Las celdas pueden contener datos de diferente tipo, así como fórmulas de cálculo.
Tipos de datos:
Carácter
Numérico
Fecha
Fórmulas:
Una fórmula puede contener:
Datos literales: Números o fechas.
Referencias a celdas.
Funciones.
Debe contener operadores.
Operadores Aritméticos (Matemáticos).
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Potenciación
% (No en todas las hojas de cálculo). Divide por 100.
Ejemplo de fórmula: =SUMA(B1:B8) *$C$2/4/100
Prioridad de los operadores aritméticos.
1º) ( )
2º) ^
3º) * /
4º) + -
Cuando existan operadores del mismo rango se evaluarán de izquierda a derecha.
Operadores Relacionales (Usados en expresiones lógicas o consultas de base de datos).
= igual
> mayor que
>= mayor o igual
< menor
<= menor o igual
<> distinto.
Operadores Lógicos.
AND
OR
NOT
Clasificación de las funciones:
Matemáticas y Trigonométricas.
Estadísticas
Lógicas.
Financieras
De Fecha y hora
De Cadenas de caracteres.
De Base de Datos.
De Conversión de datos.
Utilidades de una hoja de cálculo:
Base de datos.
Una base de datos es un área de una hoja de cálculo que se usa para organizar, administrar y recuperar información. La base de datos se crea en una porción de una hoja de cálculo y se usa para almacenar y manipular secciones de texto extensas o complicadas.
Una base de datos se puede usar para:
Buscar o indagar usando criterios definidos para encontrar datos específicos.
Ordenar alfabética o numéricamente toda o parte de una hoja de cálculo.
Extraer subgrupos de datos en base a los criterios que se definen.
Simplificar la adición, cambio y eliminación de datos de la hoja de cálculo.
Imprimir datos organizados para propósitos específicos.
Los datos se colocarán en la hoja de cálculo de la siguiente forma:
Cada fila del rango contiene un registro de base de datos
Cada columna contiene un campo o categoría de datos.
La primera fila de la base de datos contiene los nombres de campo.
Por ejemplo, si lleva un registro de pedidos, los campos podrían incluir la fecha, el nombre del cliente, la dirección y número de teléfono, la cantidad y el precio de cada artículo solicitado y el total del pedido, cada uno en su propia columna. Cada transacción de pedido de venta constituirá un registro o fila que contiene esta información.
Para extraer datos es necesario crear, además del área de base de datos, un área de criterios y un área de extracción.
El área de criterios contendrá las condiciones que deberán cumplir los datos a extraer.
Al área de extracción irán a parar los datos que cumplan las condiciones especificadas en el área de extracción.
También es posible crear tablas sinópticas (tablas resumen) mediante el uso de las funciones de base de datos.
Gráficos comerciales.
Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Cuando se crea un gráfico, ésta traza el gráfico basándose en la forma del rango de datos seleccionado y en los tipos de datos en la fila y columnas.
Puede agregar una leyenda, texto o flechas para destacar cierta información y cambiar colores, diseños, ejes, escalas, etc..
Los tipos de gráfico son:
áreas, barras, columnas, líneas, circular (sectores), radar, XY(Dispersión).
En la mayoría de las hojas de cálculo actuales todos los tipos de gráficos se pueden presentar en formato de dos dimensiones (2D) o tres dimensiones (3D).
En los gráficos de columnas, barras, líneas, y áreas, el eje X se tratará como texto (aunque los datos sean de tipo numérico no se tratarán como tal y no se puede modificar la escala).
En los gráficos tipo XY el eje X se considera numérico con lo cual se podrá cambiar la escala.
Los gráficos de tipo circular (sectores) sólo pueden representar una serie de datos.
Análisis de datos.
Unianalizador.
Permite analizar datos, resolviendo problemas de una incognita.
Ejemplo:
¿Que número habré de elevar al cuadrado para que en la celda que contiene la fórmula +NUMERO^POTENCIA obtenga como resultado 169.
Coloque los datos como sigue y dé nombres a las celdas B1 y B2.
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A
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B
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1
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NUMERO
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3
|
4
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+NUMERO^POTENCIA
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|
Sitúe el cursor en la celda que contiene la fórmula y escoja “Análisis Matemático” en el menú Rango. Después seleccione la opción “Unianalizador”.
