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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PORSALUD IPS

Edición No. 02

Código FAR-PORSALUD-05-01

Fecha

19-09-2012

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

Pagina de 22





1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos básicos a cumplir para la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos por parte del Servicio Farmacéutico; según las necesidades de los pacientes, garantizando oportunidad, accesibilidad, seguridad y continuidad.

2. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción de la prescripción de la orden médica, prosigue con la interpretación, el alistamiento y culmina con la dispensación al paciente y/o al profesional sanitario respectivo, por parte del personal encargado del servicio farmacéutico.

3. RESPONSABLES
Auxiliar de Farmacia

Director Técnico del Servicio Farmacéutico.

4. CONCEPTOS
Dispensación.- Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Cuando la dirección técnica esté temporalmente a cargo de personas que no ostenten título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del medicamento; y, la importancia de la adherencia a la terapia.
Prescripción, fórmula u orden médica. Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada persona.
Servicio farmacéutico. Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

5. PROCEDIMIENTO DE DISPENSACION
La dispensación es un acto profesional realizado por profesionales de farmacia, consistente en la interpretación de una fórmula médica y la entrega oportuna del medicamento correcto al paciente o usuario indicado en el momento apropiado, acompañado de la información para su buen uso y el cumplimiento de los objetivos terapéuticos buscados. Constituye una parte sustancial de la atención farmacéutica.
5.1. Recepción de la prescripción médica
El personal de la farmacia debe verificar la calidad de la prescripción y el cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 para medicamentos en general, además de lo reglamentado en la Resolución 1478 de 2006 en caso de tratarse de medicamentos de control especial; por lo que se hace necesario remitirse al procedimiento respectivo de estos medicamentos.
5.1.1. Características: Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia (Médico u odontólogo).

2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración.

3. Se hará en idioma español, en forma escritas ya sea por copia mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.

4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.

5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado.

6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnóstico.

7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.

8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad.
5.1.2. Contenido: La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando éstos apliquen:
1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.

2. Lugar y fecha de la prescripción.

3. Nombre del paciente y documento de identificación.

4. Número de la historia clínica

5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).

6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional

(Nombre genérico).

7. Concentración y forma farmacéutica.

8. Vía de administración.

9. Dosis y frecuencia de administración.

10. Período de duración del tratamiento.

11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y letras.

12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.

13. Vigencia de la prescripción.

14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
Adicional a las exigencias de Ley deben tenerse en cuenta en el servicio establecido por IPS PORSALUD de manera específica


  1. El encabezado del formato debe aparecer el término “Medicamento Listado”

  2. Sexo

  3. Sede donde está adscrito el paciente.

  4. Diagnóstico

  5. Todos los medicamentos deben aparecer con código.

  6. El documento debe ser exclusivo para prescripción, no se acepta otros procesos u órdenes adicionales.

  7. En los casos de transcripción de órdenes generadas por médico externo, debe anexarse una copia de la orden para verificar la transcripción, la cual solo puede ser elaborada por otro médico o enfermera jefe, y en la transcripción debe aparecer el nombre del médico tratante.



El siguiente es el formato estándar de prescripción en PORSALUD IPS



5.2. Verificación de los derechos del paciente
El personal de farmacia debe verificar los derechos de los pacientes, así como la sede de atención ingresando por la siguiente página


Una vez verificado los derechos se procede a observar las últimas entregas para evitar errores en la dispensación, para esta actividad se ingresa por el sistema de información en el modulo asistencial, haciendo clic en entrega de medicamentos

Se ingresa el número de documento y/o de la admisión y se realizan los cargos en los espacios destinados.
5.3. Alistamiento
El funcionario realiza el alistamiento en el ÁREA DE ALISTAMIENTO, verificando lo ordenado con los medicamentos, posteriormente se digita en el aplicativo, en el siguiente orden:
Número de autorización



Posteriormente el consecutivo de la fórmula.





Tipo de usuario


Nombre del médico



Y el diagnóstico




Se especifica dosis, frecuencia (expresada en horas), cantidad ordenada y días de tratamiento.

