Diario Oficial No. 48. 308 de 10 de enero de 2012




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ARTÍCULO 18. VERIFICACIÓN DE LA HUELLA DACTILAR POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información requerida.
Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento.
La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas.
PARÁGRAFO 1. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico.
PARÁGRAFO 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.
PARÁGRAFO 3. Para los efectos de este artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaporte si el nacional que se identifica se encuentra en el exterior.
PARÁGRAFO 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e ínter-operar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar su identidad.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Las obligaciones a que se refiere este artículo serán exigibles a las autoridades públicas y a los particulares que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:
1. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para las oficinas consulares de la República de Colombia, a partir del 1 de julio de 2012.
2. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de enero de 2013.
3. Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de julio de 2013.
4. Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a partir del 1 de julio de 2013.
CONCORDANCIAS:

  • Resolución Reglamentaria Registraduría Nacional del Estado Civil No. 3341 de 2013: Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso de entidades públicas a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil.


ARTÍCULO 19. VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DE PERSONAS MAYORES DE SIETE (7) AÑOS QUE NO HAYAN CUMPLIDO LA MAYORÍA DE EDAD. La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta de identidad y la obtención de la huella dactilar, en los términos del artículo anterior No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá la tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento.
DOCTRINA:

  • OFICIO 008614 DE 14 DE FEBRERO DE 2013. DIAN. Suministro de información tributaria.


ARTÍCULO 20. IDENTIFICACIÓN DE LOS COLOMBIANOS RESIDENTES EN EL EXTERIOR. Los colombianos residentes en el exterior se identificarán ante las sedes diplomáticas y consulares nacionales a través de los mecanismos señalados en este decreto.
ARTÍCULO 21. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONES PERSONALES O CERTIFICADOS PARA PROBAR LA FE DE VIDA (SUPERVIVENCIA). A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia).
La Registraduría Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la persona.
CONCORDANCIAS:

  • Ley 1266 de 2008: Arts. 3 y 7.

  • Decreto Reglamentario 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto-ley 019 de 2012.

  • Resolución Ministerio de Salud y Protección Social No. 1537 de 11 de mayo de 2015: Por la cual se determinan las especificaciones técnicas para la consulta en línea de forma masiva, de la fe de vida o supervivencia de las personas y el mecanismo de transferencia de los archivos.

DOCTRINA:

  • CONCEPTO 1231 DE 4 DE AGOSTO DE 2013. SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. Autorización del Notario para designar a personas designadas por la Personería Municipal, para la toma de huella dactilar a adultos mayores con destino al cobro de subsidios.




  • CONCEPTO 2012021426-003 DE 16 DE MAYO DE 2012. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA. Mesadas pensionales, prueba de supervivencia.


ARTÍCULO 22. ACREDITACIÓN DE LA FE DE VIDA (SUPERVIVIENCIA) DE CONNACIONALES FUERA DEL PAÍS. En todos los casos, la fe de vida (supervivencia) de los connacionales fuera del país, se probará ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral, cada seis (6) meses.
Se podrá acreditar mediante documento expedido por parte de la autoridad pública del lugar sede donde se encuentre el connacional en el que se evidencie la supervivencia. Los trámites de apostillaje se podrán realizar ante el consulado de la respectiva jurisdicción, a través de medios electrónicos o correo postal, conforme a lo establecido en el presente Decreto y en el reglamento que expida el Gobierno Nacional.
PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo establecido en el presente artículo, los connacionales se deberán presentar una vez al año al consulado de la respectiva jurisdicción donde residan para acreditar su supervivencia. El certificado de fe de vida (supervivencia) el cual se presume auténtico, se remitirá por parte de las autoridades consulares a través de medios electrónicos, a la entidad del Sistema General de Seguridad Social Integral que indique el ciudadano.
CONCORDANCIAS:

ARTÍCULO 23. ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO CIVIL DE DEFUNCIÓN. La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará la base de datos del Registro Civil de Defunción la cual se alimentará con la información que remitan las notarías, los consulados, los registradores del estado civil y las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil.
Las autoridades o particulares que presten el servicio de Registro Civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias.
Así mismo, las autoridades públicas competentes, los hospitales, las funerarias y los parques cementerios están obligados a reportar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, la información de los fallecimientos respecto de los cuales tengan noticia por el ejercicio de sus funciones o con motivo de la prestación de los servicios funerarios. La información debe incluir, como mínimo y cuando ello sea posible, la identidad de la persona fallecida -con nombres y apellidos- y el tipo y número de documento de identidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil determinará la forma en que debe tramitarse este reporte.

La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes y cruzará, corregirá, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los datos de los Registros Civiles de Defunción.

