Compras institucionales
Es el proceso de compra que ejecutan la DARES, los institutos especializados, hospitales, DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA y redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, para adquirir productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios que no están incluidos en la compra corporativa sectorial y regional. Se realizan de acuerdo a las normas de contrataciones del Estado.
Excepcionalmente, mediante las compras institucionales se podrá adquirir productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, incluidos en la compra corporativa sectorial y regional, destinados a situaciones de emergencias y desastres. Estas compras serán comunicadas posteriormente a la ANM u ARM, según corresponda.
Compras a través de agencias de cooperación
Es un mecanismo alternativo de abastecimiento que es ejecutado por la DARES. Abarca un conjunto de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios cuya adquisición está sujeta a acuerdos internacionales o aquellos productos que por sus características de costo, calidad, limitada o ausente disponibilidad en el mercado farmacéutico nacional son abastecidos a través de esta vía.
La DARES debe prever los requisitos establecidos en las normas sanitarias y administrativas correspondientes.
La ANM y la DARES, dentro de sus competencias, gestionarán los mecanismos que sean necesarios para facilitar esta modalidad de abastecimiento.
Donaciones
Es un mecanismo alternativo de abastecimiento que es ejecutado únicamente por la DARES, los institutos especializados, hospitales, DISA/DIRESA/ DISRESA/GERESA y redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada.
Las donaciones a favor del MINSA que serán administradas por el SISMED deberán contar con opinión favorable de DARES sobre su necesidad y la ANM sobre su uso racional y calidad.
Las donaciones a favor de la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, redes unidades ejecutoras, institutos especializado y hospitales deberán contar con opinión favorable de ARM, la Unidad de Gestión del Suministro o del Departamento o Servicio de Farmacia, respectivamente, teniendo en cuenta su necesidad, uso racional y calidad.
Para situación de emergencias y desastres de gran magnitud, la ANM definirán los criterios para la aceptación de donaciones en un plazo no mayor de 60 días de aprobada esta directiva.
La DARES, ARM, Unidad de Gestión del Suministro o el Departamento o Servicio de Farmacia deberán establecer un procedimiento para el manejo de donaciones en situaciones regulares en su jurisdicción.
ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento es el proceso que consiste en la recepción, custodia y despacho de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios bajo condiciones establecidas en las buenas prácticas de almacenamiento (BPA) y buenas prácticas de distribución y transporte (BPDT), con la finalidad de asegurar la calidad e integridad de los productos y evitar pérdidas por vencimiento, deterioro o hurto.
El proceso de almacenamiento del SISMED se realiza mediante una red de puntos de almacenamiento especializados: Un almacén nacional a cargo de la DARES; almacenes especializados en las DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA y en las redes unidades ejecutoras, sub almacenes especializados, puntos de tránsito; farmacias y almacenes especializados en institutos especializados, hospitales y; farmacias en centros y puestos de salud.
Para el almacenamiento físico de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, se podrá contratar los servicios de un almacén de otra institución pública o privada, siempre que este cumpla con las BPA y BPDT. Esto no significa que el almacén especializado del contratante cumpla con la condición de certificación en BPA.
Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios de las intervenciones sanitarias, que por su especificidad, características del mercado y costo, fueron adquiridos directamente en el nivel nacional y las donaciones, son ingresados al almacén especializado de la DARES (excepto aquellos en cuyos contratos se especifica la entrega en destino), el mismo que deberá estar bajo la dirección técnica de un profesional Químico Farmacéutico y contar con certificación en BPA y BPDT.
Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios adquiridos directamente, transferidos desde el nivel nacional u otra unidad ejecutora y las donaciones, son recibidos por la DISA/DIRESA/ DISRESA/GERESA, redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, institutos especializado y hospitales e ingresan físicamente a través de los almacenes especializados. La recepción se efectúa bajo responsabilidad conjunta del jefe del almacén especializado o farmacia y el jefe del almacén general. El jefe del almacén general elabora el Pedido Provisional de Almacén (PPA) por el total de los bienes conformes ingresados al Almacén Especializado. El anexo 2 contiene el modelo del PPA.
El almacén especializado se define como la infraestructura de un establecimiento de salud público o de las instituciones que tengan bajo su responsabilidad a estos establecimientos, destinado al almacenamiento y distribución de productos farmacéuticos, dispositivos médicos (excepto equipos biomédicos y de tecnología controlada) y productos sanitarios, que debe certificar en BPA y BPDT, bajo la dirección técnica de un profesional Químico Farmacéutico.
Los almacenes especializados dependen orgánicamente de la Unidad de Gestión del Suministro en las Redes Unidad Ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, de la ARM en la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, o del Departamento o Servicio de Farmacia en los institutos especializados y hospitales. Sin perjuicio de lo expuesto, la Dirección de Logística mantiene las funciones establecidas en su marco normativo correspondiente, debiendo establecer mecanismos para la verificación de existencias en el ámbito de su jurisdicción.
El director de la Oficina de Logística, o quien haga sus veces, en la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, institutos especializados y hospitales, es responsable de emitir normas específicas de carácter administrativo para el almacenamiento, teniendo en cuenta las normas del sistema nacional de abastecimiento y los documentos aclaratorios sobre el suministro emitidos por las instituciones especializadas. Estas normas serán aplicadas en los almacenes especializados y farmacias.