En caso de que el paciente aún tenga medicamento debe aparecer la siguiente alerta


Se realiza la dispensación al usuario teniendo en cuenta la vigencia de la fórmula y utilizando la siguiente secuencia de información:
1. Nombre genérico y comercial

2. Dosis o cantidad de producto

3. Vía de administración

4. Número de veces por día y en que momento.

5. Duración de tratamiento

6. Precauciones durante su utilización

7. Efectos secundarios más frecuentes.
En la eventualidad de que el paciente no reciba el medicamento aduciendo consideraciones ajenas a la prescripción o al servicio farmacéutico, el funcionario de farmacia debe llenar el formato de no aceptación, informar a la Coordinación del centro médico y a la Dirección Operativa.

Se tendrá atención preferencial en la dispensación a aquellos pacientes adultos mayores y a mujeres embarazadas.
Si la prescripción presenta algún error se debe notificar al médico y a la coordinación del Centro Médico, además se reporta utilizando el siguiente formato


IPS PORSALUD Ltda.


REPORTE DE ERROR DE PRESCRIPCION


Fecha




Autorizaciòn No




Sede

Nombre del paciente

Documento







Médico prescriptor

Registro Médico







Medicamento




Error detectado

Letra ilegible




Medicamento sin código




No se especifica dosis y/o cantidad y/o via de administración y/o frecuencia y/o duración del tratamiento.




Medicamento con nombre comercial




Formula enmendada o tachada




Medicamento ordenado que no coincide con la descripción en dosis, via, frecuencia y duración del tratamiento.




Medicamento ordenado antes del tiempo de terminación del tratamiento actual.




Se ordena una cantidad mayor al del tiempo de tratamiento.




Falta nombre del prescriptor y registro mèdico













Auxiliar que reporta






En caso de que la Dispensación se realice al personal asistencial para la realización de procedimientos quirúrgicos, se hará entrega periódica de un listado de medicamentos y dispositivos médicos; los cuales serán almacenados como stock en el área de almacenamiento continuo a Cirugía, para la realización de los diferentes procedimientos quirúrgicos en la Institución.

En el caso de medicamentos de control especial y monopolio del estado para la realización de cirugías, serán dispensados los medicamentos en el Servicio Farmacéutico frente a lo solicitado en la fórmula médica correctamente diligenciada como lo establece el Decreto 2200/2005 y Resolución 1478/2006, solicitándole al personal que recibe la verificación de los productos entregados en presencia del Auxiliar de Farmacia.

En cuanto a la dispensación de medicamentos que requieran cadena de frío, se entregará el medicamento al paciente en la nevera que éste trae a la Institución junto con geles de refrigeración suministrados; ya que se deben garantizar las condiciones adecuadas de almacenamiento del producto.
5.4. Obligaciones del dispensador
En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 del Ministerio de Protección Social, las siguientes son las obligaciones del dispensador:
1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos en el presente decreto.

2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición parenteral; y, mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rótulo o etiquetas la información sobre el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma del responsable.

3. Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la leyenda "Venta Bajo Fórmula Médica".

4. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.

5. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.

6. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, que cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. Cuando la dirección técnica de la

Droguería, esté a cargo de persona que no ostente título de Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al paciente está señalada en el artículo 30 del presente decreto.

7. Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de venta sin prescripción facultativa o de venta libre.

8. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del

Sector Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las competencias laborales.
5.6. Prohibiciones del dispensador
En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 del Ministerio de Protección Social, las siguientes son las prohibiciones del dispensador:
1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.

3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.

4. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.

5. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.

6. Tener muestras médicas de medicamentos.

7. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los procesos de reenvase o reempaque de medicamentos.

8. Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que reemplace o sustituya al prescrito o al solicitado.
6. MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS PENDIENTES
Los medicamentos pendientes son aquellos del Listado Básico que por disponibilidad en el mercado, su nivel de rotación o su costo promedio no permanecen en el stock de los puntos de dispensación, para el manejo de estos medicamentos se debe tener en cuenta:
- Ubicar el medicamento en otro punto de dispensación si el paciente acepta reclamarlo personalmente.

- Tramitar con el punto donde está el medicamento para el traslado, siguiendo el proceso de distribución.

