Manual de procedimientos




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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IPS PORSALUD

Edición No. 02

Código FAR-PORSALUD-03-01

Fecha

20/09/2012

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVOS MEDICOS

Pagina de 28





1. OBJETIVO
Garantizar las condiciones básicas de seguridad para los medicamentos y dispositivos médicos, mediante un proceso de almacenamiento y monitoreo óptimos de todos los productos farmacéuticos recepcionados en la IPS.
2. ALCANCE
Aplica al Servicio Farmacéutico y Bodega de Almacenamiento en PORSALUD IPS. Empieza con la ubicación de los productos farmacéuticos en los lugares respectivos según las condiciones establecidas y finaliza con su dispensación a pacientes, a profesionales sanitarios o con su distribución a otros puntos.

3. RESPONSABLES
Todo el personal del Servicio Farmacéutico involucrado en el proceso de manipulación y almacenamiento de los insumos adquiridos por la Institución.

4. DEFINICIONES
Almacenamiento: es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de los productos de acuerdo a las especificaciones técnicas indicadas por el proveedor.
Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA): políticas, actividades y recursos utilizados en el proceso de almacenamiento para garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos se entreguen al personal especializado que va a utilizarlos en las condiciones de calidad y oportunidad que permitan cumplir su función: proteger, sanar, diagnosticar o devolver la salud al paciente.
Zona de Almacenamiento: espacio o lugar destinado para almacenar un grupo de productos que comparten características comunes.
Fecha de vencimiento: es el límite de tiempo hasta el cual se garantizan las características de calidad física, química, microbiológica, terapéutica y toxicológica de los productos.
Estabilidad: extensión de tiempo en la cual un producto, retiene dentro de límites especificados y a lo largo de su período de Almacenamiento y Uso, por ejemplo su vida útil, las mismas propiedades y características que poseía en el momento de su manufactura.
Cuarentena: estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos a granel o acabados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces mientras se espera la toma de decisiones sobre su autorización, rechazo o reprocesamiento.
Forma Farmacéutica: es el sistema de entrega de un principio activo, por ejemplo: solución, inyectable, tableta, entre otros.
Nombre genérico: es el nombre empleado para distinguir un producto que no se encuentra amparado por una marca de fábrica, generalmente corresponde a la Denominación Común Internacional recomendada por la OMS.
Medicamento: preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, ya que éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
Dispositivo médico quirúrgico: cualquier instrumento, aparato, máquina, implante, reactivo o calibradores in vitro, software o artículo relacionado, que no ejercen la acción principal que se desea por medio farmacológicos, inmunológicos o metabólicos y que sean destinados por el fabricante a ser usado solo o en combinación para uso humano en: diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación de una enfermedad, lesión o deficiencia; investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico; diagnóstico del embarazo y control de la concepción; cuidado durante el embarazo o nacimiento, o después del mismo y productos para la desinfección de dispositivos médicos.
Medicamento de Control Especial: se almacenan de acuerdo con la normatividad vigente (Resolución 1478 del 2006) y el Procedimiento de Manejo de Medicamentos de Control Especial.
FEFO: primeros en vencer, primeros en salir. Es un sistema de almacenamiento que tiene en cuenta que aquellos productos primeros en expirar, serán los primeros que deben salir.


Reempaque: es el procedimiento técnico que tiene por objeto pasar de un empaque mayor a otro menor debidamente identificado en su etiqueta, que contiene la dosis unitaria de un medicamento prescrito por un facultativo, para ser administrado a un paciente ambulatorio y hospitalizado.

4.1. ÁREA DE ALMACENAMIENTO
Los puntos de entrega de IPS PORSALUD Ltda. Cuenta con las siguientes áreas:


  • PUERTA CON SUPERFICIE DE ENTREGA: Zona habilitada para dispensación de los medicamentos y dispositivos médicos.

  • AREA DE DESPACHO: Zona con mesa para alistamiento y verificación de los productos a dispensar.

  • ESTIBA: Zona con estiba plástica que permite colocar cajas y evitar el contacto directo con el suelo.

  • AREA DE CUARENTENA: lugar donde se depositan los productos hasta su verificación, para posteriormente tomar una decisión sobre su autorización, rechazo o reprocesamiento.

