de agua, tres paramos que rodean la ciudad, ríos, quebradas que atraviesen el perímetro urbano, catorce (14) humedales preservados y principalmente la recuperación del río Bogotá². Pero la ciudad no solo se queda en esto, para 2014 la ciudad destinó más de 2 billones de pesos -2,3 para ser exactos- que serán distribuidos en eco urbanismo, educación ambiental y el control y vigilancia entre entidades relacionadas.

La preocupación y responsabilidad global creciente sobre la protección del medio ambiente –que permea todas las industrias- es un factor principal en el desarrollo de una Bogotá que cada día se capacita mejor y que entiende las dinámicas globales.

Es evidente que existe una preocupación por el medio ambiente y es posible evidenciar varias razones condicionantes que permiten que se avance para un desarrollo más responsable y encaminado hacia la sostenibilidad global en los eventos; entre estos se destacan³:

El Cambio Climático
Escasez de energía
Preocupación por el reciclaje
Preocupación por la reutilización
Una creciente sensibilidad ambiental de convocantes y participantes en todo tipo de eventos

Toda organización y desarrollo de un evento implica una huella ecológica. Se genera consumo de recursos naturales (agua, energía, entre otros), emisiones de Gases Efecto Invernadero (GEI) y generación de residuos. Por esto, realizar una gestión eficiente y sostenible debe ser una responsabilidad de cada uno de los actores que intervienen en el proceso de organización de un evento⁴.

Es importante en este punto, señalar algunos de los beneficios de aplicar la sostenibilidad en el campo de la celebración de eventos⁵:

Ahorro de recursos
Impacto positivo de los actores que participan en el evento
Permite satisfacer la demanda creciente de sostenibilidad por parte de los clientes
Imagen más responsable, sostenible y de renovación corporativa

METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOSTENIBLES⁶

Hay dos aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta para el diseño y organización de un evento sostenible. Lo primero, es que los criterios de sostenibilidad en un evento tienen que ir ligados desde el principio para lograr integrar las consideraciones de sostenibilidad en la toma de decisiones durante todo el proceso⁷.

En segunda instancia, es imprescindible el compromiso de los promotores a los más altos niveles de responsabilidad, como la de todos los actores que hacen parte del evento. Es esencial designar responsables que trabajen para el cumplimiento de los criterios del evento. De igual forma es importante destinar los recursos humanos y económicos necesarios para conseguir los objetivos fijados⁸.

ETAPAS⁹:

Planificación: Etapa de diseño donde se toman importantes decisiones que determinarán la posibilidad o no de introducción de medidas posteriores. En este punto de diseña la estrategia global de sostenibilidad del evento.

Organización: En esta etapa se determinan aspectos concretos del evento y sus servicios. Es decir: sede, programa, proveedores, aliados estratégicos, entre otros.

Celebración: Acá se implantan las actuaciones planificadas en las dos etapas anteriores. Sin embargo es importante reforzar la comunicación y hacer una buena monitorización del funcionamiento del proyecto de sostenibilidad.

Desmontaje y evaluación: Se evalúan los resultados obtenidos que permite mejorar para eventos futuros.

AMBITOS DEL EVENTO CON INCIDENCIA AMBIENTAL¹⁰:

Como se mencionó al comienzo del documento, existen múltiples interacciones que tienen impacto directo en el medio ambiente. Por ello es importante identificarlas, para de esta manera poder minimizar su impacto.

Administración y Logística: Estas son las tareas planteadas desde el principio a nivel administrativo y logístico. Son las menos visibles, pero tienen repercusiones ambientales.

Espacios e Instalaciones: Acá debe ser tomado en cuenta la elección de espacios, e identificar aspectos como el consumo de agua, de energía o de desplazamientos del lugar elegido, para este caso en concreto Corferias.
1. Recomendaciones para elección de espacio en instalaciones¹¹:

Seleccionar la ubicación de la sede teniendo en cuenta la accesibilidad de la misma.
Facilitar medios de transporte colectivos a los hoteles donde haya un mayor número de asistentes alojados
Minimizar el uso de materiales desechables
Utilización de nuevas tecnologías y soportes en detrimento de los folletos siempre que sea posible.