- De no existir en otro punto solicitar al Depósito para su consecución.

- Tener en cuenta en el formato de faltantes para incluirlo en la adquisición y reposición.

- Llamar vía telefónica al paciente con la finalidad de informarle que el Servicio Farmacéutico ya cuenta con el producto que había quedado pendiente y registrar la fecha de entrega de los medicamentos al paciente en el formato y/o en la base de datos respectivos. En el formato se solicita firmar al usuario el recibido a conformidad.

- Se debe dar prioridad a la entrega de los medicamentos que habían quedado como pendientes para entrega a los usuarios respectivos.

- Se llevarán registros de los datos respectivos para medición de Indicadores.

6.1. Generación del pendiente

El sistema genera automáticamente los pendientes y éstos aparecen reflejados en la consulta del paciente.
Sin embargo el funcionario debe registrar la información del pendiente en la planilla correspondiente y tramitar la consecución oportuna del medicamento.



PLAN DE CONTINGENCIA SOLICITUD DE CANTIDADES DIFERENTES A LAS CONTENIDAS EN BLÍSTER

En caso que el profesional competente prescriba al paciente una cantidad diferente (inferior o superior) a la contenida en el blíster de sólidos orales, la Institución entregará el blíster completo del medicamento solicitado; ya que PORSALUD IPS no entrega fracciones de blíster por efectos de seguridad del paciente y por trazabilidad del producto. Adicionalmente, se le informará al paciente sobre la cantidad de medicamento necesaria para dar cumplimiento a su tratamiento.

7. ANEXOS
Formato 4. Formato de no aceptación de medicamentos.

Bogota, ______________________________
Señores

PORSALUD IPS

Ciudad

Respetados Señores

Con la presente quiero manifestar ante su institución mi decisión de no aceptar los medicamentos indicados en la formula médica que anexo y que la entidad me dispensa en presentación genérica.

Los medicamentos son:

Los motivos con que justifico esta decisión son:

En constancia firmo
NOMBRE

DOCUMENTO

TELEFONO
Testigo _________________________

8. FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE DISPENSACION

Dispensación de productos farmacéuticos a Usuarios:

Recepción, revisión y evaluación de la fórmula médica




Verificación de documentación y derechos del paciente.




Cumple No cumple


Informar al Director Técnico y a Oficina de Calidad

Verificar tipo de medicamento
(POS)




Alistamiento





Pendiente


Procedimiento para medicamentos Pendientes

Dispensación a usuarios


No aceptación de medicación







Diligenciamiento del formato de no aceptación

FIN




Notificación a Dirección Técnica, Dirección Operativa y a Coordinación de la IPS


Dispensación de productos farmacéuticos para realización de Procedimientos Quirúrgicos:

Alistamiento de los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos solicitados para stock en servicio de Cirugía

Dispensación de los productos farmacéuticos a la Enfermera Jefe, solicitando firma y sello de recibido a conformidad.




Recepción de las fórmulas de medicamentos control especial y monopolio del estado en Servicio Farmacéutico.

Validación y alistamiento de la solicitud

Dispensación a la Enfermera Jefe, solicitando firma y sello de recibido a conformidad como soporte.




Devolución de productos

Tras la realización del procedimiento quirúrgico se podrán recibir en Farmacia aquellos medicamentos de control que no hayan sido empleados en la cirugía y que cumplan con las condiciones físicas pertinentes, tales como: Productos sin alteración del empaque o envase y productos sin reconstituir, previo diligenciamiento del Formato de Devoluciones (ver anexo).

CONTROL DE CAMBIOS REALIZADOS:
Alcance

Responsables

Procedimiento: Inclusión medicamentos de control especial y normatividad, Inclusión de Paquetes Quirúrgicos, Exclusión Base de Datos de Usuarios del Magisterio, Flujogramas, Inclusión de Actividad de Devolución de productos, Formato Devolución.



DISEÑÓ / ELABORACION

REVISÓ

APROBÓ

Q.F. AURA CHAPARRO ARAQUE

DIRECCION TECNICA

Dra. DEISY MOSCOTE AUDITORÍA CALIDAD

Dra. CLAUDIA FORERO GERENTE





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