Los sub almacenes especializados son áreas desconcentradas del almacén de la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA o de la Red Unidad Ejecutora que gestiona el SISMED en forma descentralizada, y por lo tanto deben cumplir con las BPA y BPDT. Son establecidos como estrategia para facilitar el transporte de los productos y reducir el tiempo de espera de los pedidos. Con ese objetivo mantienen existencias de reserva para atender las necesidades de los establecimientos bajo su jurisdicción.
Los puntos de tránsito son áreas de custodia temporal de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios despachados por los almacenes o sub almacenes especializados. Son establecidos como estrategia para facilitar el transporte de los productos hacia los establecimientos de salud evitando el desplazamiento prolongado del personal de salud. Son espacios físicos seguros, con condiciones ambientales adecuadas y ubicados en instalaciones de establecimientos de salud. Mantienen los productos empacados por un tiempo no mayor de 5 días calendarios y pueden ubicarse dentro de áreas destinadas a otras actividades, siempre que no estén expuestos a condiciones que afecten su calidad o produzcan pérdidas.
Las farmacias de los institutos especializados, hospitales, centros y puestos de salud deberán contar con espacio físicos seguros que cuentan con condiciones ambientales adecuadas, debiendo cumplir con las BPA y normas técnicas específicas establecidas por el MINSA.
Los consultorios o equivalentes que almacenan productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, para la administración especial a pacientes según las normas de atención en salud, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el anexo 3 de manera que aseguren un adecuado control y conservación. El responsable de farmacia deberá supervisar periódicamente estas condiciones.
Los servicios asistenciales de los institutos especializados, hospitales, centros y puestos de salud que almacenan productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el anexo 3 de manera que aseguren un adecuado control y conservación. El responsable de farmacia deberá supervisar periódicamente estas condiciones.
La DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, los institutos especializados y hospitales, deben implementar un sistema de control de inventarios que, de acuerdo a sus características particulares y niveles de atención, mantendrá un stock no menor de 1 mes ni mayor de 6 meses de consumo promedio mensual o su equivalente en tratamientos para las intervenciones sanitarias en el mismo periodo. Estos niveles de stock serán utilizados para realizar la reposición de los productos en cada uno de los puntos de almacenamiento y para elaborar indicadores de desempeño del sistema de suministro.
Los almacenes especializados y las farmacias en todos los niveles no deben recibir, almacenar, distribuir o dispensar medicamentos fuera del PNUME o no autorizados por los comités farmacoterapéuticos.
Los almacenes especializados, sub almacenes especializados, puntos de tránsito y las farmacias en todos los niveles, deberán establecer dentro de sus manuales de procedimientos mecanismos que verifiquen la calidad y fecha de vencimiento al momento de la recepción y durante su almacenamiento.
En un plazo no mayor de 60 días de aprobada la directiva, la ANM establecerá un procedimiento para el registro de incidentes de calidad en la cadena de suministro del SISMED para su cumplimiento por los almacenes especializados y las farmacias.
El director general y el director de administración de cada una de estas dependencias, es responsable de asegurar que sus almacenes especializados, sub almacenes y farmacias cumplan con las BPA y BPDT, según corresponda.
El director general, el director de logística, el director de la ARM, el jefe de establecimiento, el responsable del almacén especializado y el jefe de farmacia, en la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, Red Unidad Ejecutora, institutos especializados, hospitales, centros de salud y puestos de salud, según corresponda, son responsables solidarios de las pérdidas por faltantes, vencimiento o deterioro debido a una inadecuada gestión del suministro; para ello, deberán establecer procedimientos que permitan vigilar estas situaciones. Le corresponde a los órganos de control establecer las sanciones administrativas que correspondan.
La DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, Red Unidad Ejecutora, institutos especializados y hospitales, en un plazo no mayor de 60 días de aprobada esta directiva deberán remitir su diagnostico y plan de fortalecimiento de la red de almacenes.
DISTRIBUCIÓN.
La distribución es el proceso que consiste en la entrega de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios a los establecimientos de salud de acuerdo a sus necesidades, en forma constante, oportuna y en condiciones adecuadas, garantizando el uso de los recursos en forma efectiva, racionalizando los puntos de almacenamiento y minimizando las perdidas por vencimiento, deterioro y hurto.
El proceso de distribución del SISMED se realiza a través de la red de almacenes especializados.
Desde el nivel nacional la DARES distribuye los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios de las intervenciones sanitarias, adquiridos por el MINSA en forma centralizada y aquellos recibidos en donación, a los almacenes especializados de las DISA/DIRESA/ DISRESA/GERESA y de acuerdo a los pedidos (requisición) de la ARM.
La DARES en un plazo no mayor de 60 días calendarios de aprobada la presente directiva, deberá establecer un procedimiento específico donde se define la periodicidad, la metodología de cálculo, el formulario de pedido, los responsables de los pedidos y la secuencia de actividades para la distribución de productos desde el nivel nacional.
La DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA distribuye en forma integrada todos los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios recibidos de la DARES, recibidos en donación y los adquiridos directamente, a los centros y puestos de salud bajo su jurisdicción y, únicamente, productos de las intervenciones sanitarias a los hospitales, redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada y otras entidades públicas y privadas contempladas en las metas de cobertura, de acuerdo a su procedimientos y red de distribución aprobados.
Las redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, distribuyen en forma integrada todos productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios, a los establecimientos de salud de su jurisdicción, mediante los pedidos efectuados por el jefe o responsable de farmacia, o quien este delegue, y de acuerdo a su procedimientos y red de distribución aprobados.
Al interior de los institutos especializados y hospitales, la farmacia debe establecer un procedimiento en el que se especifica la forma de pedido, la autorización y el despacho de productos desde el almacén especializado a los servicios hospitalarios.
En todos los casos la distribución de los productos para las intervenciones sanitarias se realizará preferentemente por asignación, para lo cual la Dirección Ejecutiva de Salud de las Personas en la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA y redes, o el responsable de las intervenciones sanitarias en los institutos especializados y hospitales, deberán facilitar al SISMED la información del número casos, atenciones esperadas, numero pacientes según tratamiento y la evaluación de la atención del trimestre anterior.
Para los productos no considerados en el numeral anterior, la distribución se realizará preferentemente por requisición mediante los pedidos efectuados por el jefe o responsable de farmacia, o quien este delegue.
Para los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios que se entregan en los consultorios, bajo administración especial según normas de atención en salud, se seguirán las indicaciones establecidas en el proceso de uso de la directiva.
La distribución de los productos entre unidades ejecutoras se realizará utilizando PECOSA definitiva, de esta manera se procederá al descargo de existencias en los registros respectivos. La distribución entre almacenes, sub almacenes, puntos de tránsito, establecimientos y servicios de una misma unidad ejecutora se realizará con guía de remisión. Al final de mes la Dirección de Logística emitirá la PECOSA por el consumo de los productos reportados por la ARM y de acuerdo a las normas administrativas correspondientes.
Con el fin de evitar sobre existencias, desabastecimiento y vencimiento de productos, la DARES, la DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA, los institutos especializados, hospitales y las redes unidades ejecutoras que gestionan el SISMED en forma descentralizada, establecerán procedimientos para la devolución y redistribución de los productos.
Los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios pueden ser transferidos a otras entidades del Estado cuando se encuentren en condición de sobre stock, con fechas próximas de expiración, por variación del perfil de consumo, por cambio de la capacidad resolutiva del establecimiento y situaciones de emergencia.
Las DISA/DIRESA/DISRESA/GERESA y las redes unidades ejecutoras diseñarán sus redes de distribución con criterios adecuados para facilitar la distribución oportuna y eficiente de los productos, para ello podrán conformar sub almacenes especializados o puntos de tránsito que cumplan con las BPA y BPDT.
El diseño y procedimiento de la red de distribución deberá ser aprobado con Resolución Directoral en un plazo máximo de 180 días calendarios de la aprobación de la presente directiva.
La red de distribución debe considerar los siguientes elementos:1
Organización de la red asistencial: Diseñar la red de distribución sobre la base de la red asistencial evitando con ello duplicidad y sobre costos. Se debe identificar claramente la ubicación de los lugares de almacenamiento.
Distancias desde los establecimientos de salud y el almacén. La red de distribución debe facilitar el acceso al recojo de los productos, por lo que requiere establecer almacenes intermedios, puntos de tránsito o un método de envío en lugar de recojo.
Nivel de existencias: Se debe establecer niveles de existencia para el almacén regional, sub almacén, puntos de tránsito y establecimientos de salud. Estos deben considerar la distancia, accesibilidad geográfica, disponibilidad de transporte, costo de inventario y periodos de reabastecimiento.
Sistema de información: Se debe considerar el acopio y análisis de información antes de realizar los despachos.
Almacenamiento: Es importante contar con la infraestructura adecuada para mantener la calidad de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios en todos los niveles. Si no se cuenta con la infraestructura y condiciones adecuadas no es recomendable instalar sub almacenes o puntos de tránsito.
Método de distribución: Mediante asignación, requisición o ambos.
Cronogramas de atención: por cada nivel de almacenamiento tratando de hacer coincidir la distribución con la entrega de información y las actividades dentro del almacén.
Mecanismos de atención de pedidos de “urgencia”: ante situaciones de desabastecimiento motivadas por un incremento inesperado de la demanda.
La Entrega: En primer lugar se debe identificar los establecimientos que recogerán sus pedidos en el almacén, los que recibirán en sus establecimientos y los que aplicarán ambos mecanismos. Luego se definirán rutas rápidas, seguras y económicas para optimizar la distribución.
Transporte: Se requiere establecer las características del medio de transporte y si este será propio o externo, dependiendo de las características de la zona y de la oferta de servicio de transporte.
Costos de operación: Al diseñar la red de distribución se debe evaluar el costo que representará su implementación y funcionamiento, tales como infraestructura, equipos, inventarios, recursos humanos, mantenimiento y presupuestos.
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