Recomendaciones para uso de energía¹²:

La planificación correcta del uso de la energía para un evento, tiene dos beneficios: Ajustar la contratación energética a las necesidades reales, lo cual repercute directamente en el costo final del evento; y la reducción de emisiones de gases contaminantes.

Contratar una empresa consultora que plantee un avance de las necesidades energéticas del evento. El objetivo es optimizar el rendimiento de las infraestructuras existentes y diseñar los sistemas auxiliares desde la óptica de la sostenibilidad, en otras palabras, no incurrir en una cobertura energética innecesaria.

Auditoría energética: Seguimiento del consumo de energía durante la celebración del evento y evaluación del mismo. Las conclusiones que arroje la auditoría permitirán elaborar un listado de los recintos adecuados para congresos sostenibles, sumado a que desvelará las claves para optimizar los recursos dentro de un evento y los errores cometidos.

Buscar en la medida de lo posible la utilización de luz solar en los eventos, como método de ahorro de energía.

Movilidad y Transporte: La movilidad es el principal causante de las emisiones de Dióxido de Carbono, especialmente si el evento tiene alcance internacional. Por esto, es fundamental fomentar una movilidad más sostenible. Ejemplo: los taxis eléctricos de Bogotá.

La movilidad y el transporte asociado a un evento deben ser contemplados desde tres puntos:

Viajes y desplazamientos de los asistentes, hacia y desde el lugar de celebración del evento.
Desplazamientos motivados por la propia logística del evento.
La gestión de la movilidad de la localidad en la que se celebre el evento.

Por ende, son las emisiones derivadas del transporte motorizado las causantes del mayor impacto a la movilidad. A esto, se suman otros impactos que deben ser mapeados como, el grado de congestión; ocupación de aceras; nivel de ruido; pérdida de eficacia del transporte público; entre otros.

Recomendaciones para necesidades de transporte¹³:

Con el fin de asegurar la sostenibilidad de un evento en materia de movilidad, es fundamental un estudio de las necesidades del transporte, con el fin de adelantarse a los problemas que puedan surgir e implementar las medidas adecuadas para minimizar los impactos derivados. Como resultado de esto, no solo se va a minimizar el impacto concreto que el transporte de una ciudad como Bogotá pueda tener en el evento, sino también se puede llegar a promover una nueva cultura y hábitos de movilidad para los ciudadanos.

Consumo responsable y materiales: Tener en cuenta el tipo de materiales que serán usados en el evento, y su impacto al medio ambiente.

Minimización y gestión de residuos: Buscar la forma de gestionar de la mejor manera correctamente los residuos generados.

5.5.1 Recomendaciones para el manejo de residuos:

Un evento tiene tres fases: Montaje, Celebración y Desmontaje. Cada una de estas fases produce residuos.

Tipos de residuos en Montaje y Desmontaje: Moqueta, Cartón, Papel, Plástico, metales
Tipos de residuos en celebración: Envases ligeros y en algunos casos vidrios.

Recomendaciones:

Es recomendable realizar un estudio de los materiales a emplear, minimizando aquellos que no sean necesarios, evitando que estos se conviertan en residuos.
Fomentar la reutilización de materiales con los que se han realizado stands previos.
Establecer sistemas de gestión de los residuos producidos en las diferentes fases de los eventos con el fin de reciclarlos
Trazabilidad de los residuos, es decir conocer la cadena de reciclado desde su origen hasta su destino final de reciclado
Comenzar un proceso de sensibilización a los ciudadanos.

Realizar una correcta gestión de residuos introduce valor a la cadena, ayuda a fomentar la creación de puestos de trabajo, líneas de actividad y de negocios.

Servicios de restauración y de Catering:

Estos son uno de los principales generadores de residuos y la gestión de esto se vuelve un aspecto muy visible para los asistentes. Por ende es fundamental que las empresas que vayan a prestar estos servicios lleven a cabo criterios de sostenibilidad.

Alimentación¹⁴:

Este es uno de los items importantes, que transmiten un mensaje de sostenibilidad.