  • AREA DE ALMACENAMIENTO: Estantes debidamente delimitados y señalizados que permiten el almacenamiento adecuado de los medicamentos, y otros insumos.

  • ÁREA DE ALMACENAMIENTO PARA MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL: Mueble bajo condiciones de seguridad, independiente, diferenciado y señalizado, que permite el almacenamiento adecuado de los medicamentos de control especial y monopolio del estado.

  • AREA ADMINISTRATIVA: Área separada físicamente en donde se realizan las actividades de tipo administrativo y manejo de documentación del servicio.

  • AREA DE VENCIMIENTOS Y AVERÍAS: lugar donde se ubican transitoriamente los medicamentos que por averías o vencimientos no pueden ser dispensados y quedan almacenados mientras se define su destino final y se realizan las actividades administrativas correspondientes.

  • ÁREA DE RECHAZOS, DEVUELTOS Y RETIRADOS DEL MERCADOG


Cada sub-área debe estar señalizada con letreros de acuerdo al color estipulado para cada una de éstas, se empleará un distintivo:


  • Área de Almacenamiento: Color Amarillo.

  • Área de Recepción Técnica y Alistamiento: Color Verde.

  • Área de Refrigeración: Color azul.

  • Área de Medicamentos de Control Especial: Color Violeta.

  • Área de Vencimientos y Averías: Color Rojo.

  • Área de Cuarentena: Color Naranja.

  • Área de Residuos: Color Amarillo y Negro.

  • Área Administrativa: Color Vino tinto.


4.2. CONDICIONES GENERALES DE ALMACENAMIENTO
Las áreas destinadas para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos deben contar con unas condiciones mínimas que aseguren la integridad de los mismos. Entre otras se destacan:


  1. Áreas adecuadas, debidamente delimitadas, con el espacio adecuado que otorgue seguridad a los productos almacenados así como una debida segregación que evite confusiones al momento de la dispensación de los mismos. Los medicamentos de Control Especial deben ser almacenados bajo seguridad.

  2. Áreas completamente separadas que permitan controlar los insumos almacenados, manipulados solo por personal responsable y aisladas de cualquier otra área que se constituya en riesgo para la integridad de los productos almacenados al constituirse en foco de contaminación (EJ; cuartos de residuos, o de elementos tóxicos). Los medicamentos de Control Especial deben ser manipulados sólo por el personal autorizado para ello.

  3. Espacios adecuados que faciliten la movilidad del personal que labora en el área, evitando el riesgo de accidentes al permitir el flujo fácil y sin complicaciones de personal y elementos almacenados.

  4. Iluminación adecuada que permita la ubicación e identificación de los productos con facilidad y seguridad. Teniendo precaución de no exponer los medicamentos a los rayos directos del sol.

  5. Ventilación

  6. Estibas que aseguren el correcto manejo de los productos, se debe tener presente que los productos almacenados nunca deben tener contacto directo con el piso. Evitando factores de riesgo como la humedad.

  7. Extintor de incendios.

  8. Pisos: Deben ser construidos en materiales que no generen sustancias contaminantes, resistentes, impermeables, no absorbentes, no deslizantes y con acabados que faciliten la limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario. Deben ser fuertes y durables.

  9. Paredes: Deben ser lisas y en material resistente al fuego, en ladrillo ó concreto que impidan el acceso no autorizado. En condiciones ambientales extremas puede ser necesario un sistema de alto nivel de aislamiento para minimizar la pérdida ó ganancia de calor. Debe permitir la limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario.

  10. Techos y cielos rasos: Deben evitar acumulación de humedad, condensación, acumulación de moho y hongos. Deben ser impermeables al agua. Deben impedir la entrada directa de la luz solar. Debe permitir la limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario.

  11. Ventanas y puertas: adaptadas de tal manera que otorguen seguridad al área pero que permitan la ventilación de la misma.

