FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LOS SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO DE DESARROLLAR EXTENSIÓN RURAL
NUMERAL 7.4 COMPRAS
LUCERO QUINTERO LOPEZ
ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
SEMESTRE VII DISTANCIA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ARMENIA QUINDIO
NOVIEMBRE DE 2012
FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LOS SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO DE DESARROLLAR EXTENSIÓN RURAL
NUMERAL 7.4 COMPRAS
LUCERO QUINTERO LOPEZ
ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
SEMESTRE VII DISTANCIA
PROFESORA
MARTHA ELENA JARAMILLO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ARMENIA QUINDIO
NOVIEMBRE DE 2012
INTRODUCCION
El presente trabajo aclara y profundiza el numeral 7.4 correspondientes a las compras de la norma técnica de calidad ISO 9001, dando a conocer todos los procesos de este numeral aplicado en la en la empresa “FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS”, para mayor comprensión.
Este es de los numerales mas importantes, ya que esta basado en uno de los 8 principios que se fundamentan en la misma norma de calidad: “Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. Que tiene como finalidad que las organizaciones aspiren a fortalecer las relaciones con sus proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de suministros.
OBJETIVOS
Identificar plenamente el numeral 7.4 compras de la Norma Técnica de Calidad ISO 9001.
Conocer el numeral 7.4 compras de la NTC ISO 9001 mediante la aplicación en la empresa “FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS”.
Determinar el debido proceso de selección y evaluación de los proveedores.
NORMA TECNICA DE CALIDAD ISO 9001
7.4 COMPRAS
7.4.1 Proceso de compras
La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.
La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas
7.4.2 Información de las compras
La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:
a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,
b) los requisitos para la calificación del personal, y
c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.
7.4.3 Verificación de los productos comprados
La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.
FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LOS SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO DE DESARROLLAR EXTENSIÓN RURAL
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
La federación tiene como misión promover la prosperidad y el interés general de los productores de café, y dentro de sus funciones se encuentran, entre otras, la de Organizar, administrar o promover obras de utilidad común, en cuanto favorezcan la caficultura del país; y Con recursos propios u obtenidos de entidades oficiales, semioficiales o particulares, procurar la dotación de la infraestructura física y social indispensable para lograr el desarrollo social y económico de los habitantes de la zona de influencia cafetera.
El Fondo Nacional del Café es una cuenta de naturaleza parafiscal constituida con recursos públicos, con el objetivo de impulsar y fomentar una caficultura eficiente, sostenible y mundialmente competitiva.
El Gobierno Nacional, mediante contrato suscrito el 12 de noviembre de 1997 y prorrogado el 12 de julio de 2006, dejó en cabeza de LA FEDERACIÓN la administración del Fondo Nacional del Café. El cual establece dentro de las actividades que puede desarrollar la construcción de obras de infraestructura económica y social en zonas cafeteras
La Ley 863 de 2003, en su artículo 59, creó la “Transferencia Cafetera” con cargo al Fondo Nacional del Café, destinada a programas de desarrollo social y económico; de fomento y apoyo al cooperativismo; y al mejoramiento de las condiciones de la población campesina de las zonas cafeteras.
POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD
Para el Servicio de Extensión:
Lograr una caficultura joven, productiva y rentable.
Mejorar la calidad del café desde la finca
Garantizar la presencia institucional a través de una Extensión
Rural innovadora y eficaz.
Aprovechar los instrumentos tecnológicos para generar valor al caficultor y a la institucionalidad.
Contribuir a mejorar los procesos educativos en la comunidad cafetera.
Asegurar la calidad del capital humano al interior de la organización.
Consolidar un modelo de administración innovador orientado al
cliente y enfocado a resultados.
Para el Servicio de Investigación Científica y Tecnológica:
Lograr una caficultura joven, productiva y rentable.
Proveer desarrollos científicos y tecnológicos oportunos y pertinentes.
Liderar iniciativas que generen un impacto positivo en el medio ambiente
Aprovechar los instrumentos tecnológicos para generar valor al caficultor y a la institucionalidad.
Asegurar la calidad del capital humano al interior de la organización.
Consolidar un modelo de administración innovador orientado al cliente y enfocado a resultados.
MAPA DE PROCESO
NUMERAL 7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE COMPRAS
Definición de proveedor: persona natural o jurídica que entrega bienes y servicios frente a los cuales la federación tiene la potestad de seleccionar, evaluar y decidir si construye una relación contractual.
Tipo de mecanismo de interacción y control: selección y evaluación del desempeño.
Selección de los proveedores
Inscripción de proveedor o contratista: Es el resultado de la revisión de los documentos soportes y para los casos que aplique la calificación obtenida para un nuevo proveedor o contratista con el fin de habilitarlo o rechazarlo.
Se han definido como criterios para la calificación de la inscripción de un proveedor o contratistas, con su respectivo puntaje, los siguientes:
Procedimiento para la inscripción y selección de proveedores
No.