Recomendaciones:

Fomentar el uso de productos locales. Ya que esto implica una disminución de las emisiones ligadas al transporte de los alimentos.
Consumos de alimentos –de ser posible- de origen biológico. Esto implica un compromiso con el proceso de producción evitando el uso de fertilizantes, pesticidas, herbicidas. Estos son productos que afectan directamente la calidad de aire y agua.
Consumir alimentos procedentes de la agricultura y ganadería ecológicas.
Consumir productos que provengan del comercio justo, y que estén debidamente certificados con sellos de comercio autorizado.
Aplicar la reglamentación vigente en materia sanitaria y de higiene.
Seleccionar empresas, catering, o proveedores de productos de alimentación que cumplan con requisitos en materia de sostenibilidad.
Promover los productos biodegradables, no los desechables.
Reducir los envases y embalados de los productos, para evitar envases contaminantes.

Difusión del congreso, documentación y señalización:

Busca proveedores que editen materiales, como pósteres, promociones, trípticos, programas, planos, etc., que no generen un impacto ambiental negativo. Así mismo puede evitarse el uso de papel enviando las invitaciones por medios electrónicos.

Comunicación de las iniciativas de sostenibilidad y sensibilización:

Tan importante como cumplir las iniciativas para mejorar la sostenibilidad de un evento, es trabajar para comunicarlas de una manera efectiva a los asistentes y actores implicados.

ASPECTOS A CONSIDERAR PREVIOS A LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO¹⁵:

Crear una figura de un gestor de movilidad para el evento, es decir un responsable que gestione y centralice las medidas que se vayan a implementar relacionadas a la movilidad.
Contratar empresas comprometidas con la movilidad sostenible.
Proporcionar información completa a los asistentes y a los participantes.
Planificación del control de las emisiones, es decir, hacer una previsión de cuales van a ser las emisiones asociadas al evento, para tener un cálculo del ahorro que supusieron las diferentes medidas tomadas.
Establecer una reunión estratégica para involucrar y tener el apoyo de actores importantes, stakeholders y proveedores para que el proyecto tenga un respaldo importante.¹⁶

ASPECTOS A CONSIDERAR DURANTE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO¹⁷:

Alojamiento con ubicaciones cercanas al lugar de la celebración , si es posible que puedan llegar al evento a pie o bicicleta (para esto debe haber una planeación de rutas previas)
Alternativa de enlace entre los lugares de alojamiento y la sede de evento.
Transporte no motorizado siendo este el más ecológico y sostenible.
Bicicletas de alquiler para movilización al lugar del evento.
Parqueaderos múltiples para bicicletas.
Fomentar el buen uso de transporte público
Proyectar un plan para que los asistentes al evento puedan movilizarse gratis o a un precio especial en transporte público.
Señalizar paradas de taxi.
Fomentar un sistema de transporte público realmente integrado entorno al evento.
Tener servicios de emergencias para el evento y tener rutas específicas para ambulancias, bomberos, personalidades especiales, entre otros.
Limitar al máximo el uso de vehículos privados.

TIPS DEL GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL¹⁸

Establecer declaración oficial del evento y compartirla de forma masiva. De esta forma se buscar fomentar el compromiso con el evento y un apoyo que va desde la población hasta las grandes instituciones.

Utilizar medios electrónicos para reducir el uso de papel. Crear una web site de la conferencia para ofrecer registro y confirmación por medios electrónicos.
Buscar un destino que sea neutral para reducir los viajes (no aplica para todos los casos).
Practicar las 3R´s Reducción, Reusar y Reciclar.
Comprar Azúcar, sal, pimienta con un proveedor que venda al por mayor.
Escoger hoteles con programas de uso responsable de dispensadores de shampoo y jabones.
Incluir comida vegetariana y buscar proveedores locales.
Imprimir todo el material necesario en papel reciclado, a doble cara y usar tinta de base vegetal.
Reducir al máximo el uso de energía y aire acondicionado en espacios que no se estén usando.
Dar a conocer a los medios y a otros participantes, del éxito de un evento sostenible

ALGUNOS CASOS PRACTICOS PARA TENER COMO REFERENCIA

Expo Zaragoza 2008
V Seminario Internacional de Innovación y Turismo
Mundial de Fútbol Alemania 2006
Festival Rock in Rio-Madrid 2008

Asociaciones relacionadas con eventos verdes:

Asociación para Reuniones y Eventos Verdes (Association for Green Meetings and Events)
Consejo para la Ambientalización de la Industria de Eventos y Reuniones (The Green Meeting Industry Council)
La Iniciativa de Ambientalización de eventos (éco-evenements) liderada por la Asociación Francesa de Profesionales Organizadores de Eventos (Associations des professionnels de l'événement).