Con el fin de garantizar la confiabilidad y actualidad de la base de datos del Registro Civil de Defunción, las funerarias y parques cementerios sólo podrán inhumar o cremar personas fallecidas cuando se acompañe el certificado médico de defunción, el dictamen del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses o la orden de autoridad competente.
La Registraduría Nacional del Estado Civil definirá el formato único que deberán diligenciar los médicos, el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses -sus regionales y seccionales- y las autoridades competentes cuando certifiquen la muerte de una persona. El formato contará con las exigencias técnicas que permitan la completa identificación de la persona fallecida, incluida la obtención electrónica de las huellas dactilares, cuando esto sea posible.
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses -incluidas sus regionales y seccionales- sólo utilizará mecanismos electrónicos para obtener las huellas dactilares de la persona fallecida, cuando sea posible por las condiciones del cadáver.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, los notarios deben procesar, actualizar y entregar a la Registraduría Nacional del Estado Civil la información relativa a los registros de defunción que posean en sus archivos. El incumplimiento de esta obligación será sancionada conforme a lo previsto en la Ley 734 de 2002.
CONCORDANCIAS:

  • Circular Ministerio de Salud y Protección Social No. 1 de 2014: Atención especial y preferencial al adulto mayor.


ARTÍCULO 24. FUNCIONES ESPECIALES DE LAS NOTARIAS. Las notarías que presten sus servicios en municipios o distritos hasta de segunda categoría están obligadas a expedir los registros civiles de nacimiento y defunción en los hospitales y clínicas, mediante mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar, si ello fuere posible.
Para este efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro identificará los notarios que deban prestar el servicio, las clínicas y hospitales, y los horarios de atención.
Es potestativo de los padres o representante legal del recién nacido inscribirlo ante el funcionario de la notaría que atienda en el hospital o la clínica.
ARTÍCULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.

 

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

 

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales {y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara}.

 

Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.
CONCORDANCIAS:

  • Circular Externa Agencia Nacional de Contratación Pública No. 17 de 11 de febrero de 2014: Documentos en Procesos de Contratación.

  • Instrucción Administrativa Superintendencia de Notariado y Registro No. 2 de 2014: Estricto cumplimiento al artículo 5 del Decreto número 0188 de 2013.


DOCTRINA:

  • CONCEPTO 1601 DE 13 DE MAYO DE 2014. SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. Funciones Notariales efectuadas por Inspector de Policía.




  • CONCEPTO 3243 DE 27 DE SEPTIEMBRE DE 2013. SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. Autenticación de documentos escaneados y contenidos en un CD, mediante firma digital o electrónica del Notario.




  • CONCEPTO 52677 DE 17 DE AGOSTO DE 2012. DIAN. Alcance de la palabra “copia” para efectos tributarios.


JURISPRUDENCIA:

  • Aparte entre corchetes del inciso 3 del artículo 25, declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-634 de 15 de agosto de 2012, Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.




ARTÍCULO 26. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALES PARA LA PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES Y REALIZACIÓN DE PAGOS. El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará así: (…)
ARTÍCULO 27. PAGO DE OBLIGACIONES A FAVOR DEL ESTADO O DE LOS PARTICULARES QUE POR VIRTUD DE LA LEY RECAUDEN RECURSOS PÚBLICOS. El artículo 4 del Decreto 2150 de 1995, quedará así: (…)
ARTÍCULO 28. COMPROBANTES DE DESCUENTOS Y RETENCIONES. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas o presten servicios públicos que paguen o abonen en cuenta a favor de cualquier persona una obligación a su cargo deberán certificar los descuentos o las retenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de la norma legal con que se haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que haya registrado el beneficiario e implementar en su página Web, un mecanismo para que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retenciones que le fueron practicados.
ARTÍCULO 29. CERTIFICACIONES DE INDICADORES ECONÓMICOS. Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificación del interés bancario corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, el precio del oro, y demás indicadores macroeconómicos requeridos en procesos administrativos o judiciales, mediante su publicación en su respectiva página web, una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, así como los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse a disposición del público en la web para consulta permanente.
Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones para adelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para lo cual bastará la consulta que se haga a la web de la entidad que certifica.
ARTÍCULO 30. DENUNCIA POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.
Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.
ARTÍCULO 31. INSCRIPCIÓN DE ACTOS JURÍDICOS, HECHOS JURÍDICOS Y PROVIDENCIAS JUDICIALES EN REGISTRO CIVIL. Todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales que constituyen fuente del registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior.
ARTÍCULO 32. CONSEJOS Y JUNTAS DIRECTIVAS NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntas directivas de las entidades que integran la Administración Pública o de los particulares que cumplan funciones públicas o recauden y administren recursos de origen público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.
ARTÍCULO 33. ACTAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos emitidos en cada caso.
Cuando las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por el secretario general o por el representante de la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en las mismas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a los funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que deban constar en ellas.
ARTÍCULO 34. ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. (Artículo derogado por el literal a) del artículo 626 del Código General del Proceso).
DOCTRINA:

  • OFICIO 033463 DE 25 DE MAYO DE 2012. DIAN. Trámites ante la DIAN.

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