Manual de procedimientos




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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IPS PORSALUD

Edición No. 02

Código FAR-PORSALUD-06-01

Fecha

21-09-2012

MANEJO DE INSUMOS PROXIMOS A VENCER Y/O AVERIADOS

Pagina de 4




1. OBJETIVO
Establecer el proceso que permite la devolución de medicamentos y dispositivos médicos por fecha de vencimiento o por cercanía a ésta, así como las actividades para dar de baja a los productos que lo requieran.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la determinación de los medicamentos y dispositivos médicos que deberán ser dados de baja. Este proceso compromete exclusivamente al Director(a) Técnico(a) y al personal del Servicio Farmacéutico.
3. RESPONSABLES
Director Técnico del Servicio Farmacéutico, Auxiliar de Farmacia.
4. CONCEPTOS
Área de no conforme: Es el área de la farmacia donde se ubican aquellos medicamentos que no se pueden dispensar por su fecha de vencimiento, por signos de deterioro físico-químico o por presentar avería.
Averiado: Aquel medicamento cuya estabilidad físico – química se ha visto alterada o por accidente su envase se encuentra en mal estado.
Vencido: Producto farmacéutico cuya fecha de vencimiento ha superado la vital útil indicada por el fabricante. Se considera como fecha de vencimiento el 1er día del mes que se indica en la etiqueta si esta no está claramente indicada.

5. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN Y BAJA DEL INVENTARIO.
El coordinador y/o Director Técnico del punto de entrega debe considerar si el motivo es por vencimiento, por cambio en la estabilidad o por avería.
5.1. Motivos de devolución y baja
Fecha de vencimiento.
La fecha de vencimiento se encuentra indicada en la etiqueta del producto, esta fecha se utiliza para la semaforización y el almacenamiento que permita que los medicamentos que estén próximos a vencer sean los primeros en dispensar o distribuir; empleando el sistema FEFO, como se menciona en el Procedimiento de Almacenamiento de Dispositivos médicos y medicamentos.
Con 4 meses de anterioridad se debe notificar al proveedor mediante oficio sobre la existencia de estos medicamentos, luego se seguirán las directivas de éste sobre el manejo de los mismos de acuerdo a las políticas de devolución establecidas con los proveedores.
Inestabilidad físico – química de los medicamentos.
Los medicamentos cuentan con estabilidades que dependen del almacenamiento y/o condiciones ambientales, para verificar las mismas y posibles cambios se debe revisar el proceso de almacenamiento, si se considera necesario se solicita una inspección técnica por parte de la Dirección Técnica quien tomará las medidas correspondientes.
Averías y/o reportes de Farmacovigilancia y tecnovigilancia
En caso de accidente laboral que produzca la avería de algún medicamento, es necesario evaluar si la eventualidad genera un accidente de trabajo para notificar al área administrativa y el director del punto de dispensación debe realizar los procedimientos indicados en el manual de bioseguridad de la institución para proceder al manejo de los residuos, en todos los casos se debe conservar los datos de la etiqueta del medicamento.

Cuando se trate de ruptura accidental de algún medicamento tales como polvo para reconstituir, soluciones inyectables y líquidos para administración oral, nasal, tópica u oftálmica; se procederá a recoger los restos del producto utilizando el kit de residuos, de la siguiente forma: utilice los implementos de protección necesarios. Agregue suficiente aserrín con Hipoclorito de sodio sobre el producto con la finalidad de lograr la absorción e inactivación, respectivamente, direccione con una escobilla y recogedor los residuos y recoléctelos en una bolsa de color rojo para residuos químicos junto con los implementos de protección personal. Los restos de vidrio deben ser arrojados en el guardián de objetos cortopunzantes.
En caso de rupturas y/o averías de medicamentos de control especial, se debe informar al Director Técnico del servicio. Se deberán tomar las fracciones del vial o ampolla y almacenarlas en el mueble de medicamentos de control especial en la zona de averías y/o rechazos, debidamente identificadas. El producto se recogerá como se mencionó en el literal anterior. Se debe relacionar en el libro como una salida.
Cuando se encuentren no conformidades con medicamentos de control especial, los medicamentos deben ser llevados al área de cuarentena de dichos medicamentos llenando el formato (anexo 7 de la resolución 1478 de 2006) para su devolución o su destrucción según sea el caso. El Auxiliar de Farmacia debe informar al Director Técnico para gestión con el proveedor respectivo (cambio del medicamento), en caso de vencimiento, el Director Técnico tramitará con el Fondo Nacional de Estupefacientes una eliminación programada.

5.2. Notificación
El coordinador del punto de entrega notificará al depósito los medicamentos y las razones para la devolución.

Los medicamentos deben ubicarse en el área de no conformidad hasta la inspección técnica y decisión sobre el destino final.
5.3. Devolución
Se realiza el traslado al Depósito previa autorización y siguiendo las indicaciones del Manual de Condiciones y Procedimientos.


6. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE DEVOLUCION POR FV Y AVERIAS



CONTROL DE CAMBIOS REALIZADOS

Objetivo: inclusión de dispositivos médicos.

Alcance: inclusión de dispositivos médicos.

Responsables: inclusión de Auxiliar de Farmacia.

Procedimiento: inclusión sistema FEFO, inclusión de rupturas, averías, no conformidades y vencimiento de medicamentos de control especial.

DISEÑÓ / ELABORACION

REVISÓ

APROBÓ

Q.F. AURA CHAPARRO ARAQUE

DIRECCION TECNICA

Dr. DEISY MOSCOTE

AUDITORÍA CALIDAD

Dra. CLAUDIA FORERO GERENTE




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