Eventos y ferias Latinoamericanas de Medio ambiente

A continuación se mencionan algunas II Congreso Nacional sobre fuentes alternativas de energía y materiales. Costa Rica. Página Web: http://www.quimica.ucr.ac.cr/prifae/informacion-general-1.html

Perú Energía 2014. Página Web: http://peruenergia.com.pe/exhibicion.html

Expo International Naturista ANIPRON México D.F. Página Web: http://www.anipron.org.mx/ferias medioambientales que pueden llegar a servir como modelo¹⁹:

ANEXOS

A continuación se adjunta una Guía de Buenas Prácticas Ambientales para la Organización de Eventos Sostenibles. Esta misma guía fue utilizada para la Expo Zaragoza 2008 y abarca todos los ítems a tener en cuenta para la realización de un evento ambiental:

Tablas con los criterios y las medidas recomendadas para la organización de congresos y eventos aceptables desde el punto de vista sostenibles²⁰:

BIBLIOGRAFÍA

GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL. 10 Easy Tips for Making your Event More Sustainable. Recurso electrónico: http://c.ymcdn.com/sites/www.gmicglobal.org/resource/collection/57E31E51-1B17-413D-A3FF-BDC790A6ADD1/10_Easy_Tips_for_Making_your_Event_More_Sustainable.pdf

GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL . Myths & Reality About Green Meetings. Recurso electrónico: http://c.ymcdn.com/sites/www.gmicglobal.org/resource/collection/57E31E51-1B17-413D-A3FF-BDC790A6ADD1/Myths.pdf

GMIC Sustainability Event Policy and Commitment Sustainable Meetings Conference 2012. Recurso electrónico: http://c.ymcdn.com/sites/www.gmicglobal.org/resource/collection/57E31E51-1B17-413D-A3FF-BDC790A6ADD1/Sustainable_Event_Committment_GMIC_2012_Revised_January_26_2012.pdf

Eco Eventos o Eventos Sustentables. Recurso Electrónico: http://www.bi2green.com/ecoeventos-eventos-sustentables/

GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL. ¿Qué es un evento sostenible? Recurso Electrónico: http://www.eventosostenible.es/index.php/que-es-un-evento-sostenible

Organización de eventos Sostenibles. Recurso electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos3.pdf

Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

Ferias Latinoamericanas de Medio Ambiente. Recurso Electrónico: http://www.ambientum.com/revista_medioambiental/2014_03/Listado-Ferias-Medioambientales-Latinoamerica-2014.asp

1 ICLEI Local Governments for Sustainability. Recurso electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf P.10.

2 Ver: Medio Ambiente: http://es.investinbogota.org/descubra-bogota/medio-ambiente

3 Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

4 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

5Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

6 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

7 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

8 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

9 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

10 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

11 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

12 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

13 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

14 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

15 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

16 Green Meeting Industry Council. Best Practices. Recurso electrónico: http://www.gmicglobal.org/?page=BestPractices

17 Ver: Congreso Nacional del Medio Ambiente, Cumbre del Desarrollo Sostenible. Recurso Electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos1.pdf

18 GREEN MEETING INDUSTRY COUNCIL. 10 Easy Tips for Making your Event More Sustainable Recurso electrónico: http://c.ymcdn.com/sites/www.gmicglobal.org/resource/collection/57E31E51-1B17-413D-A3FF-BDC790A6ADD1/10_Easy_Tips_for_Making_your_Event_More_Sustainable.pdf

19Feria Latinoamericanas de Medio Ambiente. Recurso Electrónico: http://www.ambientum.com/revista_medioambiental/2014_03/Listado-Ferias-Medioambientales-Latinoamerica-2014.asp

20 Organización de eventos Sostenibles. Recurso electrónico: http://www.mongini.biz/lamargreen/eventos3.pdf

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