  12. Control de plagas entre otras se debe contar con el control de roedores e insectos.


4.3. ORDENAMIENTO
Los medicamentos y dispositivos médicos deben segregarse en el área de almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, los medicamentos se almacenarán por orden alfabético de nombre genérico según forma farmacéutica, de acuerdo con la frecuencia de demanda, volumen, y nivel de atención. Los dispositivos médicos serán ordenados y almacenados según clasificación por grupo de producto, seguido del tipo de producto y posteriormente por referencia. Se dará prioridad al almacenamiento de los medicamentos de control especial y de los medicamentos que requieren cadena de frío, para garantizar su custodia y su conservación, respectivamente.
Orden de los medicamentos:

  1. Sólidos orales

  2. Líquidos orales

  3. Inyectables

  4. Productos para aplicación tópica

  5. Productos para aplicación oftálmica

  6. Productos para aplicación ótica

  7. Productos para aplicación nasal, Aerosoles, Soluciones para nebulizar, inhaladores.

  8. Productos nutricionales

  9. Líquidos de gran volumen.


En caso de medicamentos con más de un principio activo, se almacenarán de acuerdo al nombre del primer principio activo enunciado en la etiqueta.

En caso de nombres compuestos, el almacenamiento se realizará según el nombre del medicamento base (por ejemplo clorhidrato de metformina se almacenará por la letra M). En el caso de los ácidos, éstos deben almacenarse por la letra A, por ejemplo ácido valpróico.
El ordenamiento de los medicamentos se hará en los estantes respectivos de arriba hacia abajo, de adelante hacia atrás.
Orden de los dispositivos médicos:


  1. Dispositivos médicos para curación

  2. Dispositivos médicos para protección

  3. Dispositivos médicos cortopunzantes

  4. Dispositivos médicos para administración intravenosa

  5. Dispositivos médicos tipo sondas

  6. Dispositivos médicos para terapia respiratoria

  7. Dispositivos médicos Osteosíntesis


4.4. UBICACIÓN
Los medicamentos y dispositivos médicos se almacenarán de acuerdo con el sistema FEFO (first to expire, first out), de manera que salgan primero los productos farmacéuticos con fecha de vencimiento más próxima. Es importante realizar en este mismo orden el almacenamiento posterior a la recepción de los productos. Los medicamentos de control especial serán almacenados en un sitio exclusivo, bajo llave, manteniendo en dicha ubicación el parámetro de organización de forma farmacéutica seguido por el parámetro de orden alfabético.

Por otro lado, se hará entrega periódica de un listado de medicamentos y dispositivos médicos; los cuales serán almacenados en el carro de paro y como stock en el área de almacenamiento continuo al servicio de Cirugía; los cuales seguirán los lineamientos descritos con anterioridad. El manejo de los medicamentos y dispositivos médicos almacenados fuera del Servicio Farmacéutico de la Institución serán responsabilidad de la Enfermera Jefe que participa en los procedimientos quirúrgicos.
4.5. CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES
El control de Temperatura y Humedad Relativa del área de almacenamiento será realizado a diario; controlando las horas en las que es más factible los cambios fuertes de temperatura; por tal razón se realizarán lecturas en dos turnos (mañana y tarde). (VER Formato anexo).

Controles a tener en cuenta:


CONDICIÓN

TEMPERATURA

Temperatura ambiente

15 a 30°C

Depende del sitio geográfico donde se ubique la Farmacia.

Temperatura de Refrigeración

2° a 8°C

Evita la descomposición por calor, entre ellos se encuentran: insulinas, vacunas, antitoxinas, antibióticos reconstituidos, etc.

Temperatura de Congelación

0° a -20°C

La congelación se considera cuando es necesario almacenar un producto por debajo de los 0 ºC.

Consérvese en lugar fresco

8° a 15°C aunque existe literatura que el rango está entre 2° y 15°C.

Sin indicación

Si en la etiqueta no se especifican condiciones de almacenamiento, el producto deberá estar protegido de todos los factores ambientales que puedan afectar su calidad. Se recomienda almacenar a temperatura ambiente.

Humedad relativa

50 a 70 %

Genera deterioro por crecimiento de hongos y bacterias, produce reacciones químicas de oxidación y deterioro de la forma farmacéutica del producto.

Instrumento de medición: Higrómetro.

Luz

Existen medicamentos que sufren deterioro fisicoquímico por contacto directo con la luz natural o artificial, son llamados productos fotosensibles. No retirar empaque original.
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