 CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO LTDA.CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVAVERSIÓN1.0 VIGENCIA01/07/2012 CÓDIGOAGA-CA-001 PÁGINA de
IDENTIFICACIÓN DE PROCESO
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PARTICIPANTES
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Nombre: Gestión Administrativa
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Gerente General
Ingeniero de Desarrollo y Soporte
Asistente de Gestión Administrativa – Recepción
Asistente de Gestión Administrativa – Contabilidad
Auxiliar Gestión Administrativa
Auxiliar Contable
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Código: AGA
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Líder de Proceso: Gerente General
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Objetivos de Calidad: Servicio Oportuno, Satisfacción de Clientes, y Competencia del Personal.
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PROPÓSITO
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ALCANCE
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Proveer y mantener los productos y servicios, la infraestructura y el ambiente de trabajo requeridos por los procesos del sistema de gestión de calidad para garantizar su adecuado funcionamiento y una adecuada prestación del servicio, así como lograr y mantener una estructura organizacional que provea a los procesos de personal competente y comprometido para garantizar el logro de los objetivos organizacionales.
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El proceso inicia con el ingreso de personal para cubrir alguna vacante hasta la obtención de personal idóneo o competente que encuentre bienestar y desarrollo en la compañía. Comprende la adecuación de los puestos de trabajo, el mantenimiento de las locaciones, equipos y herramientas requeridas para la prestación del servicio y la atención de solicitudes asociadas hasta la provisión de bienes y servicios, y finaliza con la desvinculación del personal por alguna razón.
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DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS
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REGISTROS
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AGA-CA-001 Caracterización Proceso de Gestión Administrativa
AGA-IN-001 Instructivo Administración de Cuentas de Correo
AGA-IN-002 Instructivo Administración de Cuentas Usuario para UTLR
AGA-PA-001 Plan Anual de Formación
AGA-MM-001 Manual de Responsabilidad y Competencia
AGA-DA-001 Hoja Control Gestión Administrativa
AGA-DA-002 Reglamento Interno de Trabajo
AGA-DA-003 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
AGH-DA-004 Prueba Situacional por Competencias
AGA-DE-001 Régimen Colombiano de Impuesto a las Ventas
AGA-DE-002 Régimen Contable Colombiano
AGA-DE-003 Régimen del Impuesto a las Renta y Complementarios
AGA-DE-004 Código sustantivo del trabajo
AGA-DE-005 Régimen laboral colombiano
AGA-DE-006 Decreto 614 de 1984 Establecimiento del comité paritario de salud ocupacional
AGA-DE-007 Resolución 2013 Organización de comité paritario de salud ocupacional
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AGA-PR-001 Procedimiento de Compras Generales
AGA-PR-002 Procedimiento Selección y Evaluación de Proveedores
AGA-PR-003 Procedimiento de Infraestructura y Ambiente de Trabajo
AGA-PR-004 Procedimiento Evaluación de Competencias y Formación
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AGA-RC-001 Evaluación de Proveedor
AGA-RC-002 Orden de Compra
AGA-RC-003 Registro de Proveedor
AGA-RC-004 Selección de Proveedor
AGA-RC-005 Solicitud de Bien o Servicio
AGA-RC-006 Hoja de Control
AGA-RC-007 Lista de Chequeo Ingreso de Personal
AGA-RC-008 Solicitud de Soporte
AGA-RC-009 Facturas Proveedores
AGA-RC-010 Facturas
AGA-RC-011 Asistencia a Evento de Formación
AGA-RC-012 Evaluación de Desempeño y Competencia
AGA-RC-013 Difusión de Objetivos
AGA-RC-014 Entrevista Inicial Parte 1 y 2
AGA-RC-015 Entrevista Inicial Parte 3
AGA-RC-016 Formato Ingreso de Personal
AGA-RC-017 Lista de Chequeo Plan de Inducción
AGA-RC-018 Plan Anual de Formación
AGA-RC-019 Evaluación Evento Interno de Formación
AGA-RC-020 Solicitud de Vacaciones
AGA-RC-021 Lista de Chequeo Historia Laboral
AGA-RC-022 Incapacidades
AGA-RC-023 Afiliaciones (EPS, ARP, Cesantías, Pensiones, Cajas de Compensación)
AGA-RC-024 Carta de desvinculación (renuncia o terminación de contrato)
AGA-RC-025 Contrato de Trabajo
AGA-RC-026 Diplomas/certificación de formación
AGA-RC-027 Hoja de vida empleado
AGA-RC-028 Pruebas situacionales
AGA-RC-029 Pagos (EPS, ARP, Cesantías, Pensiones, Cajas de Compensación)
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PROVEEDOR
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ENTRADA
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ACTIVIDAD
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SALIDA
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CLIENTE