Rellene el cuadro de diálogo como sigue:
En el cuadro “Igualar la celda” debe estar situada la celda que contiene la fórmula de cálculo. En este caso A4.
En el cuadro “Al valor” teclee el objetivo buscado; en este caso 169.
En el cuadro “Variando la celda” coloque la celda que debe variar para resolver el problema; en este caso la celda B1 .
Haga click en botón “Aceptar”.
Si es posible resolver el problema Lotus colocará en la celda donde está contenida la fórmula el resultado 169 y en la celda número el valor necesario para resolver el problema
Analizador.
Permite resolver problemas con varias incógnitas:
¿A que potencia mayor de 2 y menor de 5 debo elevar un número menor de 15 para obtener en la fórmula planteada (+NUMERO^POTENCIA) un resultado de 144?.
En primer lugar debe plantear el problema colocando las variables, la fórmula y las condiciones necesarias para la solución. Use también nombres de celdas para que el problema resulte más claro de entender.
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A
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B
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C
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D
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1
|
NUMERO
|
5
|
|
+POTENCIA>2
|
4
|
SOLUCION
|
+NUMERO^POTENCIA
|
|
+SOLUCION = 144
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Para resolver el problema siga los siguientes pasos.
Sitúe el cursor en la celda que contiene la fórmula y escoja “Análisis Matemático” en el menú Rango. Después seleccione la opción “Analizador”.
Rellene el cuadro de diálogo como sigue:
En el cuadro “Celdas Ajustables” señale el bloque de celdas que contiene las variables que pueden ser modificadas. En este ejemplo señale el rango B1..B2.
En el cuadro “Condiciones” señale el bloque donde se ha especificado las condiciones impuestas para resolver el problema. En este caso señale el rango D1..D4.
Para establecer las condiciones se permiten los operadores relacionales >, <, >=, <= e =, pero no se permiten operadores lógicos ni el operador <>.
Observe que dentro de las condiciones se especifica que la SOLUCION (nombre de la celda que contiene la fórmula) debe ser igual a 144
Puede buscar un valor máximo o mínimo en la fórmula planteada, haciendo click en el botón de selección que aparece en el cuadro de díalgo.
También puede indicar que Lotus intente resolver el problema con mas de una solución. Elija el número de soluciones que desea.
Haga click en botón “Resolver”.
En el siguiente cuadro de díalogo elija “Resolver” si quiere ver el problema resuelto sobre la misma hoja de cálculo o “Informe” si quiere que Lotus genere un informe en una hoja a parte, con toda la información acerca del problema planteado y las soluciones encontradas.
Tablas Y..Si
Este tipo de tablas presentan los resultados obtenidos al sustituir valores diferentes por una variable en una fórmula. Existen tablas de una dimensión o de dos dimensiones.
Ejemplo de tabla de 1 dimensión.
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A
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B
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C
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D
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1
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NUMERO
|
3
|
Celda entrada 1
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2
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POTENCIA
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2
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3
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|
4
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|
+NUMERO^POTENCIA
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5
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1
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6
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|
2
|
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7
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3
|
|
|
8
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4
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Pasos a seguir:
Plantee el problema introduciendo las variables, la fórmula y la serie de datos tal como se indica en el ejemplo anterior. Para crear la serie de datos teclee sólo el 1 y arrastre hacia abajo.
Marque el bloque donde se creará la tabla (En el ejemplo desde B4 a C8).
Vaya al menú y escoja Rango/Analisis Matemático/Tabla de Hipótesis.
Seleccione el número de variables, en este caso 1.
En el cuadro de tabla ya aparecerá seleccionado el rango dondes está los datos para generar la tabla.
En el cuadro celda de entrada 1 seleccione la celda B1.
Haga click en Aceptar.
Ejemplo de Tabla de 2 dimensiones.
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A
|
B
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C
|
D
|
E
|
1
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NUMERO
|
3
|
CELDA ENTRADA 1
|
3
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POTENCIAS
|
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4
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+NUMERO^POTENCIA
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1
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2
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3
|
4
|
8
|
8
|
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|
Pasos a seguir:
Plantee el problema introduciendo las variables, la fórmula y las series de datos tal como se indica en el ejemplo anterior.
Para crear la serie de datos en la columna teclee sólo el 2, seleccione el bloque de celdas A5..A8 y en Herramientas escoja “Llenar”, Teclee Valor Inicial: 2, incremento: 2 , Valor final 8 y haga click en aceptar.