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Tarea
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Descripción
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Responsable
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1
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Categorizar los bienes y servicios
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Se establecen los bienes o servicios que tienen un impacto alto en la entrega de productos o prestación de servicios de los procesos misionales de la Federación. Estos bienes o servicios se encuentran identificados en el caracterizador de cada proceso.
Utilice formato de Categorización del impacto de los bienes adquiridos o servicios contratados por la Federación.
Como resultado de ésta categorización, se genera el listado de bienes y servicios con su respectivo impacto por cada producto o servicio que entrega la Federación. En el formato bienes o servicios requeridos para la prestación del servicio extendido se encuentran categorizados los bienes y servicios de los procesos misionales de la Federación.
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Comité de Gestión Integral
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2
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Iniciar trámite de inscripción
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Mediante requerimiento de un proceso interno o por solicitud directa de un posible proveedor o contratista, indíquele a éste las exigencias de la Federación Nacional de Cafeteros para inscribirse como nuevo proveedor o contratista y suminístrele el formato FE-BS-F-0001 Inscripción de proveedores y contratistas o para proveedores en el extranjero el formato FE-BS-F-0014 Inscripción de proveedores y contratistas en el exterior
para que lo diligencie y anexe la documentación adicional necesaria.
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Analista de Compras o Analista Bienes y Servicios
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3
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Revisar documentos
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Revise el formato FE-BS-F-0001 Inscripción de proveedores y contratistas o el formato FE-BS-F-0014 Inscripción de proveedores y contratistas en el exterior
y los documentos soportes. En caso de encontrar información insuficiente solicite por vía telefónica o mediante correo electrónico al proveedor o contratista la información complementaria.
Sí pasados 08 días hábiles, el proveedor o contratista no ha complementado la información, elimine los documentos recibidos.
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Analista de Compras o Analista Bienes y Servicios
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4
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Clasificar proveedor o contratista
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Determine sí los bienes o servicios ofrecidos por el proveedor o contratista tienen un impacto alto en los productos que entrega o en los servicios que presta a la Federación. Para ello consulte el formato de Bienes o servicios requeridos para la prestación del servicio extendido.
Para los proveedores o contratistas que suministren bienes o presenten servicios categorizados como de impacto alto continúe con la tarea No. 5. Para los demás casos continúe con la tarea No. 6.
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Analista de Compras o Analista Bienes y Servicios
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5
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Calificar proveedor o contratista
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Proceda a realizar la calificación en el formato FE-BS-F-0002 Calificación de proveedores y contratistas.
De acuerdo con los criterios y puntajes obtenidos en la calificación (ver Criterios y puntajes para la inscripción de proveedores y contratistas), clasifique al proveedor o contratista de la siguiente manera:
Calificación Categoría
5.00 – 3.00 Proveedor o contratista habilitado
2.99 – 0.50 Proveedor o contratista rechazado
Sí el proveedor o contratista queda habilitado, significa que puede inscribirse y establecer en el futuro relaciones comerciales con la Federación.
Sí el proveedor o contratista queda rechazado, significa que no debe inscribirse en este momento. Pasados 6 meses contados a partir de la fecha de comunicación de rechazo al proveedor. Se podría calificar nuevamente, siempre y cuando la Federación lo requiera o el proveedor o contratista lo solicite.
Sí fuese el caso de un proveedor o contratista único en el medio, se podría inscribir bajo la autorización del Coordinador de Compras o el Coordinador Bienes y Servicios.
Comuníquele al proveedor o contratista el puntaje, los puntos a mejorar y la decisión resultante de la actividad de calificación a través de un correo electrónico.
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Analista de Compras o Analista Bienes y Servicios
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6
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Registrar proveedor o contratista
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Ingrese la información del proveedor o contratista en el sistema de información SAP, utilizando para ello los documentos soportes necesarios para inscribirlo
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Analista de Compras, Analista Bienes y Servicios o Analista Financiero
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Categorización del impacto de bienes y servicios
Evaluación de los proveedores
Se realiza Anualmente, se evalúa el desempeño de aquellos proveedores o contratistas que entregaron durante el periodo de evaluación, los bienes o servicios categorizados con impacto alto.
Calificación y clasificación
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CALIFICACIÓN
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CLASIFICACIÓN
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PLAN DE ACCIÓN
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5.0 – 4.0
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Proveedor o contratista altamente confiable
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Evaluar en un año si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo.
Enviar comunicación de reconocimiento y motivación al proveedor o contratista
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3.9 – 3.0
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Proveedor o contratista confiable
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Enviar comunicación al proveedor o contratista informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.
Solicitar el plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.
Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en un año si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante éste periodo
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2.9 – 2.0
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Proveedor o contratista poco confiable
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Buscar otras alternativas de proveedores.
Enviar comunicación al proveedor o contratista informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.
Solicitar plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.
Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en seis meses si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo
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1.9 – 1.0
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Proveedor o contratista no confiable
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Enviar comunicación al proveedor o contratista informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.
Reemplazar proveedor o contratista. De no ser posible, solicitarle plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.
Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en seis meses si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo
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