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Administradora de Riesgos Profesionales (ARP)
Direccionamiento Estratégico
Proveedores
Todos los Procesos
Gestión Administrativa
Gestión de la Calidad y Mejora Continua
Gestión Administrativa
Todos los Procesos
Direccionamiento Estratégico
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Programa de salud ocupacional
Políticas y pautas de negociación, planeación estratégica, plan del negocio, estructura organizacional, responsabilidades y niveles de autoridad
Productos o servicios, portafolio de servicios, ofertas comerciales, facturas
Solicitud de bien o servicio, solicitud de soporte
Bienes o servicios, infraestructura y ambiente de trabajo adecuado
Programa, plan e informe de auditoría, solicitudes, documentos vigentes, planes
Personal idóneo, competente y capacitado, plan de inducción, plan anual de formación
Solicitud de selección, solicitud de formación
Planeación estratégica, plan del negocio, estructura organizacional, responsabilidades y niveles de autoridad
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P
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Selección de proveedores
Programa de infraestructura y ambiente de trabajo
Identificar y elaborar un plan de formación de acuerdo a las necesidades de formación del personal
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Identificación de riesgos, resultados contables y financieros del negocio
Órdenes de compra o servicio, contratos y pagos
Resultado evaluación de desempeño
Bienes o servicios comprados
No conformidad, oportunidad de mejora, solicitudes de gestión de calidad.
Infraestructura y ambiente de trabajo adecuado
Necesidades de infraestructura y ambiente de trabajo
Solicitud de bien o servicio, solicitud de soporte
Personal idóneo, competente y capacitado
Plan de inducción
Plan anual de formación
Resultado indicador de gestión y objetivo de calidad
Solicitud de selección, solicitud de formación
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Direccionamiento Estratégico
Proveedores
Proveedores, Gestión de Calidad y Mejora Continua
Todos los procesos
Gestión de Calidad y Mejora Continua
Todos los Procesos
Direccionamiento Estratégico
Gestión Administrativa
Todos los Procesos
Todos los Procesos
Todos los Procesos
Gestión de Calidad y Mejora Continua
Gestión Administrativa
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H
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Compra de productos o servicios
Mantenimiento preventivo de la infraestructura física y tecnológica
Gestionar el adecuado ambiente de trabajo.
Seleccionar personal competente dentro el mercado
Promover actividades encaminadas al bienestar, seguridad y satisfacción de los empleados
Dar inducción tanto del cargo como de la compañía al personal recién contratado
Realizar la vinculación y desvinculación de los empleados
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V
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Recibo y verificación de los productos o servicios comprados
Evaluación de proveedores
Revisar y evaluar la efectividad del plan de formación de los empleados
Realizar la evaluación de competencia del personal
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A
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Mantenimiento correctivo
Atender solicitudes de soporte
Ejecutar el plan de formación
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CONTROLES
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MEDICIÓN
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Verificar la aprobación de los trámites del proceso antes de ejecución.
Seguimiento a la ejecución de los planes de mantenimiento de la infraestructura física.
Revisar la viabilidad de las solicitudes de compra y de soporte.
Evaluación de desempeño.
Entrevista de selección.
Pruebas situacionales.
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Indicador Solicitudes de Soporte Correctivas
Indicador de Competencia del Personal
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REQUISITOS A CUMPLIR
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RECURSOS
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6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de Trabajo
7.4 Compras
Requisitos establecidos en contratos y ofertas
6.2 Recursos Humanos
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Software y hardware
Telecomunicaciones
Humanos y financieros
Materiales e insumos de oficina
Área física
Mobiliario y recursos físicos
Consultores, universidades, centros de capacitación, etc.
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión 0.0: Versión inicial del documento.
Versión 0.1: El cargo de Asistente Gestión Administrativa se divide en Recepción y Contabilidad.
Versión 1.0: Actualización general de la Caracterización por fusión con el proceso de Gestión Humana.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 28-06-2012
FECHA: 29-06-2012
FECHA: 29-06-2012
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