Para crear la serie de datos de la fila teclee el 1 y arrastre hacia la derecha.
Marque el bloque donde se creará la tabla (En el ejemplo A4..E8).
Vaya al menú y escoja Rango/Analisis Matemático/Tabla de Hipótesis.
Seleccione el número de variables, en este caso 2.
En el cuadro de tabla ya aparecerá seleccionado el rango dondes está los datos para generar la tabla.
En el cuadro “Celda de entrada 1” seleccione la celda B1.
En el cuadro “Celda de entrada 2” seleccione la celda B2.
Haga click en Aceptar.
Graficos.
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A
|
B
|
C
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1
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AÑOS
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HARD
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SOFT
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4
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1993
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30.000
|
12.000
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Seleccione el bloque A1..C4.
Haga click en la herramienta que representa un gráfico comercial en barra de SmartIcons.
Haga click en B5 y arrastre hasta F15. Lotus generará automáticamente un gráfico de columnas.
El gráfico queda “incrustado” en la hoja de cálculo. Si usted cambia un dato en la tabla, la columna correspondiente se actualiza de forma inmediata para representar el cambio.
Para modificar el gráfico hasta conseguir el mostrado siga las instrucciones siguientes:
Haga click sobre el gráfico y elija la herramienta que muestra un gráfico de columnas 3D.
Haga click sobre el gráfico, y en el menú “Gráfico” elija “Rangos”.
Elija asignar rangos por columnas.
Haga click sobre la serie A: AÑOS, en el recuadro “Rangos” seleccione el rango con el ratón y pulse Supr. para eliminar la serie. Haga click en Aceptar.
Haga doble click sobre el texto “Eje X” en el gráfico. En el cuadro de diálogo borre el texto y teclee “Años” como título del eje. Haga click en Aceptar.
Haga doble click sobre el texto “Eje Y” en el gráfico. En el cuadro de diálogo borre el texto y teclee “Miles de pts” como título del eje. Cambie los datos de la escala como sigue.
En Limite superior teclee 50.000
En “Intervalo Mayor” teclee 10.000.
En “Intervalo Menor” teclee 5.000.
Seleccione “Mostrar Marcas de división en:” Intervalo Menor.
Con el gráfico seleccionado, en el menú “Gráfico” escoja “Retículas” y en “Eje Y” escoja “Intervalo Mayor”.
Haga click en una de las columnas de la serie “Hardware” y haga click en la herramienta que permite cambiar colores y tramas o bien escoja “Lineas y Colores” en el menú “Formato”. Escoja una trama a líneas oblicuas con un color de líneas rojas.
Otras Opciones de gráficos.
Para seleccionar uno de los distintos tipos de gráficos existentes haga click en el gráfico y elija “Tipos” en el menú “Gráfico”.
Para cambiar los tipos de letra de alguna zona del gráfico, (títulos, ejes, etc.) haga click en el objeto correspondiente y elija “Atributos y Tipos de Letra” en el menú “Formato”.
Para poner títulos o notas al pie del gráfico haga doble click sobre el título del gráfico o seleccione “Cabeceras” en el menú “Gráfico”.
Para representar una serie en un segundo eje Y, haga doble click en la serie deseada. Aparecerá el cuadro de diálogo “Rangos” con la serie ya marcado. Haga click en “Representar en el Eje 2Y”.
Para usar escalas logarítmicas o de %, haga doble click sobre el eje y en el cuadro de diálogo escoja “Opciones”. Seleccione el “Tipo de escala” deseado.
Macros.
Una macro es un grupo de instrucciones, como un guión o libreto, que puede ejecutarse posteriormente al presionar una combinación de teclas especiales. Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o más comandos, o muy compleja, realizando cientos de comandos.
Las macros se pueden usar para:
Crear funciones personalizadas.
Automatizar tareas de rutina.
Ejecutar automáticamente otras aplicaciones.
Crear menús y cuadros de diálogo para aplicaciones personalizadas.
Una macro se puede escribir introduciendo fórmulas en las celdas de una hoja de macros o usando una utilidad de grabación de macros. Este tipo de utilidad funciona como una grabadora de cintas: graba sus acciones a fin de que las pueda reproducir cuando lo necesite.
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